Referat af ordinær generalforsamling i Det Kolde gys (DKG) den 26. maj 2015

Den ordinære generalforsamling 2015 i Vikingeforeningen Det Kolde Gys blev afholdt i Amager Bio og startede kl. 19.00. Der mødte 121 medlemmer op.

Der var følgende dagsorden

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Valg af 4 stemmetællere
4. Bestyrelsens beretning
5. Godkendelse af årsregnskab 2014/15
6. Budget 2015/16, herunder fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr. Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 600 kr. årligt og uændret indmeldelsesgebyr på 800 kr.
7. Valg af formand. Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg.
8. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer. Jan Houmand udtræder af bestyrelsen. Kirsten Bech, Thomas Trier og Per Nørgaard modtager genvalg for en 2-årig periode. Dorrit Erlandsson modtager valg for en 1-årig periode.
9. Valg af 2 interne revisorer
10. Eventuelt

Formand, Kirsten Monrad Jensen, bød velkommen.

Formanden bad forsamlingen om at holde et minuts stilhed for at mindes Helle Magnussen, Inge Jensen, Lene Toft Andersen, Peter Dam, Tom Peter Benda, Troels Bjerre Nielsen og Roar Rasmussen, som var gået bort inden for det seneste år.

Formanden præsenterede kort bestyrelsen, advokat Knud-Erik Kofoed, advokat Sarah Fisker Vissing og statsautoriseret revisor Michael Vejgaard Hansen for generalforsamlingen.

Herefter blev der sunget fællessang under ledelse af morgenholdet.

Formanden gav ordet givet videre til ceremonimesteren, Anders Hjorth, for at hædre årets jubilarer.

50 års jubilar
Anne Reuss

40 års jubilarer
Lizzie Madsen, Hanne Leeher, Knud Lyhne, Igal Golan, Kjeld Andreasen
Golan var til stede og fik en nål.

25 års jubilarer
Champagne Knud var blevet 90 år. Han havde haft besøg af Neptun og ceremonimester og fik en Gul enke.
Vibe ”Søfryd” var til stede og fik en nål.
Pia ”Visna”

Alle jubilarerne blev hyldet af generalforsamlingen.

Ad 1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog advokat Knud-Erik Kofoed som dirigent. Advokat Knud-Erik Kofoed blev valgt som dirigent uden modkandidater.

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i henhold til § 7 i foreningens vedtægter til behandling af den udsendte dagsorden, og at generalforsamlingen var beslutningsdygtig.

Dirigenten oplyste, at eventuelle afstemninger ville blive afgjort ved simpelt flertal, og at afstemningsformen som udgangspunkt ville foregå ved håndsoprækning, men at der ved personvalg skulle ske skriftlig afstemning i henhold til vedtægterne.

Ad 2. Valg af referent

Bestyrelsen foreslog advokat Sarah Fisker Vissing som referent. Advokat Sarah Fisker Vissing blev valgt som referent uden modkandidater.

Ad 3. Valg af 4 stemmetællere

Birthe Rasmussen, Maibritt Nilsson, Erling Strudsholm og Dorthe Marhauer blev valgt som stemmetællere.

Ad 4. Bestyrelsens beretning

Formanden henviste indledningsvist til den omfattende skriftlige beretning, som var udsendt til alle, og berettede herefter overordnet om begivenhederne i det forløbne år.

Formanden understregede det privilegium, som et medlemskab af DKG er. Der er et godt sammenhold i foreningen, og det har været et godt år.

DKG havde budt velkommen til ca. 550 nye medlemmer. De nye medlemmer var hurtigt gledet ind og var glade for den modtagelse, de havde fået.

Foreningen havde i det forløbne år været gode til at fejre alle begivenheder, og formanden rettede en særlig tak til gusmestrene, der havde gjort en stor indsats for det fælles samvær. Gusmestrene modtog applaus fra generalforsamlingen.

Foreningen ville i løbet af næste år holde to gæstedage, hvor medlemmerne må tage gæster med.

Den nye fællessauna var blevet en større udfordring end forventet, men det havde været det hele arbejdet værd. Den ene arkitekt efter den anden var faldet fra, og bestyrelsen var derfor nødt til at følge et andet spor end det første planlagte med tangtag. Opførelsen af fællessaunaen var i fuld gang, og torsdag den 28. maj 2015 vil der være rejsegilde med mad og drikke. Formanden opfordrede medlemmerne til at deltage i rejsegildet.

Bestyrelsen havde haft en del udfordringer med saunaen. Kommunen godkendte dog efter nogle flere drøftelser fællessaunaen som en uopvarmet bygning, og fællessaunaen skulle derfor ikke leve op til alle kommunens oprindelige krav.

Der blev vist et billede af saunabænken, og generalforsamlingen udtrykte stor begejstring for bænkens udformning. Bænken er lavet af asketræ, og alt bliver så vidt muligt lavet i bæredygtigt materiale.

Bestyrelsen forventer, at der i fremtiden vil komme flere byggearbejder på Helgoland, men på nuværende tidspunkt vil bestyrelsen ikke komme med forslag til, hvad den næste bygning skal være. Der skal ro på efter det store byggeprojekt, og den nye bygning skal nydes og give inspiration til det næste projekt.

Samarbejdet med TeamBade har været meget positivt, og TeamBade har støttet op om projektet.

Bestyrelsen arbejder konsekvent med at fremtidssikre foreningen. Det er nødvendigt at gøre det nemt for bestyrelsen, så der er medlemmer til at bære bestyrelsens arbejde videre.

Formanden afsluttede sin beretning med at rette en tak til alle, der har bidraget til årets resultater.

Der var herefter mulighed for at kommentere årsberetningen.

Ole Pedersen var nyt medlem af foreningen. Han rettede en tak til bestyrelsen og det omfattende arbejde, som bestyrelsen udførte. Det var vigtigt at anerkende det omfattende frivillige arbejde, som bestyrelsen udførte.

Han opfordrede samtidig bestyrelsen til at gøre mere ud af den eksterne kommunikation, hvor foreningen burde fortælle omverdenen om DKG. Dette kunne bl.a. ske via Amager Røsten (hvor Ole Pedersen er redaktør). Han opfordrede bestyrelsen til at lave en notits om situationen i DKG og bringe det videre i Amager Røsten, der udkommer 4 gange årligt.

Britta Genét præsenterede sig som såkaldt ”retromedlem”. Hun havde været væk i nogen tid men var nu retur og var glad for at være tilbage.

Britta Genét spurgte, om det var den korrekte fremgangsmåde, at et medlem blev meldt ud, hvis der var gået noget galt med betalingen af kontingentet, og medlemmet ikke nåede at opdage det tids nok til at rette fejlen.

Dirigenten forklarede, at det er op til foreningen selv at beslutte, hvad reaktionen på manglende betaling skal være. Af § 4 i foreningens vedtægter fremgår det, at det er medlemmets eget ansvar at betale kontingentet til tiden, og at medlemskabet ved manglende/forsinket betaling automatisk ville gå tabt.

Britta Genét spurgte endvidere, hvornår kontingentet forfaldt til betaling, da hun ikke kunne se dette på sin PBS-oversigt. Dirigenten svarede hertil, at det fremgår af vedtægterne, at kontingentet skal være betalt inden den 1. oktober, da medlemskabet ellers fortabes.

Formanden forklarede, at der ikke – udover generelle remindere på Facebook, hjemmesiden og evt. nyhedsbreve – ville komme remindere fra bestyrelsens side vedrørende manglende betaling.

Årsberetningen fra formanden blev derefter taget til efterretning med applaus.

Ad 5. Godkendelse af årsregnskab 2014/15

Thomas Frisendal fremlagde årsregnskabet for 2014/15, som udviste et underskud på 867.005,36 kr.

Elforbruget til mobilsaunaen var dyrere end beregnet, og bestyrelsen var derfor spændt på at se, hvad det fremtidige forbrug ville være.

Det ville komme til at koste godt 2 mio. kr. at bygge fællessaunaen. Nordea havde givet et tilskud på 100.000 kr., som allerede var modregnet i byggeomkostningerne.

Der havde været store omkostninger forbundet med udskiftning og vedligeholdelse af låse og nøgler. De nye låse ville blive lavet i rustfrit stål for på den måde at forlænge holdbarheden. Udgifterne vil derfor på sigt blive mindre.

Foreningens interne revisorer havde gennemgået regnskabet og konstateret, at beholdningerne var til stede, ligesom bilagene var blevet tjekket.

I de interne revisorers påtegning var en bemærkning om, at revisorerne ikke anså regnskabet for at overholde god regnskabsskik, da byggeomkostningerne til fællessaunaen på ca. 2 mio. kr. efter de interne revisorers vurdering ikke burde hensættes som skyldige omkostninger i årsregnskabet for 2014/15, men derimod udgiftsføres i det regnskabsår, hvor omkostningerne reelt bliver afholdt, og byggeriet er færdigt.

Bestyrelsen har valgt at hensætte det fulde beløb i årsregnskabet for 2014/15 for at give foreningen et retvisende indtryk af, hvad foreningen har af økonomiske forpligtelser. Foreningen er blevet forpligtet på tidspunktet, hvor foreningen har underskrevet kontrakten med entreprenøren, hvilket er sket i regnskabsåret 2014/15. Denne fremgangsmåde har været anvendt hidtil i foreningen.

De interne revisorers påtegning om overtrædelse af god regnskabskik så bestyrelsen alvorligt på, og derfor tog bestyrelsen kontakt til statsautoriseret revisor Michael Vejgaard Hansen, som har haft adgang til foreningens konti m.v. Michael Vejgaard Hansen har lavet en påtegning, om at regnskabet efter hans vurdering opfylder god regnskabskik.

Derudover havde de interne revisorers påtegning en bemærkning om, at en del af foreningens bankindeståender oversteg 100.000 euros grænsen for statsgarantien. Da foreningen skal betale en del omkostninger inden for den nærmeste fremtid, vil de likvide beholdninger komme under beløbsgrænsen, og bestyrelsen vil derfor ikke gøre yderligere ved dette forhold. De beholdninger, der oversteg grænsen, indestår i Danske Bank og Nordea.

Et medlem spurgte, hvorfor indtægter var markeret med et minus i regnskabet. Hertil svarede Thomas Frisendal, at regnskabet var en direkte udskrift af foreningens regnskabsprogram, hvilket var begrundelsen for, at indtægter var markeret med et minus foran.

Dirigenten åbnede herefter for bemærkninger til årsregnskabet.

Hanne Damm (intern revisor) mente ikke, at det var logisk at udgiftsføre et beløb, der ikke var blevet afholdt endnu. Beløbet burde blot være medtaget i næste års budget, således at foreningen var orienteret om, at beløbet skulle afholdes.

Hanne Damm havde ikke forventet, at påtegningen ville skabe så meget røre. Hanne Damm ønskede, at foreningen fremover havde klare retningslinjer for regnskabspraksis. Foreningen burde overveje at indhente professionel bistand til regnskabet.

Jørgen Melskens havde tidligere været kasserer og revisor i foreningen. I den periode var der blevet lavet omklædningsrum. Da disse blev lavet, udgiftsførte foreningen beløbet, allerede da kontrakten var blevet underskrevet, og forpligtelsen var skabt. Når kontrakten var blevet underskrevet, havde foreningen også regnskabsmæssigt brugt beløbet, og det skulle derfor registreres som skyldige omkostninger. Bestyrelsens fremgangsmåde var således i orden og i tråd med tidligere praksis i foreningen.

Kirsten Monrad Jensen kommenterede, at der efter hendes vurdering var rigelig professionalisme i bestyrelsen til at udarbejde regnskabet.

Hanne Damm præciserede, at det ikke var bestyrelsen, men derimod revisorerne, der kunne have brug for professionel sparring.

Henrik Påske mente, at de interne revisorer manglede en referenceramme, og han opfordrede til, at foreningen beskrev den anvendte regnskabspraksis i regnskabet.

Thomas Frisendal mente ikke, at en beskrivelse af regnskabspraksis var nødvendig, da foreningen fulgte samme praksis som tidligere.

Viggo Christiansen kunne ikke forstå, hvorfor Brian Olsen og Thomas Frisendal ikke havde klaret forholdet inden generalforsamlingen. Han mente, at der var tale om en petitesse.

Årsregnskabet blev herefter godkendt med overvældende flertal. 7 ønskede ikke at afgive stemme.

Ad 6. Budget 2015/16, herunder fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr. Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 600 kr. årligt og uændret indmeldelsesgebyr på 800 kr.

Thomas Frisendal gennemgik budgettet for 2015/16, hvor kontingent og indmeldelsesgebyr var uændret.

Bestyrelsen har budgetteret med en større omkostning til lokaler, ligesom bestyrelsen har en forventning om, at den nye fællessauna vil medføre en stigning i el-udgifterne.

Budgettet viste et forventet overskud på lige under ½ mio. kr. og en egenkapital på 2,4 mio. kr.

Dirigenten åbnede herefter for bemærkninger til budgettet.

Johnny Cash nævnte, at der havde været mange spørgsmål til, om der kunne blive lagt nyt gulvtæppe/plastik og gulv på ”Lille Helgoland”, da flere medlemmer havde klaget over træk.

Britta Genét efterspurgte en post til sikkerhed, da hun to gange havde hjulpet med at forbinde medlemmer, der var faldet. Begge gange var Falck-kasserne ikke opfyldt tilstrækkeligt. Hun opfordrede bestyrelsen til at tegne et Falck-abonnement for at sikre, at kasserne var fyldt op.

Thomas Trier bemærkede, at Jørgen havde lavet førstehjælpskasser til alle afdelingerne, men disse blev desværre hurtigt tømt.

Lola Nielsen kunne også huske, hvor ofte Falck-kasserne blev tømt. Hun gjorde samtidig medlemmerne opmærksomme på, at Netto ofte har billige førstehjælpsremedier, og hun opfordrede medlemmerne til selv at købe disse.

Budgettet med det uændrede kontingent og indmeldelsesgebyr blev vedtaget med stort flertal. 2 valgte ikke at stemme.

Ad 7. Valg af formand. Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg.

Kirsten Monrad Jensen blev valgt uden modkandidater og med applaus for en ny 2-årig periode.

Ad 8. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer

Jan Houmand udtrådte af bestyrelsen.

Kirsten Bech, Thomas Trier og Per Nørgaard blev alle genvalgt for en 2-årig periode uden modkandidater og med applaus.

Dorrit Erlandsson stillede op for en 1-årig periode og præsenterede kort sig selv. Da der ikke var nogen modkandidater, blev Dorrit Erlandsson valgt ind i bestyrelsen med applaus.

Bestyrelsen består herefter af

Kirsten Monrad Jensen, formand (på valg i 2017)
Thomas Frisendal, kasserer (på valg i 2016)
Thomas C. Trier (på valg i 2017)
Kirsten Bech (på valg i 2017)
Jørn Johansen (på valg i 2016)
Per Nørgaard Andersen (på valg i 2017)
Dorrit Erlandsson (på valg i 2016)

Ad 9. Valg af to interne revisorer

Niels Hald havde tidligere været intern revisor i foreningen. Han foreslog Lis Meyer og Anders Hjorth som interne revisorer.

Anders Hjort og Lis Meyer var begge villige til at opstille som interne revisorer, og de blev valgt uden modkandidater og med applaus.

Ad 10. Eventuelt

Dirigenten nævnte kort, at der ikke var indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen.

Nina Sindal bemærkede, at flere af kvinderne havde opdaget, at herrerne havde nogle redskaber i herreafdelingen. Hun bad bestyrelsen overveje, om kvinderne også kunne få nogle redskaber, herunder fx en motionscykel, en crosstrainer og/eller en bøjle til mavebøjninger. Dette blev noteret af bestyrelsen.

Dirigenten takkede for en god generalforsamling kl. 21.10.

Formanden sluttede af med at sige tak til Jan Houmand for hans indsats i bestyrelsen.

Dirigent: advokat Knud-Erik Kofoed
Formand: Kirsten Monrad Jensen
Referent: advokat Sarah Fisker Vissing

Du kan download det underskrevne referat i PDF-format, her: Referat af ordinær generalforsamling i Det Kolde gys (DKG) den 26. maj 2015