Referat af bestyrelsesmøde den 7. maj 2015 kl 18.00

Deltagere : Jørn, 2 x Kirsten, 2x Thomas. Afbud fra Brille og Per

Dagsorden :

  • Generalforsamling 26. maj
  • Regnskab og revision
  • Forslag til gf
  • Kandidat til bestyrelsen
  • Standerstrygning 11. maj
  • Ny sauna status
  • Status og opdatering generelt
  • Dato næste møde

Ad 1
Vi gennemgik samtlige opgaver i forbindelse med generalforsamlingen. Der er udarbejdet en to do liste til bestyrelsens medlemmer med navn på de enkelte opgaver.
Ad 2.
Der var afholdt revision aftenen i forvejen. De interne revisorer havde forinden sendt mail om at de ikke fandt regnskabet retvisende, fordi der var medtaget udgift på 2 mio kr til sauna og 70.000 kr til depot under skyldige omkostninger/ hensættelser.
Det var bestyrelsen slet ikke enig i.
Bestyrelsen har medtaget de to beløb, fordi vi har disponeret over dem, og fordi det skal være synligt for medlemmerne at pengene er brugt
Da vi fandt det helt urimeligt at revisorerne på forhånd havde meldt ud at de ikke fandt regnskabet retvisende, pga uenighed om opstilling af regnskabet, havde vi bedt en statsautoriseret revisor om at deltage i mødet.
Den eksterne revisor oplyste, at der ikke fandtes regler på området, at foreningen ikke er omfattet af årsregnskabsloven, at vi kunne gøre hvad vi selv fandt bedst og at de fleste foreninger gjorde som os og medtog udgiften under skyldig omkostning/hensættelse i årsregnskabet, når bestyrelsen havde indgået en forpligtende aftale. Netop for at skabe synlighed.
Der udspandt sig herefter en diskussion om hvad der har været sædvanlig praksis i foreningen. Heller ikke på det punkt kunne der opnås enighed med de interne revisorer.
Det er bestyrelsen der opstiller regnskabet, og det er derfor bestyrelsen der vælger, hvordan den vil oplyse medlemmerne om foreningens forpligtelser.
Det er bestyrelsens opfattelse, at det selvfølgelig skal være synligt i regnskabet, at beløbene er disponeret. Bestyrelsen ville derfor ikke ændre på regnskabsopstillingen, og finder det helt uacceptabelt, såfremt de interne revisorer kritiserer dette forhold. Især efter at de er oplyst om, at det er det mest normale i foreninger.
Revisorerne pegede også på, at der stod midler på konto i Danske Bank og Nordea som overskred bankgarantien.
Bestyrelsen var enig heri, og enig i, at det var i strid med vedtægterne, men nævnte også, at de snart var reduceret og at det ville være utænkeligt at DB og Nordea gik ned indenfor nærmeste tid.

Ad 3
Der er ikke indkommet forslag fra medlemmerne til optagelse på dagsordenen. Der er kommet et forslag fra et enkelt medlem om at pigebørn skal have fuld adgang til dameafdelingen, men bestyrelsen er ikke enige og forslaget er derfor afvist, da det kræver underskrift af 30 medlemmer.

Ad 4 .
Dorrit Erlandsson har meddelt at hun stiller op til bestyrelsen. Thomas Trier, Kirsten Bech, Per Nørgaard og Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg. Jan Houmann ( Brille ) ønsker at trække sig fra bestyrelsesarbejdet, da hans erhvervsarbejde er meget krævende.

Ad 5
Standerstrygning den 11. maj. Anders har givet tilsagn om at morgenholdet bistår. Der afholdes at arrangement under beskedne rammer, det er jo afslutning af sæsonen. KB og AH køber ind.

Ad 6
Saunabyggeriet er i fuld gang. Der bygges moduler ude på Logiks værksted på Avedøre Holme. Mandag den 11. går de også i gang på Helgoland. Jørn er til stede og bistår med byggeplads mv
Jørn og TT sørger for oprydning på pladsen ved flagstangen og KB bestiller afhentning af storskrald.
TT tjekker op på om bommen bliver låst og giver Jørn besked

Ad 7
Per har tømt garagen og afleveret nøgler, depotet får nye brædder fra den 11., elektriker bestilt til ændring af termostat i herresauna, Lars er kontaktet vedr. gusmestrene
Ad 8
Næste møde den 19. maj kan formentlig aflyses, næste møde er den 9. juni.

Kirsten 9. maj 2015