Referat af bestyrelsesmøde 21. november 2011

Referat af bestyrelsesmøde – mandag den 21. november 2011 kl. 19:00 – 22:00

Afholdt hos Kasserer Brian Olsen.

Deltagere: Formand Marie-Louise Sørensen, kasserer Brian Olsen, sekretær David Nielsen, Damerepræsentant Kirstine Theilgaard, Herrerepræsentant Viggo Christiansen, Anne Breiehagen & Jara Høgsberg.

Fraværende: ingen.

Kasserer Brian Olsen bød velkommen, og bestyrelsen gik til den på forhånd udsendte dagsorden.

1 Valg af referent

David Nielsen blev enstemmigt valgt.

2 Kort præsentationsrunde

Hvert bestyrelsesmedlem præsenterede sig kort.

3 Godkendelse af referat fra ekstraordinær generalforsamling

Referat fra den ekstraordinære generalforsamling afholdt den 2/11-2011 var ikke klart men forventes klart snarest.

4 Ny struktur: herunder stillingtagen til områder i bestyrelsen, udvalg, forretningsfører, forretningsorden osv.

AB har det overordnede ansvar for sikkerheden

KT er tilsynsførende med ansvar for sikkerheden på damesiden.

VC er tilsynsførende med ansvar for sikkerheden på herresiden.

Opslag om forretningsfører nedtages.

Det undersøges om kasserer & AB behøver fremmed hjælp til det store arbejde med konvertering til Conventus.

AB og JH ønsker at forbedre brugervenligheden på hjemmesiden herunder forsiden,
hvilket blev vedtaget. JH kontakter webmaster Thomas Frank(TF) ifht den tekniske del.

JH har ansvar for hjemmesiden med AB og Thomas Frank, som hjælpere.

”Frivillige ulønnede tillidserhverv” i Vikingeforeningen Det Kolde Gys pr. 28/12-2010 revideres på næste møde. Opslag findes i Kongressalen.

DN og formanden har kontakten til Arkitekt Hoff og København Kommunes Team Bade omkring bygning af klubhus.

Formand har kontakten til aviser & journalister.

Håndværkerliste udfærdiges til næste møde: alle bedes komme med navne.

Det undersøges, om vi kan finde billige og egnede kontorlokaler.

Den nuværende forretningsorden diskuteres på næste bestyrelsesmøde.

Kontingentfrihed blev diskuteret.

Alle i bestyrelsen bør kunne arbejde i Conventus. Aftal tid til oplæring hos AB.

JH har været webredaktør og ønsker ikke længere dette.

Hele bestyrelsen er stærkt imod den negative holdning, som enkelte medlemmer har på hjemmesiden. Stopper de ikke, vil bestyrelsen overveje at lukke muligheden for indlæg.

De få, skal ikke ødelægge det for de mange.

5 Skrivelse fra ny bestyrelse til medlemmerne

Formanden ønskede en skrivelse fra bestyrelsen ud på vor hjemmeside til alle medlemmer. Indholdet blev diskuteret uden at komme til enighed. Det blev besluttet, at formanden i samarbejde med JH, KT skulle udfærdige et skriftligt oplæg til næste møde.

Der var enighed om, at der i Gyset er en god kultur, som vi alle skal værne om.

Vi skal ikke se tilbage på uoverensstemmelser, men se fremad.

6 Nye medlemmer: herunder venteliste, nøgleudlevering, information/modtagelse

Nøgleudlevering bør ske i Kongressalen med deltagelse af en erfaren nøgleudleverer og en hjælper, som derved bliver oplært.

JH vil fremover forsøge at udgive Nyhedsbreve regelmæssigt, dog kun efter behov.

Kasser oplyste, at der var sendt 570 girokort ud til nye medlemmer.

Kasserer oplyste, at årskontingent er 500 kr. for 2010/2011.

Anne og Kirstine spørger om vi må tage et ventelistegebyr når det ikke står i vedtægterne.

På grund af det store arbejde med at administrere ventelisten, opkræves venteliste gebyr på 200 kr., som ikke tilbagebetales. Dette følger lovgivningen om ventelister ved lejeboliger.

7 Klubhus

Den tidligere formand Anders Hjorth og kasserer har underskrevet tilbud på opførelse af klubhus, som nævnt på den ekstraordinære generalforsamling afholdt2/11-2011. DN & formand holder møde med arkitekt Hoff 23/11-2011 for at få status på projektet med at opføre vores fælles klubhus, der opføres som en bygning uden indvendige vægge eller anden indretning. Det forventes, at byggesummen kan holdes under 1 mill.

Anne og Kirstine spørger om man må underskrive kontrakter når vi ikke har et godkendt regnskab/budget på plads.

Kirstine sætter spørgsmål til udliciteringen.

8 Forestående arrangementer: Julefrokost, Nytårskur, Dåb med Revy, Standerstrygning & Standerrejsning

Formanden kan desværre ikke deltage i vores julefrokost. VC byder velkommen og aftaler det videre med Inge ?

Nytårskur tager VC sig af. Formand byder velkommen?

Dåb med revy taler vi om til næste bestyrelsesmøde

9 Rengøring af vore huse

Dame og Herre repræsentanterne taler sammen og kommer med oplæg til næste møde. Vi ønsker alle en god rengøring

10 Nyt fra Damerepræsentanten: herunder indkøbsønsker

KT foreslog skostativ udenfor dameafdelingen, så man slipper for snavs fra sko inde i omklædningen. Det blev vedtaget at forsøge med det.

Generelt for alle: alle indkøb over 2.000 kr. godkendes af kasserer inden køb. Rekvireres håndværkere, skal kasserer informeres. Alle håndværkere SKAL påføre regning, hvem der har bestilt arbejdet. Ved mindre beløb sendes originalkvitteringer til kasserer, som overfører til vedkommendes konto.

11 Nyt fra Herrerepræsentanten: herunder indkøbsønsker

VC oplyste, at det går godt hos herrerne.                         VC har kontortid på Helgoland hver dag mellem 06:30 og 07:30

12 Lille Helgoland

Efter en del diskussion om Lille Helgolands fremtid blev man enige om, at DN skulle gennemgå Lille Helgoland, der åbenbart trænger til vedligeholdelse. På næste bestyrelsesmøde tages stilling til fremtiden for Lille Helgoland.

13 Fremtidige møder: herunder datoer

Bestyrelsesmøder holdes generelt hver måned den 3. torsdag i måneden og skal holdes indenfor kl. 19:00 til 21:00. Næste gang torsdag den 15. december, se nedenfor. Vi vil prøve at holde bestyrelsesmøderne privat fremover. Alle bedes have kalender med til næste møde, så de fremtidige møder kan endelig bestemmes.

De vedtagne datoer for saunagus lægges på vor hjemmeside af JH.De vedtagne datoer for nøgleudlevering lægges på vor hjemmeside af JH.

14 Gitte Merrild kompensation

Kompensation blev vedtaget, og JH overbringer den.

15 Eventuel

Her blev flere ting diskuteret.

Amager den 7. december 2011  David Nielsen