Referat af bestyrelsesmøde 15. december 2011

Bestyrelsesmøde d. 15. december 2011 Kl. 19.00 – 21.00

Tilstede: Viggo, Brian, David, Anne, Kirstine, Marie-Louise
Afbud: Jara

Dagsorden

1 Valg af ordstyrer

Viggo blev valgt.

2 Valg af referent

Marie-Louise blev valgt.

3 Referat fra forrige møde

Referatet fra sidste møde blev gennemgået og der blev enighed om at referentens ord må gælde og vil variere fra referent til referent. Referatet fra sidste møde tilføjes et par enkelte punkter som manglede og bliver offentligt gjort snarest.

4 Skrivelse til medlemmer

Skrivelsen blev diskuteret især omkring, at vores gamle traditioner nu ligger i hænderne på medlemmerne. Der blev til sidst enighed omkring skrivelsen som derfor kan lægges på hjemmesiden og hænges op på Helgoland.

5 Budget

Brian har lavet et budget som han fremlægger og gennemgår.  Der er mange usikre beløb da vi har sendt mange girokort ud og deraf er der mange der endnu ikke har betalt.
For at være helt sikre på hvad den ordinære generalforsamling i maj 2011 besluttede og godkendte, blev de to relevante punkter oplæst. Brian mente at det reviderede budget vil være helt klart medio januar.
Ved den ordinære generalforsamling i maj 2011 blev der stillet spørgsmålstegn ved forskellen mellem det hvide officielle  regnskab fra 2009-2010 og det gule regnskab. Forskellen mellem de to regnskaber udgør ca. 40.000 kr. Forskellen kan forklares i en for meget indtægtsført sponsorindtægt på 39.999 kr. Denne indtægt var også medtaget i 2008-2009 regnskabet, hvorfor det hvide regnskab for 2009-2010 var forkert. Pengene er konstateret bogført i banken. Brian vil ved næste ordinære generalforsamling redegøre yderligere for dette.
Anne og Kirstine sætter spørgsmål ved om man kan underskrive kontrakt til byggeri af klubhuset, uden at det reviderede budget er blevet offentlig gjort. Flertallet i bestyrelsen mener at det kan man godt og at bestyrelsen var blevet pålagt at gøre det af generalforsamlingen.

Tiden var blevet knap, derfor blev der hoppet lidt i de resterende punkter, for at nå det absolutte vigtige! Punkt 6 – 13 vil alle komme på dagsordenen igen ved næste møde!

6 Ventelistegebyr/nøgledep.

Det er helt korrekt at vi ikke kan opkræve et ventelistegebyr uden det har været oppe på en generalforsamling. Punktet tages op igen på næste møde.  Anne giver medlemmer, der ønsker deres nøgledepositum tilbagebetalt, besked om at skrive en mail til Brian, som så overfører pengene til deres konto.

7 Køb af administrativ hjælp
8 Klubhus + trapper

Vi har modtaget en tillægskontrakt på byggeri af klubhus. I den første kontrakt var der iberegnet 150mm isolering, hvilket er for lidt, derfor havde Carsten Hoff rettet det til 200mm og det udgør en merpris på 12.400 kr.
Kirstine tilkendegiver at hun ikke kan stå inde for byggeriet, grundet processen under den tidligere bestyrelse som ligger til grunde herfor.
Brian og Marie-Louise underskriver kontrakten og byggeriet påbegyndes d. 2. Januar 2012.
Vi havde fået en overslagspris på dæk, halvtag og et skur i den første del af ”hullet” før klubhuset, af samme entreprenør.  Det kommer af en ide der både vil være til gavn for DKG, Teambade og det offentlige.  Teambade har i dette års budget penge til at deltage i en sådan tilbygning.  Dog var overslagsprisen horribel høj og Marie-Louise har fået mandat til at se hvad der kan gøres.

9 Nyt fra Damerepræsentant
10 Nyt fra Herrerepræsentant
11 Invitationer fra andre vinterbadeklubber

Vi har fået indbydelse fra Køge vinterbadeklub til deres dåb d. 22. Januar 2012.  Bestyrelsesmedlemmerne bedes kigge om de har tid/lyst og ellers lægges invitationen ud til medlemmerne.

12 Fællessauna
13 Evt.

Kirstine sætter spørgsmål ved om man kan underskrive kontakt i tidsrummet fra indkaldelsen og afholdelsen af ekstra ordinær generalforsamling.
Der var enighed I bestyrelsen om at, processen omkring byggeriet af det nye klubhus kunne have været mere åben og optimal.  Da kontrakten dog er underskrevet, vil vi nu bare bygge og sætte vores kræfter og energi i fremtidige projekter, der skal gennemføres med åbenhed og inddragelse af medlemmernes tanker, ideer og ønsker.

Viggo er i gang med at arrangere dåb og har lavet et budget, hvor der er behov for et tilskud fra DKG på 21.000 kr. Dette godkendes af bestyrelsen.

Marie-Louise og Viggo arrangerer nytårsbad d. 1. Januar 2012 kl. 12.00.

Tiden var derefter gået og vi nåede desværre ikke flere punkter.
De yderligere punkter som vi ikke nåede, går videre til næste møde som er i januar!
Mødet sluttede kl. 21.55.

Marie-Louise, d. 18.12.2011