Referat af bestyrelsemøde i Det Kolde Gys 22/4-2014

Til stede: Thomas Frisendal (TF), Thomas Trier (TT), Jan Houmand (JH), Nicolas Barnstein (NB), Kirsten Bech (KB), Kirsten Monrad (KM).

1. Valg af referent og ordstyrer

TF blev referent. TT er ordstyrer.

2. Godkendelse af indkaldelse til generalforsamlingen

Ekstern referent – KM fremskaffer. Forslag inden 13/5 kl. 16:00. G/F 22/5 kl. 19. Indkaldelsen lægges på hjemmesiden snarest.

3. Gennemgang og drøftelse og fastlæggelse  af forslag til nye vedtægter

KM fremlagde tilrettet forslag på baggrund af de indkomne kommentarer samt medlemsmødet den 7/4.

Bestyrelsen gennemgik forslaget grundigt og lavede enkelte justeringer.

4. Status økonomi og regnskab

Beholdning er 3,2 mio kr. efter alle udgifter er afholdt. Beholdninger er checket af KM og NB i weekenden. Regnskabet er så godt som klar til revision, som aftales med revisorerne inden længe.

Budget aftales på næste møde.

5. Status fællessauna

Ansøgning om bemyndigelse til at søge byggetilladelse er sendt afsted.

Næste møde i saunagruppen er den 30/4, hvor en færdig skitse fremlægges af arkitektene. Forslaget færdiggøres så det kan fremlægges til beslutning på generalforsamlingen.

6. Generel orientering og opsamling på udeståender, herunder fotosagen og lysprojektet

Fotosagen: Billederne blev fremsendt i to omgange. Fotograferne har fået et mindre honorar. Advokaten har udarbejdet udarbejdet dokumenter, der skal sikre at billederne ikke videregives til andre. Fotograferne ønsker at anvende 7 af billederne. 2 af disse indeholdt genkendelige personer. Vi kan derfor kun acceptere 6 billeder. Vi mangler underskrift fra fotograferne på advokatens aftaleforslag, og derefter er sagen afsluttet.

Lysprojektet: Lys-firmaet påstår at have en aftale om konsulentbistand. JA har ikke bekræftet eller afkræftet. Lys-firmaet har fremsendt kopier af en masse emails, men der er foreløbig intet konkret om en aftale. KM arbejder videre med sagen.

7. Fastsættelse af møder op til gf og forberedelse af denne

Kontortid lørdag 3/5 kl 11-12 er TT og KB.

Standerstrygning 22/5 kl 18, KB og JH.

Bestyrelsens forslag til dirigent er aftalt (samme som sidst).

Bestyrelsesmøde 13/5 kl. 19:00, hvor generalforsamlingens forberedelse aftales.

8. Eventuelt

Udstilling af billeder malet af medlemmer? Bestyrelsen afviser.

KM laver samlet kalender for maj inkl. udlån af fælleshus til Team Bade og de andre aktiviteter.

Friluftsrådet arrangerer oprydning på strandene i Danmark den 10. maj.

Sidste gus er den 14/5. Fællessauna lukkes ca 1/6 afhængig af antallet af strandgæster.

Bestyrelsen henstiller, at man viser hensyn til folk på stranden og tager et håndklæde om sig på fællesarealet også af hensyn til vores aftale med Team Bade. Det samme gælder de dage, hvor Team Bade bruger fælleshuset.

Fælles omklædningsvognen skal skubbes ind på land. TT kontakter dem, der satte den på plads.

Rengøring har skiftet tidspunkt til om morgenen 3 gange om ugen.

TF 26. april 2014