Det Kolde Gys
Bestyrelsesmøde den 8. november 2016 kl 18.00 på Helgoland
Deltagere : Troels, Per, 2 x Thomas, 2x Kirsten, afbud fra Dorrit
Dagsorden :
1. Status medlemsoptag
2. Status økonomi
3. Status byggeri af de 2 nye bygninger
4. Medlemsundersøgelse
5. Kommunikation
6. Gus, dufte og antal
7. Børnetider
8. Status Personsag (delvis refereret)
9. Nøgletjek
10. Skiltning, hjertestarter, gennemgang af anlægget med Teambade
11. Evt og næste møde
Ad 1 – Medlemsoptag
Der er nu afholdt introduktion for godt 600 nye medlemmer.
De 170 pladser vi udbød den 24. oktober blev taget på 90 min. Og var væk kl 08 om morgenen ! Det kom bag på os, og det gav store udfordringer i vores mailboks.
Der oprettes 2 yderligere hold tirsdag den 29. nov.
Den 15. nov kan man tilmelde sig restpladser til den 19. nov og 3. dec samt de 2 nye hold. I alt ca 200 pladser.
Der vil herefter (incl de allerede reserverede den 19. nov og 3. dec ) være afholdt introduktion for ca 900 nye medlemmer.
Der er altid nogen der udebliver, men der er heldigvis også altid nogen der tager den på chance, så holdene bliver fyldt op. Derfor er der restpladser den 19. nov og 3. dec.
De der ikke møder op til et af introduktionsholdene, vil få deres betaling returneret og så kan de melde sig ind næste år.
Der fastlægges ikke flere introduktionshold i år.
Det er vores oplevelse at de nye medlemmer er gledet fint ind i medlemsskaren.
Ca 70, som har været medlem de senere år, har genindmeldt sig.
Vi lukkede for betaling af kontingent den 12. okt om morgenen.
Der har herefter været en større statusopgave, hvor der er blevet ryddet op i medlemssystemet og foretaget afstemninger. Der var en del, der havde betalt dobbelt.
Vi kunne konstatere at 306 har meldt sig ud. De har alle fået lukket deres nøgler. Og der er foretaget de nødvendige registreringer herom i medlemssystemet.
Vi forventer et medlemstal på ca 4.500 ved årets udgang.
Ad 2 – Status økonomi
Vores budget for indtægter er opfyldt. Vi har en likviditet pt på ca 5 mio kr.
Ad 3 – Status byggeri af de 2 nye bygninger
Der afholdes møde med Logik og arkitekt i den kommende uge, og vi forventer at der snarest kan afholdes medlemsmøde, hvor medlemmerne kan komme med bemærkninger til et konkret forslag.
Bestyrelsen har rigelig med opgaver pt. Kontingentbetaling, optag af nye medlemmer, personsagen og byggeriet. Vi prøver at nå det hele.
Ingeniøren har foretaget de nødvendige styrkeberegninger, og der er bestilt træ hjem til bunden af byggefelterne. Logik skal styre byggeriet. Vi satser på at bunden kan lægges inden vinteren sætter ind for alvor.
Ad 4 – Medlemsundersøgelse
Vi havde endnu en overordnet drøftelse af en påtænkt medlemsundersøgelse.
Vi besluttede at den udskydes til engang i foråret, at Troels og Thomas F udarbejder spørgsmål som drøftes på et senere bestyrelsesmøde, og at de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan sende bemærkninger og input til Troels og Thomas.
Ad 5 – Kommunikation
Vi gennemgik vores tidligere vedtagne kommunikationsstrategi. Den er som følger :
Vi kommunikerer med medlemmerne via email, hjemmeside, Facebook og opslag.
Email, er dels nyhedsbreve fra bestyrelsen til samtlige medlemmer et par gange om året, dels svar på henvendelser i vores mailboks dkg@detkoldegys.dk
Hjemmesiden, her lægges al vigtig information. På hjemmesiden ligger oplysning om hvordan man får ny nøgle, melder sig ind, gusplaner mv. Der lægges også referater fra bestyrelsesmøder, nyhedsbreve mv
Facebook er åben, dvs alle kan læse foreningens FB, også dem der ikke har en FB profil. Foreningen har kun 1 Facebook. På FB lægges her og nu information. Brugen af FB styres, så der ikke kommer for mange opslag. Derfor er det kun bestyrelsen, der kan lægge op hvor der sendes notificationer.
Bestyrelsen svarer aldrig på spørgsmål stillet på FB, og deltager heller ikke i evt debatter på FB.
Medlemmerne kan kommentere og svare hinanden på bestyrelsens opslag . Medlemmerne kan lægge opslag op i rubrikken Opslag.
Bestyrelsen svarer på medlemshenvendelser, der sendes til dkg@detkoldegys.dk.
Der benyttes autosvar til de almindelig forekommende spørgsmål. Dette autosvar ændres løbende.
Vi var enige om at vi fastholder kommunikationsstrategien. Og især at vi fastholder at bestyrelsen ikke kommenterer på indlæg på FB.
Vores hjemmeside kan som alle andre hjemmesider blive bedre, men vi må afvente medlemsundersøgelsen for at finde ud af, hvor mange kræfter vi skal lægge i en ny. Den nuværende er dog kompliceret at skrive og foretage ændringer i. Og så talte vi igen om at der bør være et opslag med billeder af bestyrelsen.
Der er et medlem der har oprettet en privat lukket FB gruppe rettet mod dem der går til gus. Den kan ikke læses af dem, der ikke er på FB.
Bestyrelsen synes ikke det er en god ide. Vi kan ikke støtte at der etableres lukkede fora i foreningen. Og vi kan heller ikke se behovet for en FB gruppe om gus. Vi har åbenhed som værdi, og vi har en åben FB, hvor alle er velkommen til at dele deres gode oplevelser.
Vi foretager os ikke yderligere i den anledning.
Der opsættes også en opslagstavle i fællesomklædning opdelt i bestyrelsesdel og medlemsdel, så medlemmerne har et sted at opsætte opslag fra medlem til medlem og bestyrelsen har et sted at sætte opslag.
Ad 6 – Gus, dufte og antal
Vi har fået et par henvendelser om flere gus, herunder et forslag om et søndag eftermiddagsgus. Gus tager plads for andet brug af fællessaunaen, og gus slider mere på saunaen, herunder også forbrug af el. Derfor er det en afvejning om hvor ofte, der skal være gus. Det er også en stor opgave for gusmestrene at de skal finde tid til det relativ store antal gus, vi allerede har.
I forbindelse med ibrugtagning af den nye fællessauna fik vi mere end fordoblet guspladserne, så som udgangspunkt er det ikke optaget af de nye medlemmer der giver pladsproblemer.
Vi har haft en drøftelse med gusmestrene om duftfri gus. Status er nu, at den første spand er duftfri. Vi ændrer det til at der fremover vil være duftfri gus, hvor alle spande er duftfri, og at man ved øvrige gus konkret kan bede om at den første spand er duftfri.
Vi besluttede at spørge gusmestrene, om de vil arrangere et gus søndag eftermiddag.
Ad 7 – Børnetider
Børn må komme på søndage fra kl 9 til 14 på fællesafdelingen.
Vi har fået et par henvendelser herom.
Vi venter med at ændre til det nye år, for ikke at skabe uklarhed og forvirring.
Børn må komme med på Lille Helgoland hver dag hele døgnet.
Ad 8 – Status Personsag (delvis refereret)
Personsagen er ikke afsluttet. Medlemmet ønskede heller ikke at komme til det næste møde vi foreslog på Helgoland, så nu er der kun tilbage at møde op i byretten, da medlemmet har stævnet foreningen med påstand om at hans nøgle skal åbnes.
Ad 9 – Nøgletjek
Vi aftalte datoer for nøgletjek, som i sagens natur ikke bliver refereret. Thomas F udskriver medlemslister.
Ad 10 – Skiltning, hjertestarter, gennemgang af anlægget med Teambade
Vi har ikke fået løst skiltebehovet. På den ene side ønsker vi ikke en skov af skilte og på den anden side er vi også forpligtet til at oplyse medlemmerne om feks reglerne om brug af saunaerne. 2xkirsten får lavet nogle pæne messingskilte .
Hjertestarteren hos herrerne fungerer ikke og vil blive fjernet. Det vil hjertestarteren hos damerne også. Begrundelsen er, at der er en registreret og vedligeholdt hjertestarter udenfor på servicebygningen, lige når man kommer ind. Der arrangeres et kursus i brug af hjertestarteren. Dorrit står for det.
Kirsten kontakter teambade for at få iværksat gennemgang af rådne brædder og planker.
Jørn har ryddet op i depotet.
Ad 11 – Evt. og næste møde
Julefrokost den 4. dec er lagt på hjemmesiden. Billetter kan købes med dankort på hjemmesiden eller i restauranten i Sundby Sejl.
Per indkøber et elektronisk termometer.
Teambade undersøger pt hvor en handicaplift kan placeres på Helgoland
Næste bestyrelsesmøde afholdes onsdag den 7. december kl 18.00 på Helgoland
Kirsten 12. november 2016
