Kategori: Referat fra bestyrelsesmøde

Referat af bestyrelsesmøde i DKG den 28. august 2018

Deltagere: Alle bestyrelsesmedlemmer.

1. Refleksioner over og status for sommeren 2018

Det havde været en fremragende sommer. Badeanstalten havde været velbesøgt. Navnlig havde der været pres på fællesafdelingen. Dameafdelingen har været langt mere besøgt end herreafdelingen. Der er foretaget optælling hver dag.

Det nye nøgenbadeområde på fællesafdelingen havde samlet set fungeret godt. Livredderne havde oplevet at blive mindre tilkaldt end forventet. Der havde været nogle forbi, der havde kigget meget.

Det nye fællesområde på herreafdelingen havde ikke fungeret godt nok. Bademuligheden er ikke god nok.

Der havde været rettet nogle henvendelser til bestyrelsen omkring fællessaunaen på herreafdelingen. De var dels gået på at damerne havde badet på herreafdelingen i forbindelse med gus, dels på om udsynet fra fællessaunaen var blevet tilstrækkeligt blokeret og dels utilfredshed med at udsynet var spærret.

Der var kommet meget positiv respons på at vi havde fulgt forslaget fra gusmestrene om at flytte sommergusen frem fra kl. 21-22 til kl. 20-21 på de 4 hverdagsaftener.

Der har været autosvar om sommerferie til ultimo august på foreningens mail.  Pga ferie er der ikke fulgt op på ombygningsarbejdere, men det er der taget fat på. Der har været mange nedbrud i saunaerne pga varmen.

Det blev diskuteret, om vi skulle fjerne både stoffet og stativerne inde på fællesafdelingen eller blot stoffet. Det blev besluttet, at vi går efter en løsning, hvor vi fjerner både stof og stativer, men at vi i første omgang blot får fjernet stoffet.

2. Kontingentopkrævning
Kontingentopkrævninger er udsendt. De medlemmer der er tilknyttet BS vil få trukket beløbet ultimo september. Øvrige medlemmer har fået tilsendt girokort. En del girokort er kommet tilbage pga. ubekendt adresse.

Der er informeret på hjemmesiden, Facebook og autosvaret på foreningsmailen om, at man skal se efter sit manglende girokort i Kongressen, tjekke om man er tilmeldt BS eller betale via dankort på hjemmesiden.

Der udsendes mail til samtlige medlemmer med reminder og betalingsmulighed.

3. Medlemsoptag september/oktober – 300 nye og fastlæggelse af næste datoer.

Følgende datoer er fastsat:

Lørdag den 29. september

Tirsdag den 2. oktober

Lørdag den 6. oktober

Herudover er disse datoer fastsat til senere optag

Lørdag den 3. november

Lørdag den 10. november

Vi optager 100 – 110 nye medlemmer pr. gang. Vi kører to runder. Lørdag kl. 11.00 og 12.30, og tirsdag kl. 15.00 og kl. 16.30.

4  Kontorholdet lørdag den 1. september

2 x Kirsten og Lis

5. Bogprojektet – mail til alle og kontrakt

Bogprojektet kører rigtigt godt. Kontrakterne er ved at blive gjort færdig og forventes underskrevet i september.

Der er sendt mail til alle medlemmer med opfordring om bidrag til bogen

 

6. Personsagen fra den store sauna på herreafdelingen

Punktet refereres ikke.

 

7. Standerhejsning

Der bliver standerhejsning den 7. oktober fra kl. 15.00.

 

8. Ny hjemmeside

Tania, Ida-Maj, Trine og Ulrik er gået i gang med at arbejde med en ny hjemmeside. Kirsten og Rasmus holder et møde med dem omkring hvad bestyrelsen ønsker til en ny hjemmeside.

 

9. Status øvrige igangværende opgaver, og identificering af nye, jfr opgørelse fra Troels

Der var fire større opgaver fra listen:

1. Etablering af karrusel. Vores forslag ligger hos Kommunen. Per tager kontakt til kommunen på dette punkt. Der kan i den forbindelse henvises til de positive erfaringer, der har været på Charlottenlund Strandbad med en lignende løsning.
2. Andre arrangementer end bogudgivelse i forbindelse med 90 års fødselsdagen. Det blev drøftet at lave en jubilæumsmiddag for medlemmerne i et lejet lokale, eller lave et teltarrangement i og omkring badeanstalten, som både havde elementer af en reception og en fest. Der var mest stemning for den sidste model. Der arbejdes videre med problemstilling på næste bestyrelsesmøde for at træffe en principbeslutning.
3. Udarbejdelse af retningslinjer for urafstemninger. Punktet er en opfølgning på vedtægtsændringen fra sidste generalforsamling. Troels påtog sig at være tovholder på opgaven. Troels kommer med nærmere oplæg til næste bestyrelsesmøde. Opgaven skal være afsluttet i løbet af marts 2019.
4. Udvidelse af badeanstalten. Punktet følger op på tænketankens forslag fra generalforsamlingen. Der var enighed om i første omgang at fokusere på behov for og vores ønsker til en udvidelse. På næste møde taler vi videre om en proces herfor.

 

10. Opstart saunagus og tider herfor. Skal der være duftfri gus

Vi kører med de gustider, der var gældende til sidst i vintersæsonen. For overskuelighedens skyld ønsker vi tilbage til at de duftfrie gus ligger på faste tidspunkter 3 gange om ugen. Ydertidspunkter dvs. kl. 8 og 21 skal helst undgås til duftfri gus. Dorrit kommunikerer dette til gusmestrene.

 

11. Henvendelser på mailen efter 25. august om fællesbadning

Der var enighed om en besvarelse, der følger det udkast som Kirsten havde sendt rundt inden mødet.

 

12. Fastlæggelse af efterårets møder og eventuelt

Der blev besluttet følgende bestyrelsesmøder:

Tirsdag den 2. oktober 2018, kl. 18.00

Tirsdag den 6. november 2018, kl. 18.00

Onsdag den 12. december 2018, kl. 18.00

 

Det blev besluttet, at gusmestrene kan bruge fælleshuset fredag den 28. september om aftenen.

 

Der er informationsmøde den 12. september 2018, kl. 18.00 om et sundhedsprojekt, hvor forskere det kommende år vil undersøge effekten af vinterbadning på produktion af sundt brunt fedt. Der er mulighed for medlemmer af DKG kan melde sig som badehjælpere for de test personer, der indgår i projektet. Alle er velkomne til informationsmødet.

 

Referat af bestyrelsesmøde i Det Kolde Gys den 10. april 2018

Afbud fra Rasmus

1. Tænketank
Der var præsentationsmøde for medlemmer i lørdags og der er nyt præsentationsmøde på lørdag. Proces med medlemstilkendegivelser til de enkelte forslag kører frem til den 18. april. Der bliver sendt reminder ud i løbet af et par dage. Bestyrelsen var enig om, at tænketanken havde gjort et rigtigt flot stykke arbejde.
Bestyrelsen opfordrer de medlemmer, der ikke har stemt på et af forslagene allerede, om at stemme jf. de udsendte e-mails, inden den sidste frist 18. april.

2. Bogprojekt
Der har været en kontakt til Lars Miss om han kunne påtage sig jobbet som redaktør på bogen. Han har svaret positivt. Der var stor tilslutning i bestyrelsen i valget af Lars Miss. Udgiften til bogprojektet medtages i budgettet for 2018-2019 som en del af 90 års jubilæet.

3. Flåde
Vi køber en flåde med påhængsmotor med nødvendigt tilbehør til brug for diverse reparationer på anlægget. Det skal afklares nærmere, hvor den skal lægges, når den ikke bruges.

4. Vedtægtsændring
Troels havde skrevet forslag til udformningen af vedtægtsbestemmelser omkring urafstemning. Forslaget blev gennemgået. Der var enighed om hensigten bag forslaget. Troels, Kirsten og Thomas pudser forslaget af. Troels skriver opslag til face book og hjemmeside om baggrunden for at bestyrelsen vil fremsætte forslag, der giver mulighed for brug af urafstemning.

5. Budget 2018-2019
Første udkast til budget for 2018-2019 blev gennemgået. Thomas kommer med et revideret budget.

6. Bestyrelsesmøder frem til generalforsamlingen
Næste bestyrelsesmøde den 9. maj 2018.
Den 23. maj reserveres til bestyrelsesmøde

7. Sommergus og andet fra gusmestermøde den 3. april
Sommergus blev drøftet. Bestyrelsen kan tilslutte sig, at der gennemføres sommergus på samme måde som sidste år, dvs. i den store sauna på herreafdelingen fra kl. 21-22, alle ugens dage i det omfang, der er gusmestre til at dække gusen.
Saunaens dag markeres på lørdag med afholdelse af ekstra gus. De ekstra gus er oliefri, men med birkekviste. Hermed markeres også 100 året for Finlands selvstændighed.

8. Eventuelt
Der gennemføres to askeudsættelser med udgangspunkt i Det Kolde Gys henholdsvis 10. maj (Kristi Himmelfartsdag) og den 17. juni. Kongressen er booket i forbindelse med disse arrangementer. Det drejer sig i begge tilfælde om personer, der har været medlem af foreningen i mange år.
Per følger processen omkring opsætning af karrusel ved indgangen.
Der er førstehjælps kursus den 9. juni 2018. Der er stadigt ledige pladser, for nærmere oplysninger ser opslag i Fælleshuset.
På generalforsamlingen er der valg af kasserer og to bestyrelsesmedlemmer. Thomas Frisendal genopstiller ikke som kasserer. Bestyrelsen har fundet et bud på en ny kasserer. Dorrit Erlandsson og Troels Norup Panild genopstiller til de to andre bestyrelsesposter. Der er muligheder for medlemmer, der er interesserede i stille op til bestyrelsesposter at komme ned og tale med bestyrelsesmedlem Per Nørgaard Andersen, om hvad der ligger i bestyrelsesarbejdet torsdag den 19. april kl. 18.00 i Kongressen eller bestyrelsesrummet. Per er ikke er på valg i år.

Referat af bestyrelsesmøde i det Kolde Gys den 6. marts 2018

Deltagere: Kirsten Monrad, Dorrit, Thomas, Rasmus, Per og Troels. Afbud fra Kirtsen Bech.

1. Orientering om arbejdet i tænketanken
Det forventes, at tænketanken kan afslutte deres arbejde efter næste møde. Arbejdet forventes at munde ud i 2-3 konkrete forslag.

2. Bogprojekt
Dennis Drejer og Svend Erik Skovmose præsenterede deres bogprojektforslag til en 90 års jubilæumsbog for det Kolde Gys. Der var enighed om at der var en bog, der både skulle fortælle historien om starten på vinterbadningen og fortælle historien om hvad er vinterbadning i dag i dens brede mangfoldighed. Det er vigtigt, at medlemmerne får en mulighed for at komme med deres gode historier og anekdoter til forfatterne. Det skal gode billeder til at illustrere badningen, naturoplevelsen, etc. Fotografen Anders Benzon, der har taget mange billeder fra Helgoland, deltog under punktet. Det blev aftalt, at forfatterne kommer med et opdateret oplæg til bestyrelsen herunder med en tidsplan. Bestyrelsen tager endeligt stilling til bogprojektet på bestyrelsesseminaret den 16. marts 2018
.
3. Seminar
Vi mødes kl. 11. og slutter dagen af med middag. I starten af mødet sættes tidsbegrænsning på de enkelte punkter. På baggrund af bestyrelsesseminaret udsendes nyhedsbrev. Vi er i kontakt med DGI om deres erfaringer med urafstemninger og digital generalforsamlinger.

4. Opfølgning på andre sager og evt
4.1. Generalforsamlingen bliver den 29. maj 2018 på Gerbrandskolen.
4.2. Der afholdes medlemsmøde i april med følgende emner:
Orientering om bestyrelsesarbejdet særligt for medlemmer, der overvejer at stille op til bestyrelsen
Orientering fra gusmestrene om deres arbejde herunder hvornår kan man melde sig til at blive gusmester
Orientering om sundhedsprojekt fra Rigshospitalet om vinterbadningens betydning for dannelse af sundt brunt fedt
4.3. Pressehenvendelser pga. vejret
Der har været en markant stigning i pressehenvendelser som følge af frostvejret og dannelsen af is. Der har været en del medier på badeanstalten. Dorrit har været kontaktperson til pressen og har sørget for at pressebesøgene er blevet afviklet på en god måde, således at der også er blevet taget hensyn til medlemmerne.
4.4. Sundhedsprojektet
Dorrit har haft møde med lederen af sundhedsprojektet. Dialogen fortsætter omkring afklaring af en række praktiske forhold. Der orienteres om sundhedsprojektet på medlemsmødet og der laves også en nyhed om det.
4.5. Rengøring
Tidspunkt for rengøring lægges på hjemmeside og facebog.

Referat af bestyrelsesmøde i det Kolde Gys den 8. februar 2018

Deltagere: Kirsten Monrad, Kirsten, Dorrit, Rasmus, Per og Troels. Afbud fra Thomas.

1. Generalforsamling. Dato, lokale dirigent, mv herunder valg til bestyrelsen
Vi kan ikke bruge Amager Bio der er under ombygning indtil november.
Dorrit undersøger festsalen på Gerbrandtsskolen i perioden 29-31. maj.
Kirsten M undersøger om advokaten fra de tidligere generalforsamlinger er ledig i den periode.
Der holdes opstillingsmøde i marts, hvor der orienteres om bestyrelsesarbejdet. Thomas har meddelt, at han ikke genopstiller som kasserer. Dorrit og Troels er også på valg.

2. Jubilæum – herunder bog
Det drøftes nærmere på bestyrelsesseminaret om formen på bogen. Skal det være en bog skrevet af et par forfattere, eller en antologi med bidrag fra flere forskellige.

3. Tænketank – status for overvejelserne, behandling af kommentarerne fra spørgeskemaundersøgelsen.
Tænketanken arbejder med forskellige modeller til at skabe plads for alle tre segmenter om sommeren, og hvordan de forskellige modeller kan præsenteres og drøftes med medlemmerne, inden de behandles på generalforsamlingen.
Efter en længere drøftelse blev det besluttet, at det drøftes på bestyrelsesseminaret om der skal laves en maskinel bearbejdning af de kvalitative kommentarer. Anders opsamling på de ønsker, der kunne læses ud af kommentarerne, cirkuleres i bestyrelsen.

4. Sundhedsprojektet fra Rigshospitalet
Vi er blevet kontaktet af forskere fra Rigshospitalet om gennemførelse af en undersøgelse af virkning af vinterbadning på dannelse af brunt fedt, og dermed kan forebygge livsstilsygdomme som diabetes og hjertekar sygdomme. En gruppe af forsøgspersoner skal vinterbade 3 gange om ugen fra efteråret til foråret. Et medlem af DKG skal følge dem, og stå for det praktiske. Bestyrelsen var positiv overfor, at forsøgsgruppen kan få adgang til DKG. Der laves en nyhed som præsenterer forsøget til offentliggørelse i eftersommeren før forsøget går i gang.

5. Emner bestyrelsesseminar
Afholdes lørdag den 18, marts fra kl. 11.00
Bog projekt
Vedtægtsændringer om brug af urafstemninger
Tænketank
Behandling af de kvalitative kommentarer fra spørgeskemaundersøgelsen
Hvor mange kan vi være – grænser for vækst

6. Evaluering dåb
Der havde været meget positive tilbagemeldinger omkring arrangementet både på eftermiddagsdelen og på aftendelen.
Der gennemføres detailevaluering i dåbsgruppen, der skal bl.a. ses på musikken til dagsarrangementet og hvad der skal serveres af varm drik til gæsterne-

7. Småpunkter: Karussel, Henvendelse fra gusmestrene, Gymnastikredskaber, Lokaludvalget, frivillig middag og eventuelt

7.1. Karrusel: Per undersøger erfaringerne fra Charlottenlund, og rykker lokal håndværker omkring et tilbud på opsætning

7.2. Henvendelse fra gusmestrene:
1. Cocktailgus den 20/4 (passer datoen bestyrelsen og kan vi bruge samme opkrævningssystem (conventus) som sidst)
Svar: Det er ok
2. Saunaens dag den 14/4 (kan vi lave lidt flere gus denne dag og bruge eksempelvis birkekvaste)
Svar: De ekstra gus skal være oliefri, men OK med birkekvaste, der dog forudsætter dog efterfølgende oprydning – kom med et mere udspecificeret forslag
3. Sommergus Hvilke dage og tider ønsker bestyrelsen at vi guser i sommersæsonen. Hvornår slutter vintergussæsonen i år og hvornår starter vi sommergussæsonen.
Svar: Det ved vi først senere. Bestyrelsen vender tilbage.

7.3. Gymnastikredskaber
Nogle af gymnastikredskaberne hos herrerne er gået i stykker. Der kan købes nye redskaber ind inden for en beløbsgrænse på 5.000 kr.
7.4. Lokaludvalget
Der var ikke nogen der umiddelbart havde lyst til at gå ind og overtage Thomas plads i lokaludvalget.

7.5. Frivillig middag
Der afholdes frivillig middag fredag den 16. marts. Vi bliver ca. 30 deltagere. Der blev drøftet forskellige steder til afholdelse af arrangementet.

Referat af bestyrelsesmøde i DKG den 5. december 2017

Deltagere: Alle bestyrelsesmedlemmer
Dirigent: Kirsten Monrad
Referent: Troels

Ad 1. Medlemsstatus
Vi er pt. 5020 medlemmer.
Sidste gang introkursus i december blev udbudt blev der udsolgt meget hurtigt. Det var i modsætning til i november, hvor der gik et par dage. Noget af forklaringen er måske den åben hus dag vi havde sidst i november.
Bestyrelsen tager på sit møde i januar stilling til om der skal lave flere introkursus i sæson 2017-2018.

Ad 2. Dåb 2018
Der er dåb den 3. februar 2018. Der var et ønske om der kom noget mere kraft og saft i dåben, og der blev som eksempel på det nævnt dåben 2004, hvor der ligger et indslag på YouTube.
Per og Dorrit står for bestyrelsen for organisering af arrangementet sammen med Anders Hjorth.

Ad 3. Tænketank
Der er god gang i arbejdet. Der blev redegjort for de tre modeller som tænketanken arbejder med. Der er næste møde i tænketanken mandag den 8. januar 2018, og et længere møde søndag den 28. januar 2018.

Ad 4. Adgangskontrol
Der havde været gennemført adgangskontrol en søndag aften inden gus. 35 personer havde deltaget i adgangskontrollen. Der havde ikke været problemer i nogen tilfælde. Data fra nøgletælleren og fra besøgsregistreringen tyder på, at det kun er i ca. halvdelen af tilfældene, at der sker åbning med nøgle (typisk fordi flere gå ind ved den samme nøgleåbning). Bestyrelsen vil undersøge mulighederne for indførelse af en sikkerhedskarrusel, som man f.eks. kender det fra Charlottenlund.

Ad 5. Gusmestermøde
Der havde været afholdt gusmestermøde som Dorrit havde deltaget i. Der bliver uddannet et nyt hold gusmestre i foråret (5-8 personer). Bestyrelsen var enig i et forslag fra gusmestrene om, at der på helligdage, som ikke falder på en søndag, guses på søndagstidspunkterne, men at eftermiddagsguset er ikke duftfrit. De tre koordinatorer for gusmestrene deltager i bestyrelsesmødet i januar. Her skal der bl.a. drøftes gustidspunkter for foråret 2018.

Ad 6. Aktindsigt over henvendelser til kommunen om DGK i foråret og sommeren 2017
Punktet flyttes til et senere bestyrelsesmøde.

Ad. 7. Vicevært
Bodil er startet. Der er lagt bog, hvor man kan skrive om opgaver til hende. En tilsvarende laves fra bestyrelsen, hvor hun også skriver hvad hun laver. Pt. arbejder hun på Helgoland om fredagen, men det kan måske blive flyttet til om onsdagen. (Thomas Trier har henvendt sig til bestyrelsen om opgaver, han kunne løse med honorar og bruge i sit studie. Bestyrelsen var enige om at afvise dette tilbud, da Thomas tidligere har fået et bud om at varetage disse opgaver. Da det er et person spørgsmål medtages dette ikke i de offentlige tilgængelig del af referatet).

Ad 8. Lille Helgoland
Johnny Cash stopper med at føre tilsyn med Lille Helgoland. Bestyrelsen tager på januar-mødet stilling til hvem der skal overtage dette arbejdet.

Ad 9. Saunatemperatur
Der har været et ønske om at saunatemperaturen på den store sauna på herreafdelingen skal sættes op til 90 grader. Den er i dag 80 grader. Den lille sauna på herreafdelingen er på 90 grader. Bestyrelsen besluttede, at holde fast ved den nuværende temperatur, for at sikre valgmuligheder. Der ses på om der kan gøres noget ved temperaturfaldet, når varmen pga. timeren stopper. Det kan muligvis være en forklaring på, at den store sauna nogle gange føles kold.

Ad 10. Nytårskur og kontortid januar
Thomas og Dorrit står den organisering. Den ligger kl. 14.00 og koordineres med saunaguset kl. 15.00.
Troels hjælper Thomas med kontortiden i januar (den 6. januar 2018, kl. 11-12).

Ad 11. Diverse henvendelser herunder pressehåndtering
Håndtering af en række konkrete henvendelser blev vendt. Der var enighed om at vi ved seriøse pressehenvendelser skulle være så imødekommende som det praktisk er muligt. Et medlem fra bestyrelsen tager med den pågældende person fra pressen rundt på anlægget, besvare spørgsmål, formidler kontakter til Teambade, medlemmer, etc. Henvendelse fra haveforening udsættes til et senere bestyrelsesmøde (et sommerønske om at kunne bruge anvende Lille Helgoland)

Ad 12. Mødeplan forår 2018 og opgaver frem til næste generalforsamling
Kommende bestyrelsesmøder
Tirsdag den 9. januar 2018, kl. 18.30
Torsdag den 8. februar 2018, kl. 18.30
Tirsdag den 6. marts 2018, kl. 18.30
Tirsdag den 10. april 2018, kl. 18.30 (forberedelse af generalforsamling)

På januar mødet skal vi overveje om der skal arbejdes med vedtægtsændringer op til generalforsamlingen.
Der skal tages stilling til om der skal laves en natlukning af badeanstalten i nattetimerne f.eks. fra kl. 00.00 til kl. 05.00 i de mørke måneder (f.eks. fra og med november til og med februar).

Deltagere: Alle bestyrelsesmedlemmer
Dirigent: Kirsten Monrad
Referent: Troels

Ad 1. Oplæg fra gusmestrene om forårsplanen
Lars, Ivan og Andreas fra gusmestergruppen var inviteret med til første del af bestyrelsesmødet.
Lars, Ivan og Andreas fremlagde gusmestrenes ønsker til forårets gusplan. Disse ønsker var centreret om:
– En differentiering af tidspunktet for fyraftensgus
– En større frihed til at fastsætte tidspunktet for oliefri gus, således at det er nemmere at få dem besat med gusmestre
– En forsøgsordning med et antal yderligere gus om ugen
Der var en god og konstruktiv debat om gusmestrenes ideer og om gus generelt.
Ivan har oplyst, at han har aftalt med et brændteknisk firma, at de gennemgår vores brandsikringsudstår i løbet af ugen.
Lars nævnte, at bestyrelsen endeligt måtte sige til, hvis vi havde brug for at trække på gusmestergruppen til løsning af praktiske opgaver i foreningen. Kirsten takkede for tilbuddet.
Efter gusmestrene havde forladt mødet, besluttede bestyrelsen på baggrund af gusmestrenes oplæg:
– at gusmestrene kan lave differentierede tider for fyraftensgus, således at to af dem ligger fra kl. 17-18 og 3 af dem ligger fra kl. 18-19. Gusmestergrupper tager stilling til fordeling på dagene i perioden mandag – fredag. Ordningen gælder frem til sommersæsonen og evalueres derefter.
– gusmestrene kan fastsætte tidspunkter for de oliefri gus. Antallet af oliefri gus er mindst 3 om ugen. Ved fastsættelse af tidspunkter bør tages hensyn til, at der er en vis kontinuitet og at de ligger på tidspunkter, der også er interessante for de lidt ældre medlemmer
– Der var tilslutning om en forsøgsordning med yderligere to gus om uge. Et ekstra eftermiddagsgus fra kl. 13-14. Gusmestrene tager stilling til om det skal være mandag, onsdag eller fredag. Et ekstra gus lørdag aften fra kl. 21-22. Ordningen gælder frem til sommersæsonen og evalueres derefter.

Ad 2. Status og overvejelser fra tænketanken
Der er langt møde i tænketanken den 28. januar. Hvis der bliver drøftelser med kommunen deltager et af de bestyrelsesmedlemmerne, der indgår i tænketanken dvs. Rasmus eller Per, i disse drøftelser sammen med Kirsten Monrad og Thomas.

Ad 3. Forslag til næste generalforsamling
Det blev besluttet, at det drøftes nærmere på bestyrelsesseminar. Et emne der var i fokus, var hvordan sikres medlemsdemokratiet i foreningen? Med et medlemstal på over 5.000 medlemmer, og en deltagelse i generalforsamling på mellem 100 – 600 medlemmer. En model kunne være at særligt vigtige spørgsmål lægges ud til urafstemning bland samtlige medlemmer. Kirsten Monrad og Troels undersøger erfaringer fra andre større foreninger frem til bestyrelsesseminaret. Bestyrelsesseminaret ligger den 17. marts

Ad 4. Dåb
Der er check på alt. Invitationer er lige ved at blive sendt ud.

Ad 5. Adgangskontrol
Per indhenter tilbud på omsætning af en indgangsmølle. Der skal være mulighed for en åbning ved siden af til kørestole, barnevogne og redningsudstyr.

Ad 6. Natlukning og lås til herre og dameafdeling
Det blev vurderet, at det ikke aktuelt var behov for at indføre en natlukning i de mørke måneder.

Ad 7. Næste medlemsoptag
Det blev besluttet, at næste medlemsoptag sker i september. Det vil blive presset i februar med dåb og vinterferie.

Ad 8. Gæstedag
Der bliver gæstedag søndag den 18. marts fra kl. 9 – 18. Eftermiddagsguset fra kl. 15-16 aflyses som konsekvens heraf.

Ad 9. Frivillig middag
Frivillig middagen afholdes den 16. marts.

Ad 10. Oplæg fra Troels om de kvalitative svar fra medlemsundersøgelsen
Troels havde lavet en opsamling af synspunkterne i de kvalitative svar fra de første 35 sider af medlemsundersøgelsen. Opsamlingen sammenfatter synspunkter, men ikke frekvensen af dem. Dette har vi delvist fået gennem de lukkede spørgsmål. Det blev aftalt, at Troels fortsætter opsamlingen. Thomas vil lave en maskinel tekstanalyse.

Ad 11. Studietur
Der arbejdes med en studietur til Århus for at besøge Jomsburg og høre om deres erfaringer med at være en rigtig stor vinterbadeklub. Tidspunktet fastsættes over mail.

Deltagere : Rasmus, Per, Dorrit, Troels, Thomas, 2x Kirsten.
Dagsorden :

1   Medlemsstatus, herunder introhold den 5. dec ?
2  Iværksættelse af tænketank
3   Iværksættelse af nøgletjek
4   Generel opdatering af alle vedr.  trapper, ovne, bruser, damesluse,thekøkken, dæk, låse
5   Gulve i nye saunaer
6   Tilrettelæggelse og strukturering af bestyrelsesmøder 
7   Ikke driftsbundne opgaver frem til generalforsamlingen
8   Økonomisk status
9   Samarbejdet med gusmestrene
10  Cykler på broen 
11  Indbydelse til frivilligaften
12  Opslag i diverse saunaer om reglerne
13  Fastsættelse af gæstedag
14  Begivenhedskalender frem til og med dåb
15  Evt

Ad 1 – Medlemsstatus, herunder introhold den 5. dec ?
Et meget foreløbig tal siger knap 5.000 medlemmer incl novemberoptaget. Heraf 550 nye medlemmer . Der er et frafald på 320, det tilsvarende tal fra sidste år var 305, men i betragtning af at vi havde en tilgang på 1.100 medlemmer sidste år, er der tale om et procentvis fald i afgang. Der er sendt 2 mails til alle medlemmer om betaling og der har været flere opslag og betalingsfristen blev forlænget til den 10. okt, så medlemmerne kunne få hjælp på kontormødet den 7. okt. De der ikke har betalt, er udmeldt og deres nøgler bliver annulleret i løbet af uge 42.
Introholdene i november blev lagt på hjemmesiden den 7. okt kl 15. Der var mange lige i starten, så klingede det af, og den sidste plads blev først taget mandag kl 21.
Vi besluttede alligevel at afholde 2 introhold den 5. dec.kl 15 og 16.30. Der vil være tilmelding til holdene fra søndag den 19. nov kl 12. Hvis der ikke er tilstrækkelig interesse / hvis holdene ikke bliver fyldt op, vil de blive aflyst og indmeldelsesgebyret tilbageført.

Ad 2 – Iværksættelse af tænketank
Rasmus og Per indgår som bestyrelsesmedlemmer . Der er kun kommet to henvendelser om at deltage i tænketanken. Rasmus indkalder disse to og de tre der blev valgt på gf til et første møde, hvor det skal handle om hvordan tænketanken får flere medlemmer og bliver bredt funderet.

Ad 3 – Iværksættelse af nøgletjek
Der er problemer med at ikke medlemmer medtages, og at tidligere medlemmer fortsat bliver lukket med ind. Der iværksættes derfor hyppige nøgletjek . Per er ansvarlig for at organisere og iværksætte.

Ad 4 – Generel opdatering af alle
Rep af dæk, plankeværk og toiletter samt placering af udendørs bruser afventer Team Bade, ny trappe er opsat mod nord på herreafd, vi har betalt den, sten i fællessauna afsyret, saunaovne gennemgået, låse er ændret til at være åbne fra morgen til midnat, logik har udbedret diverse småopgaver, logik laver ny damesluse samt thekøkken i nær fremtid.
Sundby rengøring bestilles til afrensning af trapper og hovedrengøring af de små saunaer.

Ad 5 – Gulve i nye saunaer
Gulvene er meget varme. Det er de faktisk også i de små saunaer, men her har vi ikke lagt mærke til det i samme grad, fordi man ikke går rundt i dem. Vi besluttede at leve med de varme gulve og bruge bademåtte løsningen. Ulla eksperimenterer med forskellige materialer i fællessaunaen.

Ad 6 – Tilrettelæggelse og strukturering af bestyrelsesmøder 
Forsøger en opstramning på møderne så de kan afsluttes på 3 timer og referatet skrives under mødet. Troels skriver referatet på næste møde.

Ad 7 – Ikke driftsbundne opgaver frem til generalforsamlingen
Vi har en række opgaver som vi skal have skubbet til inden næste gf. Der er etablering af helårlig fællesafdeling som også ligger i tænketanken , men f.eks også :
– En ny hjemmeside som ikke er i html så den er enkel at tilgå. TF vil gerne aflastes fra den nuværende.
– Udvidelse af badeanstalten
– Vedtægtsændring om skriftlig afstemning – så det bliver muligt at få indflydelse på beslutningerne, selvom man ikke kan komme på gf
– Vi skal finde en ny kasserer fordi TF ikke ønsker at fortsætte efter næste gf

Ad 8 – Økonomisk status
Vi gennemgik hovedposteringerne. Alt ser fornuftigt ud.

Ad 9 – Samarbejdet med gusmestrene
Dorrit deltager som bestyrelsesmedlem på alle gusmestermøder. Dorrit orienterede fra mødet i sept. Mødet forløb meget hyggeligt og i en dejlig positiv tone. Alle var enige om, at det var vigtigt, at det er det gode samarbejde, der skal være i fokus, og at der skal tages hensyn til de mange forskelligartede meninger, der er om gus og badning blandt de knap 5000 medlemmer.
Der blev diskuteret gustider, og gusmestrenes forslag blev videregivet til bestyrelsen .
De endelige tider ligger på hjemmesiden
Der var bred opbakning til at være primusmotor i standerhejsningen i forhold til bespisningen .
Det blev også en festlig dag med dejlige pølser og cocktails.
Ønsket var også fremover at deltage aktivt i foreningens fælles aktiviteter.
Julegus bliver 17. december, og betalingen vil foregå som ved dåb og julefrokost på  Foreningens hjemmeside.

Ad 10 – Cykler på broen
Der er klager og henvendelser om at morgenholdet sætter cykler på broen. Vi skriver til morgenholdet herom.

Ad 11 – Indbydelse til frivilligaften
Troels sender invitation til frivillige middagen

Ad 12 – Opslag i diverse saunaer om reglerne
Rasmus sætter opslag op om reglerne i saunaen, så ingen er i tvivl om at det kun er dig og dit håndklæde der må komme i saunaen, at der ikke må være hud på træ og at håndklædet skal være tykt så der ikke svedes igennem det.

Ad 13 – Fastsættelse af gæstedag
Der afholdes gæstedag søndag den 12. nov fra kl 9 til 18. Morgen og aftengus afholdes, men eftermiddagsguset aflyses.

Ad 14 – Begivenhedskalender frem til og med dåb
Der er flg begivenheder / møder frem til dåben
De er lagt i kalenderfunktionen på hjemmesiden

Kalender

1. nov kl 18 bestyrelsesmøde. Fælleshuset er optaget
4. nov kl 11 -12 kontortid, bestyrelsen har træffetid på helgoland
4. nov kl 11 og 12.30. Introduktion af nye medlemmer. Fælleshuset er optaget.
4. nov kl 19 Fuldmånebadning . Fælleshuset er optaget
7. nov. Kl 15 og 16.30 . Introduktion af nye medlemmer. Fælleshuset er optaget.
12. nov fra kl 9-18 gæstedag. Eftermiddagsgus er aflyst
17. nov kl 18 frivillig middag
22. nov kl 18.30 gusmestermøde . Fælleshuset er optaget
2. deck l 11-12 kontortid, bestyrelsen har træffetid på helgoland
3. dec julefrokost i Sundby sejl
3. dec kl 19 fuldmånebadning kl 19 ?? Fælleshuset er optaget
5. dec Kl 15 og 16.30 . Introduktion af nye medlemmer. Fælleshuset er optaget.
5. dec kl 18 bestyrelsesmøde. Fælleshuset er optaget
17. dec julegus. nærmere følger om tidspunkt . Fælleshuset er optaget
1. januar kl 14 Nytårskur Fælleshuset er optaget
2. jan kl 19 Fuldmånebadning . Fælleshuset er optaget
6. jan kl 11-12 kontortid, bestyrelsen har træffetid på Helgoland
13. jan kl ? julefrokost for gusmestre . Fælleshuset er optaget
31. jan kl 19 Fuldmånebadning , med måneformørkelse Fælleshuset er optaget
1. februar kl 18.30 gusmestermøde . Fælleshuset er optaget
3. febr Dåb tidspunkter følger

Kirsten 14.okt 2017

Bestyrelsesmøde den 5.sept 2017 kl 18.30 på Helgoland
Deltagere : Rasmus, Dorrit, Troels, Thomas, 2x Kirsten, afbud fra Per.
Dagsorden :
1. Møde med forvaltningen
2. Intro efteråret 2017
3. Diverse opfølgning
4. Personsager

Ad 1 – Møde med forvaltningen
TF,KB og KMJ har haft møde med Kultur-og Fritidsforvaltningen som opfølgning på TF og KMJ’s foretræde for udvalget den 21. juni. Der blev drøftet mulighed for fælles nøgenbadning i perioden fra 1. maj til 1. oktober, og manglende vedligehold på badeanstalten, herunder toiletternes ringe stand.

Ad 2 – Intro efteråret 2017
Der afholdes introduktion den 30/9 kl 11 og 12.30, den 4/10 kl 15 og 16.30 og den 7/10 kl 11 og 12.30. Alle pladser blev taget på 2 timer. Mange gik på lige kl 10.00 og systemet meldte derfor fuldt optaget. Pladserne blev dog frigivet igen så de ihærdige fik plads.
Bestyrelsen deltager på alle introhold, dog ikke Rasmus og den 4. okt heller ikke Troels. Vi indkalder hjælpetropper i fornødent omfang når tiden nærmer sig.
Der holdes også intro den 4. og 7. nov. Der vil være tilmelding til novemberholdene lørdag den 7. oktober kl 15 på hjemmesiden.
Der reserveres også til intro den 5. dec . Denne dato meldes ikke ud før senere, så den kan ændres .
På nuværende tidspunkt regner vi således med at optage 600 nye medlemmer i andet halvår af 2017.

Ad 3 – Diverse opfølgning
Kontingent Der er udsendt mail til samtlige medlemmer om kontingentbetaling, og der er åbnet op for betaling med mobilpay og visa/dankort. Vi vil dog stadig helst have betaling på det udsendte girokort eller en aktiv betalingsserviceaftale. Medlemmerne skal derfor opfordres til at bruge det fremsendte girokort.
Hvis man ikke ønsker at fortsætte, skal man undlade at betale.
Saunaovne og temperaturstyring. Thomas Trier vil gerne bistå med styring af ovnene og sammen med Ivan , udskiftning/afkalkning af stenene. Det blev besluttet.
Saunaregler. I de to nye saunaer gælder de samme regler som i den store fællessauna. Dvs Ingen badetøj, tøfler og flasker og et tykt håndklæde som er stort nok til at der ikke kommer hud på træ. Kun dig og dit håndklæde. Rasmus laver skilte
Børn. Det er fortsat således at børn kun er på fællesafdelingen. Og fra 1. oktober kun om søndagen fra 9 til 14. Børn i barnevogn kan medtages på herre og dameafd. når som helst.Børn kan medtages på Lille Helgoland når som helst.
Det skal være egne børn/børnebørn og de skal være sammen med forælder/bedsteforælder under hele opholdet.
Tænketank. Der indkaldes interesserede til tænketanken. KMJ laver opslag
Standerhejsning Der holdes standerhejsning og indvielse af de to nye huse den 30. sept. Kl 15. Vi beder morgenholdet og gusmestrene om bistand.
Dækudvidelse vi udvider soldækket på dame og herre ved at lægge brædder på de yderste felter.
Ferskvandsbruser vi har fået lov til at etablere en ferskvandsbruser. Det bliver med afløb ned i vandet, så der må ikke bruges sæbe. Det bliver med koldt vand. Udfordringen er at finde en placering.
Frivilligemiddag en lang række medlemmer bistår i det daglige til vores fælles bedste, det være sig som gusmester, med oprydning, ved arrangementer, vask af måtter mv. Vi vil gerne invitere alle disse til en festlig sammenkomst lørdag den 17. nov kl 18 i Sundby sejl. KB reserverer SS

Ad 4 – Personsager
Behandlet 3 henvendelser vedr personsager
1 om genoptagelse som gusmester. Bestyrelsen imødekommer henvendelsen
1 om anmodning om eksklusion af medlem. Bestyrelsen imødekommer ikke henvendelsen
1 om genoptagelse af medlem eskluderet på generalforsamling. Bestyrelsen imødekommer ikke henvendelsen.

Næste møder mv : BM 12. okt og 1. nov, kontortid 7. okt, 4. nov og 2.dec, standerhejsning 30. sept kl 15, intro 30. sept, 4. og 7. okt, frivillige middag 17. nov, julefrokost sundby sejl den 3. dec

Kirsten 9.sept 2017