Beretning til generalforsamling den 26. maj 2015

Det Kolde Gys

Beretning til generalforsamling den 26. maj 2015

Bestyrelsens mål for det forgangne år har været :
– Styrke foreningen internt, prioritering af fællessaunaen, fortsat fremtidssikring af foreningen og sikre, at driften af foreningens faciliteter fungerer.
– Styrke foreningen internt
Bestyrelsen har haft stor fokus på at vi alle føler os som medlemmer, og at vi har fælles ejerskab og ansvar for foreningen og de faciliteter og muligheder vi har.

1. Nye medlemmer
Vi har optaget 547 nye medlemmer, For at sikre at de nye medlemmer fik en god start, og hurtigt følte sig som fuldgyldige og medansvarlige medlemmer af foreningen, har vi udarbejdet en lille side med vores leveregler og afholdt introduktion for alle de nye. Vi har fortalt om foreningens historie, vores kultur, hvad vi gerne vil, vores normer og regler, vores muligheder og tilbud og til slut har der været rundvisning på henholdsvis herre og dameafdeling samt fællesafdeling. Nye medlemmer har kun fået nøglebrik, og dermed adgang til Helgoland, hvis de har været til introduktionsforløb.
Opgaven har været mindre i år, fordi vi etablerede en IT baseret tilmelding til et konkret introhold, hvor der samtidig var betalingsmodul til indmeldelsen, og fordi vi begrænsede perioden til september og oktober. Det har stadig været en stor opgave for bestyrelsen, men vi har fået så mange positive tilbagemeldinger fra både nye som gamle medlemmer, at det har været det hele værd.

2. Fejre enhver anledning
Vi har markeret alle vores traditioner. De fornemste : Standerhejsning, dåb og standerstrygning, de næstfornemste : julefrokost, nytårskur, og så alle de andre anledninger : fuldmåne, byggetilladelse, ny trappe, farvel til mobilsaunaen mv
Vi havde en meget fin dåb og dåbsfest, og det var en glæde at der var så mange skrællinger der blev døbt. Og især at vi også havde 25 års jubilæumsdåb.

3. Kommunikation
Vi har haft et højt orienteringsniveau. Vi har udsendt flere nyhedsbreve til samtlige medlemmer og løbende orienteret på hjemmeside og Facebook. Referater fra bestyrelsesmøder er ligeledes lagt på hjemmesiden. Specielt fsv angår FB har vi prøvet at finde balancen, således at I føler jer veloplyste og ikke overlæsset med fb beskedder.
Bestyrelsen er envejskommunikerende på FB. Vi svarer ikke og kommenterer ikke.
Vi svarer på henvendelser der sendes til vores postkasse, og vi kan træffes til den månedlige kontortid.

4. Mobilsaunaen og gus
Den midlertidige fællessauna og de mange gusarrangementer, har gjort fantastisk meget for vores fællesskab. Der har været en meget stor fælles glæde forbundet med brugen af fællessaunaen, en glæde som i høj grad udspringer af de mange gode gusoplevelser vi har haft sammen.

5. Fælleshuset
Eller kongressen som er det officielle navn, fungerer fint for fælles samvær. Vi har sørget for at der altid er mulighed for at lave kaffe og the, så der er noget at mødes om.

6. Børn
Børn på Helgoland har været en spændende udfordring de senere år. I forbindelse med vedtægtsændringen sidste år, fik bestyrelsen bemyndigelse til at udfærdige retningslinjer for børn. Vi lavede derfor et regelsæt om hvor og hvornår børn kunne være på Helgoland, og at de skulle være medlem, til en symbolsk betaling. Det hjalp rigtig meget på stemningen.
Teambade er imidlertid ikke enig i at der er børn på Helgland udenfor den officielle åbningstid, hvor der ikke er livredere. Vi har derfor haft flere drøftelser, for at finde en løsning så der stadig kan komme børn på Helgoland. Vi har ikke aftalt færdig, men det bliver noget i retning af, at børn fortsat kun må bade på fællesafdelingen, og kun sammen med et voksent medlem, som har taget en opsynsprøve. Vi vil have retningslinjer klar til efteråret. Vi vil fastholde forældre/bedsteforældreansvaret, så det er dem, der skal tage opsynsprøven.

7. Bamsedag
Vi har holdt en enkelt gæstedag, hvor det var muligt for alle medlemmer at tage gæster med.

Den nye fællessauna

Vi besluttede en flot bæredygtig sauna med tangtag på sidste års generalforsamling, og vi gik straks i gang med at realisere projektet. Men da vi kom til september bad arkitekten om at blive frigjort fra opgaven.
Det lykkedes os at finde et andet arkitektfirma, som synes det kunne være spændende at bygge en bæredygtig sauna på den meget fine beliggenhed, som vi jo kunne tilbyde. Vi indgik derfor aftale med arkitektfirmaet H+. H+ er et mellemstort firma.

Tiden var ved at være knap, så vi sagde : næsen i sporet, fasthold det ydre og drop tangtaget. Vi havde ikke arbejdet med det indre på det tidspunkt. H+ kom med et meget spændende forslag om at lade vandet og bølgerne inspirere i det indvendige. Rummet er jo meget langt, og ved at lave bløde bølger/kurver i såvel loft som bænke, og lade bænkene være en integreret del af bygningen, ville vi opnå, at vi ikke sad på en uendelig lang bænke række, men havde lidt mere intimitet.

Det har været en spændende udfordring, for der skulle også være plads til 3 niveauer med en siddedybde på 60 cm, og gusmestrenes dansegulv skulle være så stort, at det kunne klare de store udsving.

Vi valgte at Logik og co skulle bygge saunaen i totalentreprise og at H+ skulle være vores bygherrerådgiver. Så hen over efteråret gik Logik i gang med materialeprøver og byggede modeller af de kurvede bænke med dampbøjede asketræslister. Vi har meget fokus på at saunaen skal leve op til beslutningen om at den skal være bæredygtig. Dels har vi et ansvar for den natur som vi så rigelig nyder på badeanstaten, dels skal vi ikke risikere afgasning fra giftige materialer når vi sidder i saunaen, dels har vi et ansvar over for dem der bygger for os. Ved vores valg af H+ og Logik føler vi at projektet er i gode hænder. Alle ingeniørberegninger og de fornødne arkitekttegninger var klar ved årsskiftet, men byggetilladelsen kom først til april. Der var rigtig mange udfordringer for Logik og H+ og bestyrelsen i den periode, og mange måtte hjælpe os gennem forløbet.

Logik har bygget på saunaen ude på deres værksted i Avedøre gennem et stykke tid og er også i fuld gang på Helgoland.
Vi holder rejsegilde for saunaen torsdag den 28. maj kl 15.00, hvor vi håber at se rigtig mange af jer. Vi skal fejre at vi snart har byens flotteste sauna.
Vi forventer at saunaen er klar til brug fra ca medio september.

Fremtidssikring af foreningen
Vi skal hele tiden forenkle og gøre det lettere at drive foreningen.

1. Betalinger
I år har vi indgået aftale med et bogføringsfirma, som bistår med betalinger, bogføring og medlemsadministrationen.

2. Vi har også muliggjort onlinebetaling af kontingentfornyelse

3. Låse og nøgler
Låsesystemet er dyrt i drift og der har været mange opgaver med at vedligeholde det. Vi har et udmærket samarbejde med Mejlshede, som rykker hurtigt ud når der er noget.
Vi har indgået en serviceaftale vedr. vedligehold,
Vi har også indgået aftale om at medlemmerne kan købe erstatningsnøgler hos Mejlshede. Hvordan, står beskrevet på hjemmesiden.

4. Håndværkeraftaler
Vi har fast tømrerfirma, Esko tømreren og elektrikerfirma, Søren Nielsen tilknyttet. De har nøgle, kender stedet og vi kan nøjes med at ringe, når der er noget
Sundby rengøring gør rent og klarer viceværtopgaver, såsom fjernelse af affald og storskrald mv

Foreningens faciliteter
Vi vedligeholder og udskifter hele tiden og prøver at planlægge, så vi udnytter faciliteterne mest muligt

1. I år er damernes og herrernes omklædningsrum frisket op. Mest damernes. Her har vi også det største slid.
2. Gymnastikredskaberne hos herrerne er blevet udskiftet
3. Vi har fået nyt depot, da springerslottet måtte vige for det nye hus til kystlivredderne
4. Vi har fået lov til at bruge det tidligere livredderrum til omklædning, og har derfor bekostet opsætning af væg ind til Teambades teknikrum.
5. Vi har åbnet op for at man kan tage en gæst med på Lille Helgoland, hvis man skriver i forvejen til dkg@detkoldegys.dk og fortæller hvornår.
6. Vi har udvidet rengøringsaftalen, så toiletter nu rengøres hver dag fra man til fredag.
7. Fællestid. I forbindelse med at der startede byggeri af nyt livredderhus er bademulighederne på fællesafdelingen blevet begrænset. Det falder sammen med at solbaderne og sommerbaderne begynder at komme, og for at imødegå det større pres på især dameafdelingen har vi indført fællestid på visse tidspunkter på dame og herreafdelingerne. Samtidig har vi også ønsket at tilgodese dem der plejer at bade sammen på tværs af køn. Vi har lagt fællestid på herreafd om eftermiddagen, fordi der er det største pres på dameafdelingen, og damerne får dermed mere plads at brede sig på og fællestid på dameafdelingen om aftenen, hvor solbaderne er gået hjem. Fællestid er en midlertidig foranstaltning.

Andre emner
1. Årsregnskabet
Vores samarbejde med de to interne revisorer har været unødigt belastende. Vi er overrasket over deres reaktion, både for så vidt angår form som indhold. Og vi forstår ikke hvad deres bevæggrund er, eller hvad det er de vil opnå.
Vi er ikke enige om hvordan regnskabet skal stilles op.
Revisorerne er af den opfattelse at vores hensættelse på knap 2 mio kr til saunaen ikke er i overensstemmelse med god regnskabsskik og hidtidig praksis. De vil først medtage udgiften når den betales.
Det er vores opfattelse, at det netop er god regnskabsskik og i øvrigt også i overensstemmelse med hidtidig praksis, at medtage de 2 mio kr i dette års regnskab, fordi vi har forpligtet foreningen.
Bestyrelsen ønsker at det skal være tydeligt for medlemmerne, at de 2 mio kr er disponerede.
Vi har haft indkaldt en statsautoriseret revisor til et møde med revisorerne. Den statsautoriserede revisor oplyste, at man kunne gøre det på begge måder og at det i foreninger var mest almindelig at gøre, som bestyrelsen har gjort.
De interne revisorer har på trods heraf påtegnet årsregnskabet med bemærkning om at regnskabet ikke er udarbejdet i overensstemmelse med god regnskabsskik.
Vi anerkender, at der kan være forskellig opfattelser af hvordan man gør, men vi finder det ikke fair, at de interne revisorer siger det ikke er god regnskabsskik og laver påtegning på regnskabet herom. Det er en badeforening, og vi skal være fair overfor hinanden.

2. Nøgletjek
Vi har foretaget en del nøgletjek, og medlemmer der har haft taget gæster med, har mistet deres medlemskab. Der er ingen advarsel. De pågældende kan melde sig ind igen næste gang vi optager nye medlemmer.
Vi oplever desværre også, at der er nogen der får sig snydt ind ved at vifte med en nøglebrik magen til den vi bruger. Dem har vi sagens natur kun kunnet følge til dørs.
Derfor må man kun tager dem med ind, som har en nøglebrik der reagerer med grønt lys på nøglelæseren.

3. Annulleret nøgle
Der var ca 300 der ikke betalte kontingent. Når man ikke betaler, bringer man sit medlemskab til ophør. Vi annullerede nøgler på alle de, der havde bragt deres medlemskab til ophør. Forinden havde vi bombarderet medlemmerne med nyhedsbreve, opslag og facebook opfordringer om at tilmelde sig betalingsservice og betale kontingent og vi havde oprettet en online betalingsmulighed for dem der ikke kunne finde deres girokort. Alligevel var der, og er stadig, en del der kontakter os, for at genoptage deres medlemskab. De henvises til at melde sig ind igen til september. Vi skal kunne afslutte en kontingentopkrævning, og hvis vi dispenserer for den ene skal vi også for den næste, og så kan vi blive ved. Vi er så mange nu, at det bliver for stor en opgave, og hertil kommer, at det er nødvendigt at medlemmerne selv tager ansvar for at sørge for at betale. Der kommer ikke individuelle rykkere.

4. Vi har haft 1 eksklusionssag som blev prøvet på en ekstraordinær generalforsamling i juni måned
5. Hjemmesiden
Vi fik heller ikke en ny hjemmeside i denne periode. Vi har ryddet op i den, men der er stadig plads til forbedringer,
6. Nye byggerier
Vi kommer ikke med forslag til nye byggerier. Vi ønsker fællessaunaen afsluttet, og tid til at vurdere, hvad der er mest påkrævet.

Samarbejder
1. Bestyrelsen
Vi har haft et meget fint samarbejde i bestyrelse, og vi synes det har været sjovt. Vi holder bestyrelsesmøde ca en gang om måneden. Vi fordeler opgaverne imellem os og udnytter og glædes over vores forskelligheder.

2.Teambade
Det er Københavns kommune der ejer badeanstalten, og den bliver driftet af Team Bade i kultur og fritidsforvaltningen. Vi har et meget fint samarbejde med Team Bade. De har en meget positiv tilgang til os, og gør meget for at vi har gode forhold og at anlægget fornyes og vedligeholdes, inden for de rammer der er mulige. Deres bevilling angår drift af badeanstalten om sommeren, og vi kan derfor ikke have forventninger eller krav til anlægget om vinteren. Men alligevel søger de at imødekomme os bedst muligt, og der er derfor skiftet brædder på dækket her i vinter og lige efter pinse kommer der flere nye trapper.

3. Øvrigt
Vi samarbejder med øvrige vinterbadeforeninger i Danmark og nogle af foreningens medlemmer har også kontakt til enkelte udenlandske foreninger. Thomas Frisendal er formand for vinterbadeforeningerne i DK og TF har en suppleantpost i Amager Øst lokaludvalg.
Vi er med i foreningen der driver Flyvefisken, en båd der ligger i Sundby Sejlforening

Tak
Alt det, der er nået, er kun nået, fordi vi er så mange der har bidraget, og fordi vi alle har fået så god opbakning fra hinanden. Alle de små bemærkninger i saunaen, i forbifarten og de positive mails betyder rigtig meget. Tak for dem. Tak for godt samvær.
Tak til hele bestyrelsen, tak for vores samarbejde og fælles ønske om at gøre det bedste
Tak til gusmestrene for jeres store indsats og opmærksomhed på fællesskabet og velværet i foreningen. Tak for al den glæde og oplevelse, I har taget os med i.
Tak til Johny Cash fordi du passer på Lille Helgoland
Tak til morgenholdet for dåben og bistand og sang, hver eneste gang der bliver spurgt
Tak til jer der bidrog ved introduktion af de nye medlemmer
Tak til alle de nye medlemmer, fordi I gerne vil dele Helgoland med os
Tak til alle jer der i det daglige ikke er blege for at svinge svaberen eller tømme affaldskurven
Tak til alle jer der holder af Helgoland og er med til at passe på hende, og på vores forening.

Tak for den udviste tillid i den forgangne periode.

På bestyrelsens vegne
Kirsten Monrad Jensen 22. maj 2015

Fakta og statistik
Bestyrelsen udgør frem til generalforsamlingen
Kirsten Monrad Jensen, valgt som formand maj 2013, modtager genvalg
Thomas Frisendal, valgt som kasserer maj 2014, ikke på valg
Thomas Trier, valgt som bestyrelsesmedlem maj 2013, modtager genvalg
Kirsten Bech, valgt som damerepræsentant maj 2013, modtager genvalg, som bestyrelsesmedlem
Jan Houman, valgt som herrerepræsentant maj 2014, udtræder af bestyrelsen
Jørn Johansen, valgt som bestyrelsesmedlem maj 2014, ikke på valg
Per Nørgaard, valgt som bestyrelsesmedlem maj 2014, modtager genvalg

  • Bestyrelsen har holdt 12 bestyrelsesmøder, referater ligger på hjemmesiden
  • udsendt 6 nyhedsbreve til samtlige medlemmer
  • lagt bunker af informationer på hjemmeside og FB
  • holdt åbent kontor den første lørdag i måneden på Helgoland
  • holdt 11 introduktionsforløb for nye medlemmer
  • svaret på utallige mails

Medlemsantal
Vi er 3.774 medlemmer, heraf 126 børnemedlemmer.