Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 maj 2015 – Det Kolde Gys

Referat af ordinær generalforsamling i Det Kolde gys (DKG) den 26. maj 2015

Den ordinære generalforsamling 2015 i Vikingeforeningen Det Kolde Gys blev afholdt i Amager Bio og startede kl. 19.00. Der mødte 121 medlemmer op.

Der var følgende dagsorden

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Valg af 4 stemmetællere
4. Bestyrelsens beretning
5. Godkendelse af årsregnskab 2014/15
6. Budget 2015/16, herunder fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr. Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 600 kr. årligt og uændret indmeldelsesgebyr på 800 kr.
7. Valg af formand. Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg.
8. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer. Jan Houmand udtræder af bestyrelsen. Kirsten Bech, Thomas Trier og Per Nørgaard modtager genvalg for en 2-årig periode. Dorrit Erlandsson modtager valg for en 1-årig periode.
9. Valg af 2 interne revisorer
10. Eventuelt

Formand, Kirsten Monrad Jensen, bød velkommen.

Formanden bad forsamlingen om at holde et minuts stilhed for at mindes Helle Magnussen, Inge Jensen, Lene Toft Andersen, Peter Dam, Tom Peter Benda, Troels Bjerre Nielsen og Roar Rasmussen, som var gået bort inden for det seneste år.

Formanden præsenterede kort bestyrelsen, advokat Knud-Erik Kofoed, advokat Sarah Fisker Vissing og statsautoriseret revisor Michael Vejgaard Hansen for generalforsamlingen.

Herefter blev der sunget fællessang under ledelse af morgenholdet.

Formanden gav ordet givet videre til ceremonimesteren, Anders Hjorth, for at hædre årets jubilarer.

50 års jubilar
Anne Reuss

40 års jubilarer
Lizzie Madsen, Hanne Leeher, Knud Lyhne, Igal Golan, Kjeld Andreasen
Golan var til stede og fik en nål.

25 års jubilarer
Champagne Knud var blevet 90 år. Han havde haft besøg af Neptun og ceremonimester og fik en Gul enke.
Vibe ”Søfryd” var til stede og fik en nål.
Pia ”Visna”

Alle jubilarerne blev hyldet af generalforsamlingen.

Ad 1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog advokat Knud-Erik Kofoed som dirigent. Advokat Knud-Erik Kofoed blev valgt som dirigent uden modkandidater.

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i henhold til § 7 i foreningens vedtægter til behandling af den udsendte dagsorden, og at generalforsamlingen var beslutningsdygtig.

Dirigenten oplyste, at eventuelle afstemninger ville blive afgjort ved simpelt flertal, og at afstemningsformen som udgangspunkt ville foregå ved håndsoprækning, men at der ved personvalg skulle ske skriftlig afstemning i henhold til vedtægterne.

Ad 2. Valg af referent

Bestyrelsen foreslog advokat Sarah Fisker Vissing som referent. Advokat Sarah Fisker Vissing blev valgt som referent uden modkandidater.

Ad 3. Valg af 4 stemmetællere

Birthe Rasmussen, Maibritt Nilsson, Erling Strudsholm og Dorthe Marhauer blev valgt som stemmetællere.

Ad 4. Bestyrelsens beretning

Formanden henviste indledningsvist til den omfattende skriftlige beretning, som var udsendt til alle, og berettede herefter overordnet om begivenhederne i det forløbne år.

Formanden understregede det privilegium, som et medlemskab af DKG er. Der er et godt sammenhold i foreningen, og det har været et godt år.

DKG havde budt velkommen til ca. 550 nye medlemmer. De nye medlemmer var hurtigt gledet ind og var glade for den modtagelse, de havde fået.

Foreningen havde i det forløbne år været gode til at fejre alle begivenheder, og formanden rettede en særlig tak til gusmestrene, der havde gjort en stor indsats for det fælles samvær. Gusmestrene modtog applaus fra generalforsamlingen.

Foreningen ville i løbet af næste år holde to gæstedage, hvor medlemmerne må tage gæster med.

Den nye fællessauna var blevet en større udfordring end forventet, men det havde været det hele arbejdet værd. Den ene arkitekt efter den anden var faldet fra, og bestyrelsen var derfor nødt til at følge et andet spor end det første planlagte med tangtag. Opførelsen af fællessaunaen var i fuld gang, og torsdag den 28. maj 2015 vil der være rejsegilde med mad og drikke. Formanden opfordrede medlemmerne til at deltage i rejsegildet.

Bestyrelsen havde haft en del udfordringer med saunaen. Kommunen godkendte dog efter nogle flere drøftelser fællessaunaen som en uopvarmet bygning, og fællessaunaen skulle derfor ikke leve op til alle kommunens oprindelige krav.

Der blev vist et billede af saunabænken, og generalforsamlingen udtrykte stor begejstring for bænkens udformning. Bænken er lavet af asketræ, og alt bliver så vidt muligt lavet i bæredygtigt materiale.

Bestyrelsen forventer, at der i fremtiden vil komme flere byggearbejder på Helgoland, men på nuværende tidspunkt vil bestyrelsen ikke komme med forslag til, hvad den næste bygning skal være. Der skal ro på efter det store byggeprojekt, og den nye bygning skal nydes og give inspiration til det næste projekt.

Samarbejdet med TeamBade har været meget positivt, og TeamBade har støttet op om projektet.

Bestyrelsen arbejder konsekvent med at fremtidssikre foreningen. Det er nødvendigt at gøre det nemt for bestyrelsen, så der er medlemmer til at bære bestyrelsens arbejde videre.

Formanden afsluttede sin beretning med at rette en tak til alle, der har bidraget til årets resultater.

Der var herefter mulighed for at kommentere årsberetningen.

Ole Pedersen var nyt medlem af foreningen. Han rettede en tak til bestyrelsen og det omfattende arbejde, som bestyrelsen udførte. Det var vigtigt at anerkende det omfattende frivillige arbejde, som bestyrelsen udførte.

Han opfordrede samtidig bestyrelsen til at gøre mere ud af den eksterne kommunikation, hvor foreningen burde fortælle omverdenen om DKG. Dette kunne bl.a. ske via Amager Røsten (hvor Ole Pedersen er redaktør). Han opfordrede bestyrelsen til at lave en notits om situationen i DKG og bringe det videre i Amager Røsten, der udkommer 4 gange årligt.

Britta Genét præsenterede sig som såkaldt ”retromedlem”. Hun havde været væk i nogen tid men var nu retur og var glad for at være tilbage.

Britta Genét spurgte, om det var den korrekte fremgangsmåde, at et medlem blev meldt ud, hvis der var gået noget galt med betalingen af kontingentet, og medlemmet ikke nåede at opdage det tids nok til at rette fejlen.

Dirigenten forklarede, at det er op til foreningen selv at beslutte, hvad reaktionen på manglende betaling skal være. Af § 4 i foreningens vedtægter fremgår det, at det er medlemmets eget ansvar at betale kontingentet til tiden, og at medlemskabet ved manglende/forsinket betaling automatisk ville gå tabt.

Britta Genét spurgte endvidere, hvornår kontingentet forfaldt til betaling, da hun ikke kunne se dette på sin PBS-oversigt. Dirigenten svarede hertil, at det fremgår af vedtægterne, at kontingentet skal være betalt inden den 1. oktober, da medlemskabet ellers fortabes.

Formanden forklarede, at der ikke – udover generelle remindere på Facebook, hjemmesiden og evt. nyhedsbreve – ville komme remindere fra bestyrelsens side vedrørende manglende betaling.

Årsberetningen fra formanden blev derefter taget til efterretning med applaus.

Ad 5. Godkendelse af årsregnskab 2014/15

Thomas Frisendal fremlagde årsregnskabet for 2014/15, som udviste et underskud på 867.005,36 kr.

Elforbruget til mobilsaunaen var dyrere end beregnet, og bestyrelsen var derfor spændt på at se, hvad det fremtidige forbrug ville være.

Det ville komme til at koste godt 2 mio. kr. at bygge fællessaunaen. Nordea havde givet et tilskud på 100.000 kr., som allerede var modregnet i byggeomkostningerne.

Der havde været store omkostninger forbundet med udskiftning og vedligeholdelse af låse og nøgler. De nye låse ville blive lavet i rustfrit stål for på den måde at forlænge holdbarheden. Udgifterne vil derfor på sigt blive mindre.

Foreningens interne revisorer havde gennemgået regnskabet og konstateret, at beholdningerne var til stede, ligesom bilagene var blevet tjekket.

I de interne revisorers påtegning var en bemærkning om, at revisorerne ikke anså regnskabet for at overholde god regnskabsskik, da byggeomkostningerne til fællessaunaen på ca. 2 mio. kr. efter de interne revisorers vurdering ikke burde hensættes som skyldige omkostninger i årsregnskabet for 2014/15, men derimod udgiftsføres i det regnskabsår, hvor omkostningerne reelt bliver afholdt, og byggeriet er færdigt.

Bestyrelsen har valgt at hensætte det fulde beløb i årsregnskabet for 2014/15 for at give foreningen et retvisende indtryk af, hvad foreningen har af økonomiske forpligtelser. Foreningen er blevet forpligtet på tidspunktet, hvor foreningen har underskrevet kontrakten med entreprenøren, hvilket er sket i regnskabsåret 2014/15. Denne fremgangsmåde har været anvendt hidtil i foreningen.

De interne revisorers påtegning om overtrædelse af god regnskabskik så bestyrelsen alvorligt på, og derfor tog bestyrelsen kontakt til statsautoriseret revisor Michael Vejgaard Hansen, som har haft adgang til foreningens konti m.v. Michael Vejgaard Hansen har lavet en påtegning, om at regnskabet efter hans vurdering opfylder god regnskabskik.

Derudover havde de interne revisorers påtegning en bemærkning om, at en del af foreningens bankindeståender oversteg 100.000 euros grænsen for statsgarantien. Da foreningen skal betale en del omkostninger inden for den nærmeste fremtid, vil de likvide beholdninger komme under beløbsgrænsen, og bestyrelsen vil derfor ikke gøre yderligere ved dette forhold. De beholdninger, der oversteg grænsen, indestår i Danske Bank og Nordea.

Et medlem spurgte, hvorfor indtægter var markeret med et minus i regnskabet. Hertil svarede Thomas Frisendal, at regnskabet var en direkte udskrift af foreningens regnskabsprogram, hvilket var begrundelsen for, at indtægter var markeret med et minus foran.

Dirigenten åbnede herefter for bemærkninger til årsregnskabet.

Hanne Damm (intern revisor) mente ikke, at det var logisk at udgiftsføre et beløb, der ikke var blevet afholdt endnu. Beløbet burde blot være medtaget i næste års budget, således at foreningen var orienteret om, at beløbet skulle afholdes.

Hanne Damm havde ikke forventet, at påtegningen ville skabe så meget røre. Hanne Damm ønskede, at foreningen fremover havde klare retningslinjer for regnskabspraksis. Foreningen burde overveje at indhente professionel bistand til regnskabet.

Jørgen Melskens havde tidligere været kasserer og revisor i foreningen. I den periode var der blevet lavet omklædningsrum. Da disse blev lavet, udgiftsførte foreningen beløbet, allerede da kontrakten var blevet underskrevet, og forpligtelsen var skabt. Når kontrakten var blevet underskrevet, havde foreningen også regnskabsmæssigt brugt beløbet, og det skulle derfor registreres som skyldige omkostninger. Bestyrelsens fremgangsmåde var således i orden og i tråd med tidligere praksis i foreningen.

Kirsten Monrad Jensen kommenterede, at der efter hendes vurdering var rigelig professionalisme i bestyrelsen til at udarbejde regnskabet.

Hanne Damm præciserede, at det ikke var bestyrelsen, men derimod revisorerne, der kunne have brug for professionel sparring.

Henrik Påske mente, at de interne revisorer manglede en referenceramme, og han opfordrede til, at foreningen beskrev den anvendte regnskabspraksis i regnskabet.

Thomas Frisendal mente ikke, at en beskrivelse af regnskabspraksis var nødvendig, da foreningen fulgte samme praksis som tidligere.

Viggo Christiansen kunne ikke forstå, hvorfor Brian Olsen og Thomas Frisendal ikke havde klaret forholdet inden generalforsamlingen. Han mente, at der var tale om en petitesse.

Årsregnskabet blev herefter godkendt med overvældende flertal. 7 ønskede ikke at afgive stemme.

Ad 6. Budget 2015/16, herunder fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr. Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 600 kr. årligt og uændret indmeldelsesgebyr på 800 kr.

Thomas Frisendal gennemgik budgettet for 2015/16, hvor kontingent og indmeldelsesgebyr var uændret.

Bestyrelsen har budgetteret med en større omkostning til lokaler, ligesom bestyrelsen har en forventning om, at den nye fællessauna vil medføre en stigning i el-udgifterne.

Budgettet viste et forventet overskud på lige under ½ mio. kr. og en egenkapital på 2,4 mio. kr.

Dirigenten åbnede herefter for bemærkninger til budgettet.

Johnny Cash nævnte, at der havde været mange spørgsmål til, om der kunne blive lagt nyt gulvtæppe/plastik og gulv på ”Lille Helgoland”, da flere medlemmer havde klaget over træk.

Britta Genét efterspurgte en post til sikkerhed, da hun to gange havde hjulpet med at forbinde medlemmer, der var faldet. Begge gange var Falck-kasserne ikke opfyldt tilstrækkeligt. Hun opfordrede bestyrelsen til at tegne et Falck-abonnement for at sikre, at kasserne var fyldt op.

Thomas Trier bemærkede, at Jørgen havde lavet førstehjælpskasser til alle afdelingerne, men disse blev desværre hurtigt tømt.

Lola Nielsen kunne også huske, hvor ofte Falck-kasserne blev tømt. Hun gjorde samtidig medlemmerne opmærksomme på, at Netto ofte har billige førstehjælpsremedier, og hun opfordrede medlemmerne til selv at købe disse.

Budgettet med det uændrede kontingent og indmeldelsesgebyr blev vedtaget med stort flertal. 2 valgte ikke at stemme.

Ad 7. Valg af formand. Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg.

Kirsten Monrad Jensen blev valgt uden modkandidater og med applaus for en ny 2-årig periode.

Ad 8. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer

Jan Houmand udtrådte af bestyrelsen.

Kirsten Bech, Thomas Trier og Per Nørgaard blev alle genvalgt for en 2-årig periode uden modkandidater og med applaus.

Dorrit Erlandsson stillede op for en 1-årig periode og præsenterede kort sig selv. Da der ikke var nogen modkandidater, blev Dorrit Erlandsson valgt ind i bestyrelsen med applaus.

Bestyrelsen består herefter af

Kirsten Monrad Jensen, formand (på valg i 2017)
Thomas Frisendal, kasserer (på valg i 2016)
Thomas C. Trier (på valg i 2017)
Kirsten Bech (på valg i 2017)
Jørn Johansen (på valg i 2016)
Per Nørgaard Andersen (på valg i 2017)
Dorrit Erlandsson (på valg i 2016)

Ad 9. Valg af to interne revisorer

Niels Hald havde tidligere været intern revisor i foreningen. Han foreslog Lis Meyer og Anders Hjorth som interne revisorer.

Anders Hjort og Lis Meyer var begge villige til at opstille som interne revisorer, og de blev valgt uden modkandidater og med applaus.

Ad 10. Eventuelt

Dirigenten nævnte kort, at der ikke var indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen.

Nina Sindal bemærkede, at flere af kvinderne havde opdaget, at herrerne havde nogle redskaber i herreafdelingen. Hun bad bestyrelsen overveje, om kvinderne også kunne få nogle redskaber, herunder fx en motionscykel, en crosstrainer og/eller en bøjle til mavebøjninger. Dette blev noteret af bestyrelsen.

Dirigenten takkede for en god generalforsamling kl. 21.10.

Formanden sluttede af med at sige tak til Jan Houmand for hans indsats i bestyrelsen.

Dirigent: advokat Knud-Erik Kofoed
Formand: Kirsten Monrad Jensen
Referent: advokat Sarah Fisker Vissing

Du kan download det underskrevne referat i PDF-format, her: Referat af ordinær generalforsamling i Det Kolde gys (DKG) den 26. maj 2015

Beretning til generalforsamling den 26. maj 2015

Det Kolde Gys

Beretning til generalforsamling den 26. maj 2015

Bestyrelsens mål for det forgangne år har været :
– Styrke foreningen internt, prioritering af fællessaunaen, fortsat fremtidssikring af foreningen og sikre, at driften af foreningens faciliteter fungerer.
– Styrke foreningen internt
Bestyrelsen har haft stor fokus på at vi alle føler os som medlemmer, og at vi har fælles ejerskab og ansvar for foreningen og de faciliteter og muligheder vi har.

1. Nye medlemmer
Vi har optaget 547 nye medlemmer, For at sikre at de nye medlemmer fik en god start, og hurtigt følte sig som fuldgyldige og medansvarlige medlemmer af foreningen, har vi udarbejdet en lille side med vores leveregler og afholdt introduktion for alle de nye. Vi har fortalt om foreningens historie, vores kultur, hvad vi gerne vil, vores normer og regler, vores muligheder og tilbud og til slut har der været rundvisning på henholdsvis herre og dameafdeling samt fællesafdeling. Nye medlemmer har kun fået nøglebrik, og dermed adgang til Helgoland, hvis de har været til introduktionsforløb.
Opgaven har været mindre i år, fordi vi etablerede en IT baseret tilmelding til et konkret introhold, hvor der samtidig var betalingsmodul til indmeldelsen, og fordi vi begrænsede perioden til september og oktober. Det har stadig været en stor opgave for bestyrelsen, men vi har fået så mange positive tilbagemeldinger fra både nye som gamle medlemmer, at det har været det hele værd.

2. Fejre enhver anledning
Vi har markeret alle vores traditioner. De fornemste : Standerhejsning, dåb og standerstrygning, de næstfornemste : julefrokost, nytårskur, og så alle de andre anledninger : fuldmåne, byggetilladelse, ny trappe, farvel til mobilsaunaen mv
Vi havde en meget fin dåb og dåbsfest, og det var en glæde at der var så mange skrællinger der blev døbt. Og især at vi også havde 25 års jubilæumsdåb.

3. Kommunikation
Vi har haft et højt orienteringsniveau. Vi har udsendt flere nyhedsbreve til samtlige medlemmer og løbende orienteret på hjemmeside og Facebook. Referater fra bestyrelsesmøder er ligeledes lagt på hjemmesiden. Specielt fsv angår FB har vi prøvet at finde balancen, således at I føler jer veloplyste og ikke overlæsset med fb beskedder.
Bestyrelsen er envejskommunikerende på FB. Vi svarer ikke og kommenterer ikke.
Vi svarer på henvendelser der sendes til vores postkasse, og vi kan træffes til den månedlige kontortid.

4. Mobilsaunaen og gus
Den midlertidige fællessauna og de mange gusarrangementer, har gjort fantastisk meget for vores fællesskab. Der har været en meget stor fælles glæde forbundet med brugen af fællessaunaen, en glæde som i høj grad udspringer af de mange gode gusoplevelser vi har haft sammen.

5. Fælleshuset
Eller kongressen som er det officielle navn, fungerer fint for fælles samvær. Vi har sørget for at der altid er mulighed for at lave kaffe og the, så der er noget at mødes om.

6. Børn
Børn på Helgoland har været en spændende udfordring de senere år. I forbindelse med vedtægtsændringen sidste år, fik bestyrelsen bemyndigelse til at udfærdige retningslinjer for børn. Vi lavede derfor et regelsæt om hvor og hvornår børn kunne være på Helgoland, og at de skulle være medlem, til en symbolsk betaling. Det hjalp rigtig meget på stemningen.
Teambade er imidlertid ikke enig i at der er børn på Helgland udenfor den officielle åbningstid, hvor der ikke er livredere. Vi har derfor haft flere drøftelser, for at finde en løsning så der stadig kan komme børn på Helgoland. Vi har ikke aftalt færdig, men det bliver noget i retning af, at børn fortsat kun må bade på fællesafdelingen, og kun sammen med et voksent medlem, som har taget en opsynsprøve. Vi vil have retningslinjer klar til efteråret. Vi vil fastholde forældre/bedsteforældreansvaret, så det er dem, der skal tage opsynsprøven.

7. Bamsedag
Vi har holdt en enkelt gæstedag, hvor det var muligt for alle medlemmer at tage gæster med.

Den nye fællessauna

Vi besluttede en flot bæredygtig sauna med tangtag på sidste års generalforsamling, og vi gik straks i gang med at realisere projektet. Men da vi kom til september bad arkitekten om at blive frigjort fra opgaven.
Det lykkedes os at finde et andet arkitektfirma, som synes det kunne være spændende at bygge en bæredygtig sauna på den meget fine beliggenhed, som vi jo kunne tilbyde. Vi indgik derfor aftale med arkitektfirmaet H+. H+ er et mellemstort firma.

Tiden var ved at være knap, så vi sagde : næsen i sporet, fasthold det ydre og drop tangtaget. Vi havde ikke arbejdet med det indre på det tidspunkt. H+ kom med et meget spændende forslag om at lade vandet og bølgerne inspirere i det indvendige. Rummet er jo meget langt, og ved at lave bløde bølger/kurver i såvel loft som bænke, og lade bænkene være en integreret del af bygningen, ville vi opnå, at vi ikke sad på en uendelig lang bænke række, men havde lidt mere intimitet.

Det har været en spændende udfordring, for der skulle også være plads til 3 niveauer med en siddedybde på 60 cm, og gusmestrenes dansegulv skulle være så stort, at det kunne klare de store udsving.

Vi valgte at Logik og co skulle bygge saunaen i totalentreprise og at H+ skulle være vores bygherrerådgiver. Så hen over efteråret gik Logik i gang med materialeprøver og byggede modeller af de kurvede bænke med dampbøjede asketræslister. Vi har meget fokus på at saunaen skal leve op til beslutningen om at den skal være bæredygtig. Dels har vi et ansvar for den natur som vi så rigelig nyder på badeanstaten, dels skal vi ikke risikere afgasning fra giftige materialer når vi sidder i saunaen, dels har vi et ansvar over for dem der bygger for os. Ved vores valg af H+ og Logik føler vi at projektet er i gode hænder. Alle ingeniørberegninger og de fornødne arkitekttegninger var klar ved årsskiftet, men byggetilladelsen kom først til april. Der var rigtig mange udfordringer for Logik og H+ og bestyrelsen i den periode, og mange måtte hjælpe os gennem forløbet.

Logik har bygget på saunaen ude på deres værksted i Avedøre gennem et stykke tid og er også i fuld gang på Helgoland.
Vi holder rejsegilde for saunaen torsdag den 28. maj kl 15.00, hvor vi håber at se rigtig mange af jer. Vi skal fejre at vi snart har byens flotteste sauna.
Vi forventer at saunaen er klar til brug fra ca medio september.

Fremtidssikring af foreningen
Vi skal hele tiden forenkle og gøre det lettere at drive foreningen.

1. Betalinger
I år har vi indgået aftale med et bogføringsfirma, som bistår med betalinger, bogføring og medlemsadministrationen.

2. Vi har også muliggjort onlinebetaling af kontingentfornyelse

3. Låse og nøgler
Låsesystemet er dyrt i drift og der har været mange opgaver med at vedligeholde det. Vi har et udmærket samarbejde med Mejlshede, som rykker hurtigt ud når der er noget.
Vi har indgået en serviceaftale vedr. vedligehold,
Vi har også indgået aftale om at medlemmerne kan købe erstatningsnøgler hos Mejlshede. Hvordan, står beskrevet på hjemmesiden.

4. Håndværkeraftaler
Vi har fast tømrerfirma, Esko tømreren og elektrikerfirma, Søren Nielsen tilknyttet. De har nøgle, kender stedet og vi kan nøjes med at ringe, når der er noget
Sundby rengøring gør rent og klarer viceværtopgaver, såsom fjernelse af affald og storskrald mv

Foreningens faciliteter
Vi vedligeholder og udskifter hele tiden og prøver at planlægge, så vi udnytter faciliteterne mest muligt

1. I år er damernes og herrernes omklædningsrum frisket op. Mest damernes. Her har vi også det største slid.
2. Gymnastikredskaberne hos herrerne er blevet udskiftet
3. Vi har fået nyt depot, da springerslottet måtte vige for det nye hus til kystlivredderne
4. Vi har fået lov til at bruge det tidligere livredderrum til omklædning, og har derfor bekostet opsætning af væg ind til Teambades teknikrum.
5. Vi har åbnet op for at man kan tage en gæst med på Lille Helgoland, hvis man skriver i forvejen til dkg@detkoldegys.dk og fortæller hvornår.
6. Vi har udvidet rengøringsaftalen, så toiletter nu rengøres hver dag fra man til fredag.
7. Fællestid. I forbindelse med at der startede byggeri af nyt livredderhus er bademulighederne på fællesafdelingen blevet begrænset. Det falder sammen med at solbaderne og sommerbaderne begynder at komme, og for at imødegå det større pres på især dameafdelingen har vi indført fællestid på visse tidspunkter på dame og herreafdelingerne. Samtidig har vi også ønsket at tilgodese dem der plejer at bade sammen på tværs af køn. Vi har lagt fællestid på herreafd om eftermiddagen, fordi der er det største pres på dameafdelingen, og damerne får dermed mere plads at brede sig på og fællestid på dameafdelingen om aftenen, hvor solbaderne er gået hjem. Fællestid er en midlertidig foranstaltning.

Andre emner
1. Årsregnskabet
Vores samarbejde med de to interne revisorer har været unødigt belastende. Vi er overrasket over deres reaktion, både for så vidt angår form som indhold. Og vi forstår ikke hvad deres bevæggrund er, eller hvad det er de vil opnå.
Vi er ikke enige om hvordan regnskabet skal stilles op.
Revisorerne er af den opfattelse at vores hensættelse på knap 2 mio kr til saunaen ikke er i overensstemmelse med god regnskabsskik og hidtidig praksis. De vil først medtage udgiften når den betales.
Det er vores opfattelse, at det netop er god regnskabsskik og i øvrigt også i overensstemmelse med hidtidig praksis, at medtage de 2 mio kr i dette års regnskab, fordi vi har forpligtet foreningen.
Bestyrelsen ønsker at det skal være tydeligt for medlemmerne, at de 2 mio kr er disponerede.
Vi har haft indkaldt en statsautoriseret revisor til et møde med revisorerne. Den statsautoriserede revisor oplyste, at man kunne gøre det på begge måder og at det i foreninger var mest almindelig at gøre, som bestyrelsen har gjort.
De interne revisorer har på trods heraf påtegnet årsregnskabet med bemærkning om at regnskabet ikke er udarbejdet i overensstemmelse med god regnskabsskik.
Vi anerkender, at der kan være forskellig opfattelser af hvordan man gør, men vi finder det ikke fair, at de interne revisorer siger det ikke er god regnskabsskik og laver påtegning på regnskabet herom. Det er en badeforening, og vi skal være fair overfor hinanden.

2. Nøgletjek
Vi har foretaget en del nøgletjek, og medlemmer der har haft taget gæster med, har mistet deres medlemskab. Der er ingen advarsel. De pågældende kan melde sig ind igen næste gang vi optager nye medlemmer.
Vi oplever desværre også, at der er nogen der får sig snydt ind ved at vifte med en nøglebrik magen til den vi bruger. Dem har vi sagens natur kun kunnet følge til dørs.
Derfor må man kun tager dem med ind, som har en nøglebrik der reagerer med grønt lys på nøglelæseren.

3. Annulleret nøgle
Der var ca 300 der ikke betalte kontingent. Når man ikke betaler, bringer man sit medlemskab til ophør. Vi annullerede nøgler på alle de, der havde bragt deres medlemskab til ophør. Forinden havde vi bombarderet medlemmerne med nyhedsbreve, opslag og facebook opfordringer om at tilmelde sig betalingsservice og betale kontingent og vi havde oprettet en online betalingsmulighed for dem der ikke kunne finde deres girokort. Alligevel var der, og er stadig, en del der kontakter os, for at genoptage deres medlemskab. De henvises til at melde sig ind igen til september. Vi skal kunne afslutte en kontingentopkrævning, og hvis vi dispenserer for den ene skal vi også for den næste, og så kan vi blive ved. Vi er så mange nu, at det bliver for stor en opgave, og hertil kommer, at det er nødvendigt at medlemmerne selv tager ansvar for at sørge for at betale. Der kommer ikke individuelle rykkere.

4. Vi har haft 1 eksklusionssag som blev prøvet på en ekstraordinær generalforsamling i juni måned
5. Hjemmesiden
Vi fik heller ikke en ny hjemmeside i denne periode. Vi har ryddet op i den, men der er stadig plads til forbedringer,
6. Nye byggerier
Vi kommer ikke med forslag til nye byggerier. Vi ønsker fællessaunaen afsluttet, og tid til at vurdere, hvad der er mest påkrævet.

Samarbejder
1. Bestyrelsen
Vi har haft et meget fint samarbejde i bestyrelse, og vi synes det har været sjovt. Vi holder bestyrelsesmøde ca en gang om måneden. Vi fordeler opgaverne imellem os og udnytter og glædes over vores forskelligheder.

2.Teambade
Det er Københavns kommune der ejer badeanstalten, og den bliver driftet af Team Bade i kultur og fritidsforvaltningen. Vi har et meget fint samarbejde med Team Bade. De har en meget positiv tilgang til os, og gør meget for at vi har gode forhold og at anlægget fornyes og vedligeholdes, inden for de rammer der er mulige. Deres bevilling angår drift af badeanstalten om sommeren, og vi kan derfor ikke have forventninger eller krav til anlægget om vinteren. Men alligevel søger de at imødekomme os bedst muligt, og der er derfor skiftet brædder på dækket her i vinter og lige efter pinse kommer der flere nye trapper.

3. Øvrigt
Vi samarbejder med øvrige vinterbadeforeninger i Danmark og nogle af foreningens medlemmer har også kontakt til enkelte udenlandske foreninger. Thomas Frisendal er formand for vinterbadeforeningerne i DK og TF har en suppleantpost i Amager Øst lokaludvalg.
Vi er med i foreningen der driver Flyvefisken, en båd der ligger i Sundby Sejlforening

Tak
Alt det, der er nået, er kun nået, fordi vi er så mange der har bidraget, og fordi vi alle har fået så god opbakning fra hinanden. Alle de små bemærkninger i saunaen, i forbifarten og de positive mails betyder rigtig meget. Tak for dem. Tak for godt samvær.
Tak til hele bestyrelsen, tak for vores samarbejde og fælles ønske om at gøre det bedste
Tak til gusmestrene for jeres store indsats og opmærksomhed på fællesskabet og velværet i foreningen. Tak for al den glæde og oplevelse, I har taget os med i.
Tak til Johny Cash fordi du passer på Lille Helgoland
Tak til morgenholdet for dåben og bistand og sang, hver eneste gang der bliver spurgt
Tak til jer der bidrog ved introduktion af de nye medlemmer
Tak til alle de nye medlemmer, fordi I gerne vil dele Helgoland med os
Tak til alle jer der i det daglige ikke er blege for at svinge svaberen eller tømme affaldskurven
Tak til alle jer der holder af Helgoland og er med til at passe på hende, og på vores forening.

Tak for den udviste tillid i den forgangne periode.

På bestyrelsens vegne
Kirsten Monrad Jensen 22. maj 2015

Fakta og statistik
Bestyrelsen udgør frem til generalforsamlingen
Kirsten Monrad Jensen, valgt som formand maj 2013, modtager genvalg
Thomas Frisendal, valgt som kasserer maj 2014, ikke på valg
Thomas Trier, valgt som bestyrelsesmedlem maj 2013, modtager genvalg
Kirsten Bech, valgt som damerepræsentant maj 2013, modtager genvalg, som bestyrelsesmedlem
Jan Houman, valgt som herrerepræsentant maj 2014, udtræder af bestyrelsen
Jørn Johansen, valgt som bestyrelsesmedlem maj 2014, ikke på valg
Per Nørgaard, valgt som bestyrelsesmedlem maj 2014, modtager genvalg

  • Bestyrelsen har holdt 12 bestyrelsesmøder, referater ligger på hjemmesiden
  • udsendt 6 nyhedsbreve til samtlige medlemmer
  • lagt bunker af informationer på hjemmeside og FB
  • holdt åbent kontor den første lørdag i måneden på Helgoland
  • holdt 11 introduktionsforløb for nye medlemmer
  • svaret på utallige mails

Medlemsantal
Vi er 3.774 medlemmer, heraf 126 børnemedlemmer.

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 26. maj 2015

Dagsorden til Ordinær generalforsamling i Det Kolde Gys
Tirsdag den 26. maj 2015 kl 19.00, i Amager Bio, Øresundsvej 6, 2300 København S

1) Valg af dirigent, bestyrelsen foreslår ekstern dirigent
2) Valg af referent, bestyrelsen foreslår ekstern referent
3) Valg af 4 stemmetæller
4) Bestyrelsens beretning
5) Godkendelse af årsregnskab 2014/15
6) Budget 2015/16, herunder fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr. Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 600 kr årligt og uændret indmeldelsesgebyr på 800 kr
7) Valg af formand. Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg.
8) Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer. Jan Houmann udtræder af bestyrelsen. Kirsten Bech, Thomas Trier og Per Nørgaard modtager genvalg for en 2-årig periode. Dorrit Erlandsson modtager valg for en 1-årig periode.
9) Valg af 2 interne revisorer
10) Eventuelt

Generalforsamlingen stopper senest kl 22.00
Kom i god tid, så der er tid til registrering, udlevering af stemmesedler og især snak med hinanden. Vi serverer sandwich og vand.
Generalforsamlingen indledes med en sang under ledelse af morgenholdet.
På bestyrelsens vegne
Kirsten Monrad Jensen

Materiale til generalforsamlingen:
Endelig dagsorden: DKG gf 2015 endelig dagsorden
Årsregnskab 2014/2015: Årsregnskab20142015EndeligVersion
Budget 2015/2016: Budget2015-2016 2015-05-19
Beretning 2014/2015: Beretning til generalforsamling den 26. maj 2015

Referat af bestyrelsesmøde den 7. maj 2015 kl 18.00

Deltagere : Jørn, 2 x Kirsten, 2x Thomas. Afbud fra Brille og Per

Dagsorden :

  • Generalforsamling 26. maj
  • Regnskab og revision
  • Forslag til gf
  • Kandidat til bestyrelsen
  • Standerstrygning 11. maj
  • Ny sauna status
  • Status og opdatering generelt
  • Dato næste møde

Ad 1
Vi gennemgik samtlige opgaver i forbindelse med generalforsamlingen. Der er udarbejdet en to do liste til bestyrelsens medlemmer med navn på de enkelte opgaver.
Ad 2.
Der var afholdt revision aftenen i forvejen. De interne revisorer havde forinden sendt mail om at de ikke fandt regnskabet retvisende, fordi der var medtaget udgift på 2 mio kr til sauna og 70.000 kr til depot under skyldige omkostninger/ hensættelser.
Det var bestyrelsen slet ikke enig i.
Bestyrelsen har medtaget de to beløb, fordi vi har disponeret over dem, og fordi det skal være synligt for medlemmerne at pengene er brugt
Da vi fandt det helt urimeligt at revisorerne på forhånd havde meldt ud at de ikke fandt regnskabet retvisende, pga uenighed om opstilling af regnskabet, havde vi bedt en statsautoriseret revisor om at deltage i mødet.
Den eksterne revisor oplyste, at der ikke fandtes regler på området, at foreningen ikke er omfattet af årsregnskabsloven, at vi kunne gøre hvad vi selv fandt bedst og at de fleste foreninger gjorde som os og medtog udgiften under skyldig omkostning/hensættelse i årsregnskabet, når bestyrelsen havde indgået en forpligtende aftale. Netop for at skabe synlighed.
Der udspandt sig herefter en diskussion om hvad der har været sædvanlig praksis i foreningen. Heller ikke på det punkt kunne der opnås enighed med de interne revisorer.
Det er bestyrelsen der opstiller regnskabet, og det er derfor bestyrelsen der vælger, hvordan den vil oplyse medlemmerne om foreningens forpligtelser.
Det er bestyrelsens opfattelse, at det selvfølgelig skal være synligt i regnskabet, at beløbene er disponeret. Bestyrelsen ville derfor ikke ændre på regnskabsopstillingen, og finder det helt uacceptabelt, såfremt de interne revisorer kritiserer dette forhold. Især efter at de er oplyst om, at det er det mest normale i foreninger.
Revisorerne pegede også på, at der stod midler på konto i Danske Bank og Nordea som overskred bankgarantien.
Bestyrelsen var enig heri, og enig i, at det var i strid med vedtægterne, men nævnte også, at de snart var reduceret og at det ville være utænkeligt at DB og Nordea gik ned indenfor nærmeste tid.

Ad 3
Der er ikke indkommet forslag fra medlemmerne til optagelse på dagsordenen. Der er kommet et forslag fra et enkelt medlem om at pigebørn skal have fuld adgang til dameafdelingen, men bestyrelsen er ikke enige og forslaget er derfor afvist, da det kræver underskrift af 30 medlemmer.

Ad 4 .
Dorrit Erlandsson har meddelt at hun stiller op til bestyrelsen. Thomas Trier, Kirsten Bech, Per Nørgaard og Kirsten Monrad Jensen modtager genvalg. Jan Houmann ( Brille ) ønsker at trække sig fra bestyrelsesarbejdet, da hans erhvervsarbejde er meget krævende.

Ad 5
Standerstrygning den 11. maj. Anders har givet tilsagn om at morgenholdet bistår. Der afholdes at arrangement under beskedne rammer, det er jo afslutning af sæsonen. KB og AH køber ind.

Ad 6
Saunabyggeriet er i fuld gang. Der bygges moduler ude på Logiks værksted på Avedøre Holme. Mandag den 11. går de også i gang på Helgoland. Jørn er til stede og bistår med byggeplads mv
Jørn og TT sørger for oprydning på pladsen ved flagstangen og KB bestiller afhentning af storskrald.
TT tjekker op på om bommen bliver låst og giver Jørn besked

Ad 7
Per har tømt garagen og afleveret nøgler, depotet får nye brædder fra den 11., elektriker bestilt til ændring af termostat i herresauna, Lars er kontaktet vedr. gusmestrene
Ad 8
Næste møde den 19. maj kan formentlig aflyses, næste møde er den 9. juni.

Kirsten 9. maj 2015