Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 februar 2014 – Det Kolde Gys

Referat af bestyrelsesmøde i DKG 17/2-2014

Referat af bestyrelsesmøde i DKG 17. februar 2014 kl 18.30 til 21.00 på Helgoland

Udsendt dagsorden

1. Valg af referent
2. Vedtægter
3. Ordinær generalforsamling
4. Facebook
5. Hjemmesiden
6. Ny fællessauna
7. Fotos, Nipho
8. Evaluering af TV2 besøg
9. Belysning
10.Status økonomi og medlemsantal
11.Renovering af herre og damesauna, opsætning af faste bænke i omklædningsrum
12.Økonomisk råderum (maximumsgrænse) for de enkelte bestyrelsesmedlemmer
13.Generelle godkendelsesprocedurer for økonomiske aftaler/regninger
14.Overholdelse af budget
15.Forbrug til advokat
16.Indkøb af deicere
17.Dåb
18.Personsag
19.GF og årsmøde i Vinterbadere i DK
20.Generel orientering
21.Evt

Fremmøde
Hele bestyrelsen var tilstede: Kirsten M (KM), Thomas T (TT), Thomas F (TF), Jan H (JH, bedre kendt som Brille-Jan), Kirsten B (KB), Jan A (JA), Nicolas (NB).

1. Valg af referent

TF blev valgt som referent.
2. Vedtægter

KM oplyste følgende :
Der arbejdes med et nyt sæt vedtægter til foreningen. Et af vores medlemmer, der har en baggrund som mangeårig organisationskonsulent i en stor organisation, har lavet et oplæg.
Med afsæt i dette oplæg udarbejder (KM og TF) et forslag. Primo marts er 1. udkast klar fra vores hånd, og har været til tjek hos foreningens advokat. Dette udkast lægges på hjemmesiden, med anmodning om at evt. bemærkninger skal være fremsat senest den 24. marts.
Primo april afholdes medlemsmøde om vedtægterne. Tilmelding til mødet er påkrævet senest 2 uger inden, så vi ved hvilken lokalestørrelse vi skal bestille. Ultimo april finpudser vi forslaget og vender det igen med vores advokat. Det endelige forslag fremlægges senest 5 dage før generalforsamlingens afholdelse i henhold til de gældende vedtægter.

Der var enighed herom.
3. Ordinær generalforsamling

Den ordinære generalforsamling 2014 afholdes den 27/5.
4. Facebook

KM redegjorde for, at et flertal i bestyrelsen ønskede at KM fremover er den eneste administrator af foreningens Facebook side. Baggrunden er at FB skal afspejle bestyrelsens linje, og for at kunne varetage dette, må administrator være en del af og enig i linjen.

Der var selvsagt en del diskussion herom..

Bestyrelsens flertal (KM, TT, TF, JH og KB) fastholdt, at redaktøren skal være holdspiller og en aktiv del af bestyrelsen. Bestyrelsen anerkender, at JA har gjort meget godt på Facebook, men det er uholdbart redaktionelt set, at loyaliteten overfor foreningens linje og dens arrangementer løbende har været et problem.
5. Hjemmesiden

Hjemmesiden har ikke været vedligeholdt selv om den er foreningens officielle kanal til medlemmerne. KM bad derfor TF om at overtage ansvaret for hjemmesiden og projektet om udarbejdelse af ny. TF accepterede dette og beslutningen blev bakket op af et flertal af bestyrelsen (KM, TT, TF, JH og KB) . Ønsker man ting på hjemmesiden skal man derfor sende forslagene til TF (thomas@detkoldegys.dk).
6. Ny fællessauna

KM redegjorde for status og sidste saunagruppemøde. Vi har måttet opgive det spændende Domeforslag. Dels på grund af for stor usikkerhed om materialerne dels om færdiggørelsestidspunktet.
Arkitekterne bag dome-forslaget er blevet kontaktede og bedt om et nyt og mere konkret forslag, som skal kunne fremlægges til beslutning på generalforsamlingen. Placering er til diskussion iom at Domeforslaget er opgivet. Den endelige beslutning afhænger af anlæggets ejer, Team Bade / Københavns Ejendomme. SV-hjørnet på fællesafdelingen har været undersøgt, men det er ikke en mulig placering. Tilbage står således SØ-hjørnet og de gamle byggefelter (”huller”) på fællesafdelingen. Vi har kontakt med den arkitekt, der tegnede Charlottenlund Søbads nye sauna. Han tegner ikke projekter længere, men han vil gerne være rådgiver for bestyrelsen. Arkitekterne er i gang med faktaindsamling og saunagruppen har udarbejdet en kravspecifikation, som ikke mindst beskriver vores behov i forbindelse med saunagus. Der skal afholdes møde med kommunen igen i slutningen af februar / begyndelsen af marts.

Sagen fortsætter i saunagruppen tirsdag 18/2.
7. Fotos, Nipho

JA har bestilt en fotograf (Nipho) til at lave en stribe fotos, der skulle bruges på Facebook og andre steder til at promovere foreningen. Dette skete på hans eget initiativ. Fotograferingen blev gennemført uvarslet og med utilstrækkelige indsigelsesmuligheder fra de afbildede. Der har senere været en klage fra en af de fotograferede. Et flertal i bestyrelsen (KM, TT,TF, JH og KB) ønsker ikke, at foreningen kan gøres ansvarlig for disse billeder , bl.a. fordi det er uklart hvem der har rettighederne til billederne. JA kunne således ikke oplyse om andre også kunne anvende billederne.

Bestyrelsens flertal (KM, TT, TF, JH og KB) ønsker som udgangspunkt ikke at betale for billederne, men vil gerne have samtlige billeder fremlagt på næste bestyrelsesmøde, så man kan afgøre problemets omfang.
8. Evaluering af TV2 besøg 4/1

Inden jul meddelte JA, at TV2 ville ankomme på Helgoland den 4/1 med henblik på en live-transmission, hvor TV2 skulle være på anlægget i 3 timer fra kl 9. Bestyrelsens flertal (KM, TT, TF, JH og KB) var ikke enig, blandt andet fordi 4/1 var en velkomstdag for nye medlemmer. Flertallet bad derfor om enten at få det aflyst eller flyttet til dåben. JA ignorerede disse henvendelser og lod ikke høre fra sig før den 3. januar. Resultatet blev, at JA ville gennemføre inde på stranden som privatperson, men han endte med at tage TV2 med på Lille Helgoland uanset bestyrelsens holdning.

NB og JA anførte at det var en enesående mulighed for at reklamere for foreningen, og at vi skulle være taknemmelige for at JA havde fået aftalen i hus.

Bestyrelsens flertal (KM, TT, TF, JH og KB) kunne ikke acceptere, at JA, som det skete, ville bestemme suverænt over kommunikation og markedsføring og udtrykte kritik af forløbet.

Fotografering skal være annonceret i god tid i forvejen og skal i alle tilfælde godkendes af bestyrelsen.
9. Belysning

JA redegjorde for det forløb han har gennemført sammen med Westy Light & Design. Og fremlagde tilbud for i alt 51.000 kr for belysning ved mobilsaunaen. JA mente at han kunne få kommunen med til at betale. KM og TF var også med til mødet med TB og har en anden opfattelse af det sagte, som ikke taler for, at kommunen vil deltage i projektet, og at alt under vand kan forlanges fjernet om sommeren mens alt over dæk skal overholde kommunens standarder.

Westy Light & Design, har efterfølgende sendt regning på 18.000 for lån af materiel og forbrug af tid mm i forbindelse med rådgivning og prøveopstillingen, som varede 1 ½ måned.

Bestyrelsens flertal (KM, TT, TF, JH og KB) afviste fakturaen, under henvisning til at vi ikke har besluttet at der skulle afholdes en betalbar afprøvning, og betales for konsulenthjælp. .

Det blev besluttet at konkret belysningsudformning afventer beslutningen om den permanente fællessaunas placering.
10. Status økonomi og medlemsantal

TF redegjorde for, at der pt.er 3622 medlemmer. Medlemstilgangen er lukket for denne sæson.
NB redegjorde for foreningens aktiver, som omfatter 3,2 mio i bankindestående fordelt på 5 pengeinstitutter, at der pt. er en budget underskridelse ca. 100.000 og at vi formentlig lander omkring nul i forhold til budgettet.
11. Renovering af herre og damesauna, opsætning af faste bænke i omklædningsrum

De to nuværende omklædningsrum er svære at rengøre ordentligt. Der ønskes derfor opsat bænke, der er fastgjorte på væggene. Der skal indhentes endnu et tilbud. Det billigste tilbud vælges. (TT og KB)

Der indhentes pris på knagestativ til midten af herreomklædningsrummet. (JA)

Beklædning i saunaerne (de gamle). Udskiftning af trævægge og lofter og gulv er meget påkrævet. To tilbud foreligger, men de er svære at sammenligne. To mere sammenlignelige tilbud indhentes.
(TT og KB)

Der var enighed om iværksættelse af såvel faste bænke som renovering af herre og damesauna.
Udsat til næste gang:

12. Økonomisk råderum (maximumsgrænse) for de enkelte bestyrelsesmedlemmer
13. Generelle godkendelsesprocedurer for økonomiske aftaler/regninger
14. Overholdelse af budget
15. Forbrug til advokat
16. Indkøb af deicere
17. Dåb

18. Personsag

Foreningen har ekskluderet et medlem. Navnet offentliggøres ikke af hensyn til personbeskyttelse.
19. GF og årsmøde i Vinterbadeforeninger i DK (VID)

Der afholdes generalforsamling og årsmøde i VID den 22. marts. Det Kolde Gys var initiativtager til VID og er pt. formand i foreningen. Inge Jensen har været forretningsfører og ønsker at fortsætte som sådan. Dette støtter bestyrelsen op om. TF repræsenterer DKG i bestyrelsen i VID.
20. Generel orientering

Intet at bemærke.
21. Evt

Næste møder 13/3, 22/4 og 13/5.

Referent Thomas F (TF)

Referat af bestyrelsesmøde den 13. januar 2013

Referat af Bestyrelsesmøde den 13.januar 2014

Hos Kirsten Bech

Til stede Thomas Frisendal, Thomas Trier, Kirsten Bech, Jan Houmand og Kirsten Monrad Jensen (ref) via tlf.
Jan Andersen og Nicolas Barnstein meldte afbud umiddelbart inden mødets start.

Punkt 1. Personsag
KMJ redegjorde for status i den verserende sag om eksklusion af et medlem.
NN havde ikke svaret på den skriftlige høring om hvorvidt NN havde bemærkninger til den påtænkte eksklusion. Bestyrelsen drøftede sagen igen, og besluttede at ekskludere NN fra foreningen.
Foreningens advokat vil blive bedt om at foretage det videre i sagen..
Evt.
Besluttede at indkøbe en ipad til brug for morgensangen.

Kirsten

Referat af bestyrelsesmøde den 10. dec 2013

Referat af Bestyrelsesmøde den 10.dec 2013

Hele bestyrelsen var til stede

1. Personsag. Fortroligt. Referat andet sted.
2. Arbejdsform. Bestyrelsen havde en god og konstruktiv gensidig information om baggrund og forventninger for bestyrelsesarbejdet
3. Lys. Udsat til næste møde. Projektet skal i høring hos Københavns Ejendomme
4. Dåb. KB,TCT,JA og KMJ er ansvarlig. Vi opfordrer medlemmerne til at bidrage og medvirke, efter samme model som til saunagruppen
5. Vi holder nytårskur den 31. hvor alle kan ønske hinanden godt nytår. Champagne og kransekage. Tidspunkt blev ikke fastsat.
6. NB og KMJ udarbejder forslag til retningslinjer for håndværkeropgaver
7. JH deltager i næste saunamøde den 17.dec.
8. Lille Helgoland har været oversvømmet helt op forbi låsene. Låsene er udskiftet.
9. Det er muligt at vi snart kan få en ny trappe til herreafdelingen, magen til den nye dametrappe

Kirsten