Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 december 2011 – Det Kolde Gys

Referat af bestyrelsesmøde 15. december 2011

Bestyrelsesmøde d. 15. december 2011 Kl. 19.00 – 21.00

Tilstede: Viggo, Brian, David, Anne, Kirstine, Marie-Louise
Afbud: Jara

Dagsorden

1 Valg af ordstyrer

Viggo blev valgt.

2 Valg af referent

Marie-Louise blev valgt.

3 Referat fra forrige møde

Referatet fra sidste møde blev gennemgået og der blev enighed om at referentens ord må gælde og vil variere fra referent til referent. Referatet fra sidste møde tilføjes et par enkelte punkter som manglede og bliver offentligt gjort snarest.

4 Skrivelse til medlemmer

Skrivelsen blev diskuteret især omkring, at vores gamle traditioner nu ligger i hænderne på medlemmerne. Der blev til sidst enighed omkring skrivelsen som derfor kan lægges på hjemmesiden og hænges op på Helgoland.

5 Budget

Brian har lavet et budget som han fremlægger og gennemgår.  Der er mange usikre beløb da vi har sendt mange girokort ud og deraf er der mange der endnu ikke har betalt.
For at være helt sikre på hvad den ordinære generalforsamling i maj 2011 besluttede og godkendte, blev de to relevante punkter oplæst. Brian mente at det reviderede budget vil være helt klart medio januar.
Ved den ordinære generalforsamling i maj 2011 blev der stillet spørgsmålstegn ved forskellen mellem det hvide officielle  regnskab fra 2009-2010 og det gule regnskab. Forskellen mellem de to regnskaber udgør ca. 40.000 kr. Forskellen kan forklares i en for meget indtægtsført sponsorindtægt på 39.999 kr. Denne indtægt var også medtaget i 2008-2009 regnskabet, hvorfor det hvide regnskab for 2009-2010 var forkert. Pengene er konstateret bogført i banken. Brian vil ved næste ordinære generalforsamling redegøre yderligere for dette.
Anne og Kirstine sætter spørgsmål ved om man kan underskrive kontrakt til byggeri af klubhuset, uden at det reviderede budget er blevet offentlig gjort. Flertallet i bestyrelsen mener at det kan man godt og at bestyrelsen var blevet pålagt at gøre det af generalforsamlingen.

Tiden var blevet knap, derfor blev der hoppet lidt i de resterende punkter, for at nå det absolutte vigtige! Punkt 6 – 13 vil alle komme på dagsordenen igen ved næste møde!

6 Ventelistegebyr/nøgledep.

Det er helt korrekt at vi ikke kan opkræve et ventelistegebyr uden det har været oppe på en generalforsamling. Punktet tages op igen på næste møde.  Anne giver medlemmer, der ønsker deres nøgledepositum tilbagebetalt, besked om at skrive en mail til Brian, som så overfører pengene til deres konto.

7 Køb af administrativ hjælp
8 Klubhus + trapper

Vi har modtaget en tillægskontrakt på byggeri af klubhus. I den første kontrakt var der iberegnet 150mm isolering, hvilket er for lidt, derfor havde Carsten Hoff rettet det til 200mm og det udgør en merpris på 12.400 kr.
Kirstine tilkendegiver at hun ikke kan stå inde for byggeriet, grundet processen under den tidligere bestyrelse som ligger til grunde herfor.
Brian og Marie-Louise underskriver kontrakten og byggeriet påbegyndes d. 2. Januar 2012.
Vi havde fået en overslagspris på dæk, halvtag og et skur i den første del af ”hullet” før klubhuset, af samme entreprenør.  Det kommer af en ide der både vil være til gavn for DKG, Teambade og det offentlige.  Teambade har i dette års budget penge til at deltage i en sådan tilbygning.  Dog var overslagsprisen horribel høj og Marie-Louise har fået mandat til at se hvad der kan gøres.

9 Nyt fra Damerepræsentant
10 Nyt fra Herrerepræsentant
11 Invitationer fra andre vinterbadeklubber

Vi har fået indbydelse fra Køge vinterbadeklub til deres dåb d. 22. Januar 2012.  Bestyrelsesmedlemmerne bedes kigge om de har tid/lyst og ellers lægges invitationen ud til medlemmerne.

12 Fællessauna
13 Evt.

Kirstine sætter spørgsmål ved om man kan underskrive kontakt i tidsrummet fra indkaldelsen og afholdelsen af ekstra ordinær generalforsamling.
Der var enighed I bestyrelsen om at, processen omkring byggeriet af det nye klubhus kunne have været mere åben og optimal.  Da kontrakten dog er underskrevet, vil vi nu bare bygge og sætte vores kræfter og energi i fremtidige projekter, der skal gennemføres med åbenhed og inddragelse af medlemmernes tanker, ideer og ønsker.

Viggo er i gang med at arrangere dåb og har lavet et budget, hvor der er behov for et tilskud fra DKG på 21.000 kr. Dette godkendes af bestyrelsen.

Marie-Louise og Viggo arrangerer nytårsbad d. 1. Januar 2012 kl. 12.00.

Tiden var derefter gået og vi nåede desværre ikke flere punkter.
De yderligere punkter som vi ikke nåede, går videre til næste møde som er i januar!
Mødet sluttede kl. 21.55.

Marie-Louise, d. 18.12.2011

Referat af bestyrelsesmøde 21. november 2011

Referat af bestyrelsesmøde – mandag den 21. november 2011 kl. 19:00 – 22:00

Afholdt hos Kasserer Brian Olsen.

Deltagere: Formand Marie-Louise Sørensen, kasserer Brian Olsen, sekretær David Nielsen, Damerepræsentant Kirstine Theilgaard, Herrerepræsentant Viggo Christiansen, Anne Breiehagen & Jara Høgsberg.

Fraværende: ingen.

Kasserer Brian Olsen bød velkommen, og bestyrelsen gik til den på forhånd udsendte dagsorden.

1 Valg af referent

David Nielsen blev enstemmigt valgt.

2 Kort præsentationsrunde

Hvert bestyrelsesmedlem præsenterede sig kort.

3 Godkendelse af referat fra ekstraordinær generalforsamling

Referat fra den ekstraordinære generalforsamling afholdt den 2/11-2011 var ikke klart men forventes klart snarest.

4 Ny struktur: herunder stillingtagen til områder i bestyrelsen, udvalg, forretningsfører, forretningsorden osv.

AB har det overordnede ansvar for sikkerheden

KT er tilsynsførende med ansvar for sikkerheden på damesiden.

VC er tilsynsførende med ansvar for sikkerheden på herresiden.

Opslag om forretningsfører nedtages.

Det undersøges om kasserer & AB behøver fremmed hjælp til det store arbejde med konvertering til Conventus.

AB og JH ønsker at forbedre brugervenligheden på hjemmesiden herunder forsiden,
hvilket blev vedtaget. JH kontakter webmaster Thomas Frank(TF) ifht den tekniske del.

JH har ansvar for hjemmesiden med AB og Thomas Frank, som hjælpere.

”Frivillige ulønnede tillidserhverv” i Vikingeforeningen Det Kolde Gys pr. 28/12-2010 revideres på næste møde. Opslag findes i Kongressalen.

DN og formanden har kontakten til Arkitekt Hoff og København Kommunes Team Bade omkring bygning af klubhus.

Formand har kontakten til aviser & journalister.

Håndværkerliste udfærdiges til næste møde: alle bedes komme med navne.

Det undersøges, om vi kan finde billige og egnede kontorlokaler.

Den nuværende forretningsorden diskuteres på næste bestyrelsesmøde.

Kontingentfrihed blev diskuteret.

Alle i bestyrelsen bør kunne arbejde i Conventus. Aftal tid til oplæring hos AB.

JH har været webredaktør og ønsker ikke længere dette.

Hele bestyrelsen er stærkt imod den negative holdning, som enkelte medlemmer har på hjemmesiden. Stopper de ikke, vil bestyrelsen overveje at lukke muligheden for indlæg.

De få, skal ikke ødelægge det for de mange.

5 Skrivelse fra ny bestyrelse til medlemmerne

Formanden ønskede en skrivelse fra bestyrelsen ud på vor hjemmeside til alle medlemmer. Indholdet blev diskuteret uden at komme til enighed. Det blev besluttet, at formanden i samarbejde med JH, KT skulle udfærdige et skriftligt oplæg til næste møde.

Der var enighed om, at der i Gyset er en god kultur, som vi alle skal værne om.

Vi skal ikke se tilbage på uoverensstemmelser, men se fremad.

6 Nye medlemmer: herunder venteliste, nøgleudlevering, information/modtagelse

Nøgleudlevering bør ske i Kongressalen med deltagelse af en erfaren nøgleudleverer og en hjælper, som derved bliver oplært.

JH vil fremover forsøge at udgive Nyhedsbreve regelmæssigt, dog kun efter behov.

Kasser oplyste, at der var sendt 570 girokort ud til nye medlemmer.

Kasserer oplyste, at årskontingent er 500 kr. for 2010/2011.

Anne og Kirstine spørger om vi må tage et ventelistegebyr når det ikke står i vedtægterne.

På grund af det store arbejde med at administrere ventelisten, opkræves venteliste gebyr på 200 kr., som ikke tilbagebetales. Dette følger lovgivningen om ventelister ved lejeboliger.

7 Klubhus

Den tidligere formand Anders Hjorth og kasserer har underskrevet tilbud på opførelse af klubhus, som nævnt på den ekstraordinære generalforsamling afholdt2/11-2011. DN & formand holder møde med arkitekt Hoff 23/11-2011 for at få status på projektet med at opføre vores fælles klubhus, der opføres som en bygning uden indvendige vægge eller anden indretning. Det forventes, at byggesummen kan holdes under 1 mill.

Anne og Kirstine spørger om man må underskrive kontrakter når vi ikke har et godkendt regnskab/budget på plads.

Kirstine sætter spørgsmål til udliciteringen.

8 Forestående arrangementer: Julefrokost, Nytårskur, Dåb med Revy, Standerstrygning & Standerrejsning

Formanden kan desværre ikke deltage i vores julefrokost. VC byder velkommen og aftaler det videre med Inge ?

Nytårskur tager VC sig af. Formand byder velkommen?

Dåb med revy taler vi om til næste bestyrelsesmøde

9 Rengøring af vore huse

Dame og Herre repræsentanterne taler sammen og kommer med oplæg til næste møde. Vi ønsker alle en god rengøring

10 Nyt fra Damerepræsentanten: herunder indkøbsønsker

KT foreslog skostativ udenfor dameafdelingen, så man slipper for snavs fra sko inde i omklædningen. Det blev vedtaget at forsøge med det.

Generelt for alle: alle indkøb over 2.000 kr. godkendes af kasserer inden køb. Rekvireres håndværkere, skal kasserer informeres. Alle håndværkere SKAL påføre regning, hvem der har bestilt arbejdet. Ved mindre beløb sendes originalkvitteringer til kasserer, som overfører til vedkommendes konto.

11 Nyt fra Herrerepræsentanten: herunder indkøbsønsker

VC oplyste, at det går godt hos herrerne.                         VC har kontortid på Helgoland hver dag mellem 06:30 og 07:30

12 Lille Helgoland

Efter en del diskussion om Lille Helgolands fremtid blev man enige om, at DN skulle gennemgå Lille Helgoland, der åbenbart trænger til vedligeholdelse. På næste bestyrelsesmøde tages stilling til fremtiden for Lille Helgoland.

13 Fremtidige møder: herunder datoer

Bestyrelsesmøder holdes generelt hver måned den 3. torsdag i måneden og skal holdes indenfor kl. 19:00 til 21:00. Næste gang torsdag den 15. december, se nedenfor. Vi vil prøve at holde bestyrelsesmøderne privat fremover. Alle bedes have kalender med til næste møde, så de fremtidige møder kan endelig bestemmes.

De vedtagne datoer for saunagus lægges på vor hjemmeside af JH.De vedtagne datoer for nøgleudlevering lægges på vor hjemmeside af JH.

14 Gitte Merrild kompensation

Kompensation blev vedtaget, og JH overbringer den.

15 Eventuel

Her blev flere ting diskuteret.

Amager den 7. december 2011  David Nielsen