Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 september 2011 – Det Kolde Gys

Referat af bestyrelsesmøde 22. september 2011

Bestyrelsesmøde for det kolde Gys, d. 22. september, kl. 18-21

tilstede: Anne Breiehagen (AB), Brian Olsen (BO) (ankom kl. 18.10), Viggo Christensen (VC), Anders Hjort (AH), Eva Jordy (EJ), Kirstine Theilgaard (KT) og Jara Høgsberg (JH). AB, KT og EJ forlod mødet kl. ca. 18.10.

  1. Valg af ordstyrer
  2. Forsat samarbejde med sekretæren
  3. Ansættelse
  4. Siden sidst
  5. Økonomi og medlemstal
  6. Status på Conventus og PBS
  7. Nyt fra dame- og herrerepræsentant
  8. status på bygning af nyt klubhus
  9. evt.

 

Inden mødet startede, fremlagde AB, EJ og KT en begæring om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. Det skal bemærkes, at dokumentet fremlagt var formuleret som indkaldelse, men jvf. vedtægterne kan mindst tre bestyrelsesmedlemmer begære om en indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling, hvorefter bestyrelsen er forpligtet til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Derfor opfattes henvendelsen som en begæring. (Selve indkaldelsen drøftes under evt.).

AB, EJ og KT forlod herefter mødet. Da et flertal af bestyrelsen var tilstede, blev det besluttet at starte mødet.

Ad 1) Valg af ordstyrer

VC blev valgt som ordstyrer.

Ad 2) Forsat samarbejde med sekretæren v/ JH

Sekretæren (EJ) havde forladt mødet, og dette forhold var beklageligt, men det blev besluttet at punktet alligevel var meningsfuldt at drøfte. JH problematiserede samarbejdet med sekretæren. JH anførte at samarbejdet i bestyrelsen skal være tillidsfuldt og konstruktivt, men at dette forhindres af EJ. JH anfører, at EJ ikke accepterer de demokratiske spilleregler i bestyrelsesarbejdet (bl.a. i kraft af at offentliggøre et ikke-godkendte referater), at EJ opfører sig destruktivt og at det er med til at skabe mistillid. JH finder samarbejdet meget svært under de ubehagelige arbejdsbetingelser, og overvejer af den grund at trække sig ud af bestyrelsen.

BO anførte at EJ udtrykker mistillid til hans arbejde, hvorfor det er vanskeligt at samarbejde.

VC erklærede sig enig med JH. AH bakkede op om JHs udmelding. Bestyrelsen ønskede derfor at opstille et mistillidsvotum til sekretæren.

Ad 3) Ansættelse af forretningsfører

AH foreslog at der ansættes en forretningsfører, der professionelt kan varetage sekretærfunktionerne. Baggrunden herfor er at sekretariatet ikke fungerer tilfredsstillende for foreningen og forhindrer at den daglige drift glider. Det drejer sig bl.a. om at enkelte klagesager, der ikke er videreformidlet til bestyrelsen, det forhold at nøglekvitteringer har ligget åbent fremme i Kongressalen, at ikke-godkendte referater udsendes offentliggøres mv. Hertil kommer den  upragmatiske tilgang til referatskrivningen, som ikker varetaget tilfredsstillende.  

Det anførtes at dele af fejlene kan skyldes en mailadresse, der ikke fungerer, dog langt fra alle. Der var enighed om, at der dels er vigtige informationer, den resterende bestyrelses ikke får, og dels at sekretærjobbet kræver en neutral og konstruktiv person, og at der skal afsættes mere tid til sekretærjobbet. Sekretæren var desværre ikke tilstede til at redegøre for dette.

Set i lyset af at foreningen er stor, og at sekretariatet er vigtig funktion for foreningen blev det i bestyrelsen besluttet at ansætte en forretningsfører, og gerne en blandt medlemsskaren. Der regnes med at søge en person, som har god tid. Aflønning aftales, men sandsynligvis kan vedkomne få refunderet omkostninger for ca. 1000 kr/måned. Interesserede medlemmer kan henvende sig til AH. AH laver opslag om ny forretningsfører.

I samme forbindelse blev kontorlokaler til foreningen drøftet. Københavns Kommune låner lokaler ud til foreninger. DKGs har fået lov at bruge et gratis lokale som sekretariat hver onsdag kl. 14-18, indtil bestyrelsen har fundet et fast sted, der fungerer. Adressen er Øresundsvej 4.

ad 4) Siden sidst

– Der var standerhejsning på Amager helgoland 15/9, med ca. 100 deltagere.

– Saunagus: JH orienterede om at der med stor opbakning kører saunagusaftener som medlem Gitte Merrild pt kører. Desuden er der planer om at uddanne flere medlemmer, der kan foretage saunagus. Kurset i saunagus bliver sandsynligvis 6. oktober – JH orienterer snarest, når det er på plads.

– En fotograf fra lokalavisen skriver artikel om Helgoland. De har billeder, som vi gerne må bruge. (JH lægger dem ud på hjemmesiden JH)

Ad 5) Økonomi og medlemstal:

Økonomien (v/BO): Forlig vedr. udestående saldo med Jørgen Melskens (JM) er underskrevet 15. august. Foreningen har modtaget første afdrag på det skyldige beløb. Bogføring er ajourført  29. august – revisorerne har påtegnet regnskabet således:

”Vi har i dag d. 29. august gennemgået regnskab og bilag fra periode 1/4 2011- 29/8 2011. Vi har konstateret at foreningens midler er til stede. Vi har ikke bemærkninger til bilagene. Vi har fundet regnskabsførelsen fuldt tilfredsstillende” (underskrevet af Niels Hald og Kirsten Monrad).

Foreningens likvider udgør: 1.113.000 kr. (bankindeståender).

Som følge af den ajourførte regnskab vil mellemværender med bestyrelsesmedlemmer blive udlignet herefter.

Medlemstal: da AB og EJ har forladt mødet, var det ikke muligt, at få status på medlemstal.

Ad 6) Status på Conventus og PBS

BO: Foreningen er blevet oprettet under BetalingsService. Vi er klar til at lave en testkørsel på PBS, som BO har sat op, men dette kunne ikke gennemføres på mødet, da AB ikke var mødt op. BO beklager AB og EJ ikke er tilstede. BO har printet alle indbetalinger ud, der er foretaget siden 1. januar. BO scanner dem ind og sender til AB og EJ.

BO anførte, at det er ekstremt vigtigt at datagrundlaget er korrekt.  Derfor opfordrer bestyrelsen medlemmer, der har skiftet adresse, til at kontakte bestyrelsen snarest! (meddelelse om dette er på hjemmesiden)

BO betonede vigtigheden af, at der kommer opslag op om, hvilke ændringer der er for medlemmerne i forbindelse med det nye medlemssytem Conventus. Det var der opbakning til. JH har tidligere foreslået en Q&A – altså oversigt over svar på de hyppigst stillede spørgsmål. JH laver en sådan og rundsender til bestyrelsen som så supplerer, hvorefter den hænges op. (herunder også spørgsmål om låsesytsem der kommer senere, hvordan man indbetaler i den nye sæson etc.)

På baggrund af en medlemshenvendelse blev det besluttet, at indbetalt ventelistegebyr ikke tilbagebetales, hvis medlemskab ikke opnås.

Kassereren fået en del medlemshenvendelser om spørgsmål vedr. betaling af forskellig art. For at lette praksis blev det vedtaget, at i tvivlstilfælde sætter kassereren rammen for, hvordan det forløber fremover.

Ad 7) Nyt fra herre- og damerepræsentant

herrerepræsentant: Saunagus foregår på herreafdelingen, 22/9, 27/9, 5/10 og 13/10

Der er stort ønske om at få lys ned ved trapperne. Det blev besluttet at sætte dette op.

Damerepræsentant: KT var ikke tilstede. Det forlyder at lyset på dameafdelingen ikke fungerer. Henvendelse til damerepræsentant KT, hvis dette er tilfældet. 

Lille Helgoland: Der er i bestyrelsen tvivl om, hvorvidt lille Helgoland bruges og evt. af hvor mange medlemmer. Bestyrelsen overvejer at indlede forhandlinger med haveforeningen, der grænser op til. AH og VC går i dialog med haveforeningen. Oplæg: at haveforeningen overtager alle forpligtelser, med forpligtelser om vedligeholdelse (såfremt de vil indgå  og overtage, skal der lave overdragelsesdokument).  Dette ønskes sket under forudsætning af, at medlemmerne forsat kan bruge lille Helgoland.

Renovation:

VC overtager kontakten til Teambade (Ejlif), så AB kan koncentrere sig 100% om det omfattende arbejde med Conventus.

Ad 8) Status på bygningen af nyt klubhus

AH orienterede: Der blev i forsommeren indstillet til, at der ikke kunne bygges på baggrund af at Amager Helgoland er fredet, men denne fredning var uretmæssig. Den er derfor trukket tilbage.

Det betyder at foreningen nu har en byggetilladelse. Bygningen af det nye klubhus kan altså sættes i gang. AH har været i dialog med arkitekten Carsten Hoff(CH), som har udformet en skitse, hvor ønskerne om sydvendte vinduer i videst muligt omfang er imødekommet (se vedlagte skitse som bilag). Skitsen blev drøftet og vurderet, og det blev besluttet at sætte bygningen af klubhuset i gang. Det videre forløb: CH kontaktes, han kontakter de udvalgte tre entreprenører, hvorfra tilbuddene indhentes. Bestyrelsen udvælger det bedste tilbud og så sættes byggeriet i gang. Bestyrelsen håber, at det vil stå færdigt til dåben som råhus.

Elektroniske nøgler: på grund af forsinkelsen af byggeriet er det besluttet at udskyde skiftet til  elektroniske nøgler, da nybyggeriet vil kræve en nøgletilkobling i samme ombæring.

Forsikring:

En tillægsforsikring til den nuværende skal tegnes således at det nye klubhus er dækket både under og efter bygningen af det. AH sørger for at udvide forsikringen. Dog efterlyses den nuværende police i sekretariatet.

ad 9) evt.

a) Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling: Den begæring der er indkommet om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling blev drøftet. De tilstedeværende i bestyrelsen tager begæringen til efterretning og vil indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Det blev længe drøftet, hvorvidt det var praktisk muligt at nå at indkalde alle medlemmer til allerede d. 12. oktober, da det forudsætter indkaldelse senest 28. september. BO kontakter AB, så vi får labels, så bestyrelsen kan invitere medlemmerne rettidigt til ekstraordinær generalforsamling. Det er besluttet at den indkaldes pr. post. AH laver indkaldelsen. Der pakkes og postes i starten af næste uge. Dette sker under forudsætning af at de tre begærere (AB, KT og EJ) klargør, at de ikke har retten til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, men blot kan anmode om det.

b) Referat fra sidste møde: referatet fra sidste møde 17/8 foreligger fortsat ikke, da EJ efter to anmodninger ikke har udleveret den lydfil af mødet, som konstitueret referent JH har brug for, for at kunne skrive referat (da JH ikke var til stede ved sidste møde). Det blev besluttet at dagsorden fremover vil indeholde et punkt om godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.