Referat af Bestyrelsesmøde den 9. september 2015

Det Kolde Gys
Referat af Bestyrelsesmøde den 9. september 2015 kl 18.00 på Helgoland

Deltagere : Jørn, Per, Dorrit, 2 x Kirsten, 2x Thomas

Dagsorden :

  • Status fællessauna
  • Fællestid
  • Standerhejsning
  • Status medlemsoptag
  • Status kontingentbetaling
  • Rensning trapper, damesauna, samling af bord bænkesæt
  • Evt, diverse opfølgning og orientering
  •  
    Ad 1 – Status fællessauna

    Der er monteret glas og der foregår stadig arbejde med montering af bænkene.
    Hvis østdøren bliver for varm og udgør et sikkerhedsproblem, vil der kunne monteres træ på metallisterne.
    Dør og væg til teknikrum skal være som en spansk dør så vand kan løbe ud til afløb i forrummet-
    Det er meget vigtigt at træbænkene kan bevares rene og ikke belastes unødig af sved, da de kun vanskeligt kan udskiftes.
    Vi besluttede derfor at overføre herrenes håndklædenorm til fællessaunaen. Det er ”Ingen hud på træ”. Det betyder, at numsen skal være på håndklæde, og hvis fødderne er på en bænk, skal fødderne også være på et håndklæde, og hvis man læner sig tilbage, skal ryggen også være på håndklæde. Det skal være et ordentlig håndklæde og ikke bare et viskestykke.
    Saunaen vil blive igangsat og åbnet så hurtigt det er muligt. I den første periode vil der formentlig være en del indkøring og justering.
    Der kommer et stort problem med omklædning i forbindelse med fællessaunaen. Fællesomklædningsrummet er ikke stort nok. Vi drøftede forskellige modeller til løsning her og nu.

    Ad 2 – Fælles tid

    På grund af byggeri og manglende sauna på fællesafdelingen etablerer vi fællestid på herreafdelingen indtil fællessaunaen er færdig. Det bliver kun på herreafdelingen, fordi der stadig er mange damer på dameafdelingen.

    Ad 3 – Standerhejsning

    Anders, vores ceremonimester har sagt ja til at stå for standerhejsning sammen med gode folk fra morgenholdet. Standerhejsning foregår den 22. september

    Ad 4 – Status medlemsoptag

    Vi evaluerede det igangværende medlemsoptag. Vi konkluderede at det fungerer med maks 2 hold pr dag og de i alt 10 hold. Vi etablerer ikke flere hold i år, fordi de 500 nye skal ordentlig integreres, bestyrelsen ikke har kræfter til flere hold og vi savner omklædningsfaciliteter.
    Der er en del der er udeblevet, så det er spændende om der bliver pres på holdene i oktober, eller om det er udtryk for at folk har fortrudt. Det er lidt ærgeligt, fordi de pågældende har spærret plads for andre. Vi gør status efter sidste intro den 5. oktober.
    De første 300 pladser blev taget i løbet af 30 timer. De næste 200 pladser blev taget i løbet af 3-4 dage. Sidste år blev 500 pladser taget i løbet af 3 uger og vi havde derfor et længere forløb hvor man kunne blive medlem.
    Vi drøftede derfor en model hvor det f.eks i juni fremgår af hjemmesiden, hvilken dato der bliver åbnet for tilmelding. Det vil give mindre stress hos dem der gerne vil være medlem, når de i god tid ved, hvornår tilmelding er muligt. Vi drøftede også, at vi skal rykke medlemsoptaget et antal uger, således at vi ikke har både klargøring af kontingentopkrævning og optag af nye medlemmer samtidig.

    Ad 5 – Status kontingentbetaling

    Der er en del girokort der er kommet retur og der er mange henvendelser desangående. Vi åbner for mulighed for onlinebetaling den 12. september og sender samtidig mail til alle herom. Vi gør i mailen opmærksom på, at man skal tjekke sin betalingsoversigt, før man betaler online, så man ikke betaler dobbelt.
    Når der betales online, oprettes betalingen en ekstra gang i regnskabssystemet, så bogholderen skal ind og modpostere på alle onlinebetalingerne efterfølgende. Det vil kunne undgås, hvis vi udelukkende kørte med onlinebetaling og mobilpay. Så det er noget vi skal overveje. Ved onlinebetaling betales der med dankort.

    Ad 6 – Rensning trapper, damesauna, samling af bord bænkesæt

    Helle Andersen har tilbudt at skure bænkene i damesaunaen. Helle vil gerne have bistand til opgaven. Dorrit kontakter Helle, og Per arrangerer fælles praktisk arbejde den 12. sept når der er intro. De nye bordbænkesæt skal samles og trapperne skal renses for alger.

    Ad 7 – Evt, diverse opfølgning og orientering

    Bestyrelsesmødet den 1. dec flyttes til den 8. dec. Der er således bestyrelsesmøde den 6. oktober, 10. november og 8. december, alle dage kl 18 på Helgoland.
    Indvielse af den nye fællessauna bliver søndag den 8. november
    Kirsten kontakter Teambade om omklædningsfaciliteter
    Vi afventer fortsat Teambades tilbagemelding om udskiftning af defekte trapper

    Kirsten 26. sept 2015