Referat af bestyrelsesmøde den 7. september 2016

Bestyrelsesmøde den 7. september 2016 kl 18.00

Deltagere : Dorrit, Per, Troels, 2 x Kirsten, 2x Thomas, (TF på skype).

Dagsorden :

1. Opfølgning på generalforsamlingen i maj
2. Status kontingentopkrævning
3. Nye medlemmer og bemanding af intro i sept og oktober
4. Iværksættelse af medlemsinddragelse i byggeri af de 2 nye bygninger
5. Fællesbadning i september
6. Børn
7. Iværksættelse af medlemsundersøgelse
8. Støtte til Hvidovre Badeforening
9. Gustider i 2016/17
10. Standerhejsning 1. oktober kl 15
11. Konkrete medlemshenvendelser
12. Evt og fastlæggelse af efterårets møder

Ad 1. Opfølgning på generalforsamlingen i maj
Intern drøftelse i bestyrelsen, refereres ikke

Ad 2. Status kontingentopkrævning
Nets har sendt opkrævning afsted i slutningen af august. Der sendes giro til alle dem der ikke har en aktiv BS aftale. Såfremt adressaten ikke kan findes returneres brevet til TF som løbende lægger returpost i fælleshuset.
Det er også muligt at betale kontingent med dankort på hjemmesiden
Der vil blive udsendt mail til samtlige medlemmer om kontigentbetaling.

Ad 3 Nye medlemmer og bemanding af intro i sept og oktober
Der har været en overvældende stor interesse for tilmelding. Efter få timer måtte vi sætte 2 hold i september ekstra på, men inden for 1 døgn var alle 500 pladser optaget. Efterfølgende har vi sat 2 hold yderligere på, men de 200 pladser var også revet væk inden der var gået et døgn. Den 24. oktober annoncerer vi 2 hold yderligere. Det bliver til afholdelse den 19. november kl 11 og 12.30. Muligvis tilbyder vi først pladserne til de der er tilmeldt den 3. dec. Og fylder op herefter.
Næste år skal vi nok ikke udbyde hold der ligger så lang tid efter tilmelding. Vi gjorde det for at de nye kunne tilmelde sig et hold der passede dem , men mange har meldt sig på de sene hold, fordi der ikke var plads på andre, og nogen af dem kan ikke forstå, at de ikke kan komme før de har været til introduktion.
Vi kan fastlægge og offentliggøre datoerne, men vente med tilmeldingsmuligheden.
Vi har fået 700 tilmeldinger og med det ekstra novemberhold kommer vi op på 900 nye inden årets udgang.
Troels laver en liste over introholdene så vi kan se hvem der kommer og bistår.

Ad 4 Iværksættelse af medlemsinddragelse i byggeri af de 2 nye bygninger
Vi skal skaffe plads til mange flere medlemmer. Og der skal være plads til både fælles og kønsopdelt badning.
Fællesbadning har ikke fungeret godt nok siden der blev åbnet for offentligheden 1. maj. Der har ikke været omklædning og saunafaciliteter til dem. Og de har ikke kunnet bade uden tøj på fællesafdelingen.
Gennem mange år har fællesbadning fungeret på herreafdelingen hver morgen, til stor glæde for alle. Og eftersom herrerne udgør 1/3 af medlemmerne er der relativ god plads på herreafdelingen. Derfor besluttede vi at fællesbadning kunne foregå på herreafdelingen. I den offentlige åbningstid dog ikke fra kl 10 til 18
Det har ikke været nogen ubetinget succes. Dels har der været utilfredshed fra nogle mænd, dels har fællesbaderne ikke følt sig særlig velkommen.
Det har overrasket os, at det har været så vanskeligt at skabe forståelse for at alle medlemmer skal have mulighed for at bade og bruge vores faciliteter.
Vi skal derfor finde en bedre løsning til næste år.
Vi aftalte at vi ville indkalde forslag og kommentarer fra medlemmerne til hvordan vi disponerer vores areal og faciliteter fremover, og herunder anvendelsen af de 2 nye bygninger, således at der både er kønsopdelt og fælles hele året.
Vi sætter svarfrist til den 28. sept og herefter udarbejder vi forslag sammen med arkitekten. Vi indkalder til medlemsmøde, så vi kan få bemærkninger og kommentarer til dette forslag.
Medlemsbidragene indkaldes i nyhedsbrev, jfr pkt 2

Ad 5 Fællesbadning i september
Fællesbaderne får adgang til herreafdelingen, incl omklædning og sauna fra kl 18 til 10 på hverdage og hele dagen lørdag og søndag frem til 1. oktober.
Det er primært fællesbaderne, og i mindre grad herrerne der har betalt prisen for de 5 mdr anlægget har været offentlig åbent. Damerne friholdes, fordi de er så mange flere.

Ad 6 Børn
Vi har hele tiden henvendelser om børn. Der er klager over børn på herre og dameafdelingen. Børnene opfører sig som regel ganske roligt, men medlemmerne gider ikke andres børn når de er på Helgoland, og nogle ønsker heller ikke at blive set nøgne af andres børn.
Der er også klager fra børnefamilier om at de ikke kan bade, hvis de ikke må få deres børn med og de klager over sure kommentarer fra andre medlemmer om deres børns gøren og laden.
Der har altid været et par børn på helgoland som har fulgt med gennem vinteren og nogen er også blevet døbt. Det har været rigtig fint at følge. De er som regel stoppet når de er blevet teenagere og nogen er stødt til igen som voksne.
I forbindelse med at vi er blevet mange flere, er der naturligvis også kommet mange flere børn og dermed er børnene kommet til at ”fylde mere”.
Vi er en forening for voksne. Men vi vil gerne prøve at bevare børnene på Helgoland vinteren igennem og samtidig give dem mulighed for at mødes med andre børn om vinterbadningens glæder.
For nogen år siden fik vi besked om at der ikke måtte være børn på Helgoland, men i forbindelse med den generelle åbning af anlæg i København, prøver vi igen, indenfor nogle faste rammer, hvor vi prøver at tage hensyn til alle. Så indtil videre gælder følgende :

Børn skal være sammen med deres forælder/bedsteforælder under hele opholdet på Helgoland.
Børn må komme om søndagen fra kl 9 til kl 14
Børn må kun være på fællesafdelingen
Hvis barnet er så lille at det ligger i barnevogn må det medtages hvor som helst og når som helst, dog under skyldig hensyn til øvrige medlemmer.
Børn må komme på Lille Helgoland når som helst, også her under skyldig hensyn til øvrige medlemmer
Ovenstående gælder egne børn/børnebørn
Der betales ikke for børn

Ad 7 Iværksættelse af medlemsundersøgelse
Troels præsenterede et forslag til en medlemsundersøgelse. Der var opbakning til at vi går videre med et enkelt skema, som tager afsæt i det vi ikke kan se ud fra besøgstæller . vi drøfter videre på næste møde.

Ad 8 Støtte til Hvidovre Badeforening
Hvidovre vinterbader er i gang med at etablere sig med omklædnings og saunafaciliteter. De har brug for faciliteter så de kan få flere medlemmer. Som relativ nystartet forening savner de likviditet og har spurgt os om et lån.
Det er i vores interesse at der kommer flere vinterbadeforeninger i hovedstadsområdet og vi besluttede derfor, at de kunne låne 50.000 kr.
De har også fået et lån af Jomsborg i Århus.
DKG og Jomsborg er de 2 store klubber, og vi må hjælpe de mindre i gang.

Ad 9 Gustider i 2016/17
Gustiderne er uændret, dog udgår gus søndag aften.
Vi vil bede gusmestrene om at de sene gus ikke bliver for hårdkogte
Gussæsonen starter søndag den 2. oktober kl 8

Ad 10 Standerhejsning 1. oktober kl 15
Der er standerhejsning lørdag den 1. oktober kl 15. Vi markerer at nu starter sæsonen , og i år er det ekstra dejligt, fordi nu kan fællessaunaen tages i brug.
Det er en festdag og vi byder på musik, pølsevogn, øl, vand og badevand.
Morgenholdet har lovet at bistå. KB tager kontakt til morgenholdet og sørger for musik og sange sammen med Dorrit, TF og KMJ sørger for opslag og bestiller pølsevogn. Morgenholdet står for indkøb af drikkevarer og pyntning, afvikling og afrydning. Alle hjælper med oprydning.
Det bliver en travl dag. Der er kontortid fra 11-12 og introhold kl 11 og kl 12.30.

Ad 11 Konkrete medlemshenvendelser
Der er henvendelse om
1. fællesbadning på herreafdelingen
2. personsag
Vi behandlede disse.

Ad 12 Evt og fastlæggelse af efterårets møder
Der er statusmøde med Teambade den 26. sept.
Der er forslag fra lokalrådet og brugerrådet i Amager strandpark om belysning ud til Helgoland og om handicaprampe på stranden eller handicaplift på Helgoland . Forslagene afventer kommunens budgetforhandlinger.
Der vil være bestyrelsesmøde den 11. oktober, 8. november og 7. dec. Alle dage kl 18 på Helgoland.
Der er introduktion den 21. og 27. sept, 1.,5. og 8. oktober, 5. og 19. nov, og 3. dec. Hverdage kl 17 og 18.30 lørdage kl 11 og 12.30

Kirsten 18.sept 2016