Referat af bestyrelsesmøde 7. december 2016

Det Kolde Gys
Bestyrelsesmøde den 7.december 2016 kl 18.00 på Helgoland
Deltagere : Dorrit, Troels, Per, 2 x Thomas, 2x Kirsten

Dagsorden :

1. Status medlemsoptag
2. Byggeri og medlemsmøde
3. Dåb
4. Personsagen, byrettens afgørelse
5. Børn
6. Nytårskur, næste møder og evt

Ad 1 Status medlemsoptag
Der er afholdt introduktion for 954 nye medlemmer fordelt på 18 hold. Vi er nu 4562 medlemmer.
De sidst udbudte pladser blev trods varsel fra 25. oktober, og udbudt 15. nov først besat den 26 nov. Det er derfor vores vurdering, at vi stort set har opfyldt alle aktuelle ønsker om at blive medlem.
Der er ikke kræfter i bestyrelsen til flere introhold i år og i januar. Vi skal prioritere byggeriet og dåben. Og vores private julegøremål.
På bestyrelsesmødet i januar tager vi stilling til om vi vil udbyde et introhold ultimo febr. Det vil i givet fald være således, at holdet aflyses, hvis der ikke melder sig tilstrækkelig mange. Det bliver til fuld betaling for sæsonen indtil 1. oktober.
De der havde tilmeldt sig et introhold, men ikke mødte op på nogen af introholdene, har alle fået tilbageført deres indbetaling.

Ad 2 Byggeri og medlemsmøde
Vi gennemgik tegninger og overheads til medlemsmødet den 13. dec.
De to bygninger skal tilgodese de mest presserende og åbenlyse behov, hvilke er :

  • Omklædning og sauna for fællessegmentet i perioden maj til oktober
  • Omklædning og sauna for fællessegmentet hele året, især i forbindelse med gus
  • Sauna for damer
  • Bestyrelsen er enige om at de to bygninger disponeres således at :
    Den ny bygning på dameafdeling anvendes dels til damesauna dels til fællesomklædning. Den bygges helt op til nuværende bygning, så hele byggefeltet udnyttes. Saunaen placeres i den østlige ende af bygningen for at få mest mulig udsyn til bassin. Der bliver selvstændig adgang til saunaen så omklædning og sauna ikke skal dele adgangsforhold. Der bliver adgang til fællesomklædning fra både dame og herreside, så der bliver mulighed for fleksibel udnyttelse at omklædningsfaciliteterne i forhold til behov. Bygningen er 11 m lang og opdeles med 5 m til sauna og 6 m til omklædning.
    Den ny bygningen på herreafdelingen anvendes til en fællessauna. Den skal kunne anvendes af fællessegmentet og til gus hele året.
    Den får adgang mod syd, overfor indgang til den nye fællesomklædning.
    Fælles for begge saunaer :
    Saunaerne har af sikkerhedsmæssige årsager fuldt udsyn til de badende fra store vinduer. Bygningerne får samme højde som fællessaunaen, og giver dermed mulighed for 3 rækker bænke. Vi er bundet af byggefeltets størrelse, og det er derfor vores eneste mulighed for at bygge så stort som muligt. Saunaerne opbygges som traditionelle saunaer med mest varme på øverste bænk og dermed også relativt koldt gulv. De bliver mere gusegnede end fællessaunaen : Der er kun 1 ovn og der bliver ikke noget skjult luftrum under loftet, hvor varmen og dampen kan gemme sig. De får bænke der kan tages ud og skrubbes, og der kommer generelt mere fokus på at saunaerne skal være lettere at rengøre og vedligeholde end den nuværende fællessauna.
    Medlemsmødet handler kun om de to bygninger. Vi har ikke taget stilling til hvordan herreafdelingen kan opdeles, så der fremover både er en herreafdeling og en fællesafdeling. Vi er enige om at der fortsat skal være en herreafdeling. Og at herrerne skal have egen omklædning, sauna og dæksplads. Den kommende medlemsundersøgelse skal bidrage til en viden om hvor stor herresegmentet og fællessegmentet er, herunder om behovene er sæsonbestemte.

    Bestyrelsens forslag bliver lagt på hjemmesiden til bemærkninger. Bemærkninger fra medlemsmødet og skriftlige bemærkninger til bygningernes indretning, behandles på bestyrelsesmødet i januar.
    Logik er i gang med at lægge azobetræ i bunden af byggefelterne. Der må ikke anvendes trykimprægneret træ på badeanstalten. Vinteren har holdt sit indtog så bygningerne vil blive bygget i elementer og fragtet ud på Helgoland. Byggeriet skal være færdig inden 1. maj.

    Ad 3 Dåb
    KB har haft indledende møder med Anders. Heldigvis bistår Anders og morgenholdet igen med det store planlægnings- og afviklingsarbejde i forbindelse med dåben. Musik blev aftalt. Dåben planlægges videre og behandles igen på bm i jan.

    Ad 4 Personsagen, byrettens afgørelse
    Foreningen er som bekendt blevet stævnet af et medlem, og der var retsmøde den 16. nov
    Byretten gav os medhold i at der ikke var grundlag for et påbud, og tilkendte os sagsomkostninger på 15.000 kr.
    Medlemmet har imidlertid indbragt afgørelsen for landsretten.
    Bestyrelsen var enige om at opretholde pågældendes karantæne indtil videre.
    Baggrunden er forløbet op til den meddelte karantæne den 29. september, herunder et tidligere tilsvarende forløb i 2014.
    Såfremt medlemmet ønsker at deltage i et møde med bestyrelsen, er vi indstillet på at revurdere karantænen.

    Ad 5 Børn
    Børnetider blev drøftet igen. Det blev besluttet at fastholde den nugældende ordning, hvorefter børn må komme om søndagen på fællesafdelingen mellem kl 9 og 14.
    Vi ændrer ikke på børnetiderne i denne sæson, for det skaber uklarhed om hvad der gælder, og vi får stadig henvendelser om at børn medtages udenfor den tilladte tid.
    Det er ikke ok at tage børn med udenfor den aftalte tid. Uanset hvor søde børnene er, skal medlemmerne kunne vide sig sikre på at de kun er blandt voksne, hvis det er det de ønsker. Børn i barnevogn må gerne komme på andre tider.
    Børn må medtages når som helst på Lille Helgoland. Og Lille Helgoland er særdeles børnevenlig.

    Ad 6 Nytårskur, næste møder og evt
    TF og Dorrit arrangerer nytårskur den 1. jan kl 14 så medlemmerne kan ønske hinanden godt nytår
    Julefrokosten var meget vellykket i enhver henseende. Bestyrelsen siger stor tak til alle der bidrog hertil : morgenholdet, Rudi og Christine med operasang, Hanne med harmonika og 100 glade og veloplagte gysere.
    Kommende bestyrelsesmøder er aftalt til 10. jan, 7. febr.,15. marts, 19. april alle dage kl 18 på Helgoland.

    Kirsten 12. december 2016