Referat af bestyrelsesmøde 19. januar 2012

Det Kolde Gys – Bestyrelsesmøde d. 19. januar 2012, kl. 19.00 – 21.00

Tilstede: Viggo, Anne, Brian, David, Kirstine, Marie-Louise
Afbud: Jara

Dagsorden

1. Valg af ordstyrer

Viggo

2. Valg af referent

Marie-Louise

3.Ord fra formanden

Nytårsbadet gik godt, var hyggeligt med ca. 40 op mødte.  Mindst en kom udefra og var glad for at få lov at bade.  Artikel i Politiken ved vi ikke hvem der havde udtalt sig til – men  vi synes at alle der kom for at bade skulle være velkomne. Viggo havde skrevet en sang til lejligheden – tak for den 🙂

Kitty anbefaler at vi holder et medlemsmøde omkring indretning og brug af det nye klubhus.  Jeg har opfordret hende til at arrangere et sådant, da bestyrelsen har rigelige ting om ørene og pt. ikke kan tage fat i flere ting. Vi bakker gerne op og formanden deltager gerne i det omfang det er muligt.

Saunasten er blevet byttet i herresaunaen og Marie-Louise sørger for flere sten til damesaunaen.

Gus må kun foretages af vores gusmestre og kun når de er annoncerede.

Vi har haft problemer med saunaovnene igen. Der er desværre folk der bliver ved med at hælde vand på, hvilket resulterer i at saunaovnene slukker.  Sidst var både ovnen i herresaunaen slået fra, samt hele relæet i bygningen og damesaunaen kørte kun på halv kraft.  Begge ovne måtte genstartes!  I værste fald kan man risikere at ødelægge ovnene så meget at de brænder helt af og samtidig risikerer man også at relæet brænder helt af!!!!

I stedet for at besvare medlemmer i debatforum, vil vi fokusere vores nyhedsskrivelser omkring de ting folk skriver om.

4. Budget

Brian indleder med at fortælle hvordan vores aktuelle regnskabsstatus ser ud.

Han forelægger derefter det reviderede budget. Det reviderede budget adskiller sig på 3 punkter i forhold til det budget der blev fremlagt på seneste ordinære generalforsamling. Der forventes flere kontingentindtægter (+145.000 kr.), færre direkte udgifter (+350.000 kr.) og øgede administrationsomkostninger (-30.000 kr.) i alt en opskrivning på 465.000 kr. Og da der var en regnefejl på knap 500.000 kr. i det gule regnskab fra maj, kommer vi ud af dette år med et underskud i budgettet på 513.000 kr.

Ved udgangen af regnskabsåret 2011/12 forventes en egenkapital på ca. 680.000 kr.  Budgettet bliver offentlig gjort

5. Ventelistegebyr/nøgledep.

Pt. er der et nøgledepositum som bestyrelsen gerne vil foreslå den kommende generalforsamling om at det bliver ændret til et ventelistegebyr i stedet. Det foreslås at det nuværende nøgle depositum, en gang for alle, bliver stiftet foreningen – da pengene de sidste mange år ikke har figureret i vores regnskab!

Dem der er på fri-kontingent i år som ikke skal være det, får frikontingent i år og varsles den nye beslutning. Det nye er at, ingen andre end bestyrelsesmedlemmer og medlemmer over 80, der har været medlemmer i min. 10 år, er på frikontingent.

6. Køb af administrativ hjælp

Marie-Louise har undersøgt en mulighed, men foreslår at vi afventer og stadig ser tiden an.

Konverteringen til det nye medlemssystem har krævet enormt meget arbejde, da der har været et stort rod i medlemskartoteket.  Nu er der ved at være styr på det.  I fremtiden vil der selvfølgelig være noget arbejde, men kan nok holdes i grænser hvis vi er gode til at holde vores medlemsdata ajour.

Vi tænker at når vi har det nye klubhus at vi kan lave en ugentlig kontortid på Helgoland, hvor medlemmerne kan henvende sig.

Brian og Anne tager fat på at lave en betalingsløsning på vores hjemmeside.

7. Klubhus + trapper

Arkitekten havde foreslået en markise for at dække for solens stråler ind i det nye klubhus. Vi ønsker ikke en sådan løsning, da den meget let vil gå i stykker i det klima vi har på Helgoland (salt, vand, vind) En anden løsning vil være soldæmpende vinduer, men vi ønsker bare helt almindelige vinduer. Marie-Louise giver besked til Carsten Hoff.

Marie-Louise undersøger videre omkring tilbygningen (overdækning og skur på areal før klubhus) og får regnet på den pris vi har fået fra

B & O Byg, som forekommer helt ude af proportioner.

Marie-Louise og Kirstine undersøger videre på projektet omkring nye bredere og sikre trapper med en platform i bunden, som ligger under vand, så man kan ”bunde”.

Vi måtte igen grundet tiden springe i dagsordenen!  Vi fortsætter med punkterne 8-10 samt 12 på næste møde!

8. Låsesystem
9. Nyt fra Damerepræsentant
10. Nyt fra Herrerepræsentant
11. Invitationer fra andre vinterbadeklubber

Marie-Louise og Jonathan tager til dåb i Køge på søndag.

Viggo og Karl tager til dåb i Vedbæk på søndag.

Vi får besøg af Skodsborg Vikingelaug lørdag d. 25. februar kl. 10.00. De kommer 10-15 personer og Brian og Marie-Louise er værter.

Søndag d. 4. marts kl. 10.00 kommer Vikingeklubben Jomsborg på besøg med 10 personer.  Foreløbig har Marie-Louise meldt sig som vært. Hun opfordrer til at flere fra vores bestyrelse deltager.

12. Fællessauna
13. Evt.

David har ønsket at se en kontrakt med vor arkitekt og er ikke tilfreds med formandens mundtlig aftale om 800,- kr pr time.

Marie-Louise forklarer at hun endnu ikke har haft tid til at lede I vores lagerrum efter kontrakten.

Marie-Louise tager kontakt til Jara omkring skrivelse af vores nyhedsbreve.
Vi nåede igen ikke alle punkter på dagsordenen og de resterende punkter går videre til næste møde.

Mødet sluttede kl. 21.00

Marie-Louise d. 26. januar 2012