Kategori: Referat fra bestyrelsesmøde

Udgivet den

Referat: Bestyrelsesmøde 8.januar 2019

Referat af bestyrelsesmøde i Det Kolde Gys den 8. januar 2019
Alle bestyrelsesmedlemmer deltog i mødet.
Referent: Troels

1. Dåb den 2. februar 2019
Der er godt styr på arrangementet.
Opslag er kommet op.
Musikken er bestilt.
Hele Sundby Sejl er reserveret.
Morgenholdet og diverse gusmestre er adviseret.
Dorrit og Kirsten Bech sender kørerplanen for arrangementet til bestyrelsen.
Vi inviterer kun få andre vinterbadeklubber pga. pladsproblemer, til at deltage i festen med 1-2
bestyrelsesmedlemmer.
Der bliver et 90 års jubilæumsindslag.

2. Opfølgning på karrusel og bog
Vi mangler fortsat at tilladelse til at sætte karrusellen op.
Bogen er lidt forsinket. Der er brug for lidt mere tid til at redigere den færdig.
Kirsten Monrad har kontakt med redaktøren om processen. Troels hjælper gerne til med at læse
afsnit igennem.

3. Anvendelse af afdelingerne til sommer
Bestyrelsen havde en helt indledende diskussion af muligheder baseret på sidste sommers
erfaringer. Punktet diskuteres videre på kommende bestyrelsesmøder i foråret.

4. Svar på henvendelser og andre diverse
Vi laver en selvstændig postkasse, hvor man kan tilkendegive interesse i at blive medlem. Formål at
prøve at prøve at afdække, hvor stort ønsket er om at blive medlem af DKG. Rasmus kommer med
forslag til navn på postkassen.

Der er kommet henvendelse om energiforbruget. Troels skriver svar med udgangspunkt i den
generelle indsats for at ændre energiproduktionen til vedvarende energi.

Der har været henvendelser omkring for meget snak i sauna. Bestyrelsen fastholder, at der gerne må
tales i saunaerne, men man skal tages hensyn til andre og samtalerne bør være inkluderende. Ikke
cafesnak.

Der har været klager over at børn har været taget med på afdelingerne. Det markeres tydeligere, at
børn ikke må medtages på herre og dameafdelingen, og at børn er velkomne på fællesafdelingen om
søndagen fra kl. 9-14.

Rasmus skriver svar på en henvendelse, der er kommet om forsøgsordningen i januar-februar om
den store sauna inde på herreafdelingen.

Per undersøger om der kan sættes et elektronisk infoboard op med skiftende nyheder, herunder
regler der synes at være gået lidt i glemmebogen.

Kontortiden den 2. februar flyttes til den 9. februar på grund af dåben.

90 års arrangement den 30 marts bygges op omkring aktiviteter ude på Helgoland, hvor der bliver
adgang til hele badeanstalten for alle medlemmer. Per laver skitse til dagen til det næste
bestyrelsesmøde den 29. januar 2019.

5. Generalforsamling 2019
Generalforsamlingen skal ligge slut maj af hensyn til vedtægter og afslutningen af regnskabet.
Bestyrelsen går efter den 28. maj, datoen cleares med dirigenten.
Der var stemning for igen at bruge Gerbrandskolen, der havde lyse og luftige lokaler.
Der er formandsvalg i år. Derudover er Per, Rasmus og Kirsten Bech på valg.
Medlemmer der overvejer at stille op kan kontakte Dorrit eller Troels for at høre om, hvordan det er
at sidde i bestyrelsen.

6. Eventuelt
Det virker som om, at bestyrelsens pointering af, at Kongressen primært er beregnet til et socialt
mødested for medlemmer, har båret frugt.

Udgivet den

Referat: Bestyrelsesmøde 4. dec 2018

Referat af bestyrelsesmøde i DKG den 4. december 2018

Deltagere: Alle bestyrelsesmedlemmer bortset fra Rasmus
Referent: Troels

  1. Opfølgning på den praktiske organisering af urafstemninger – oplæg fra Troels

Troels’ oplæg godkendt. Troels indkalder til møde om emnet i januar eller februar. Fokus vil ligge på understøttelse af debatten. Bestyrelsen fandt, at det var vigtigt, at der blev givet nogle tidsmæssige eksempler på processen.

  1. Opfølgning på drøftelsen med gusudvalget ved Ida-Maj

Før det egentlige bestyrelsesmøde var der en drøftelse med Ida-Maj fra det nyvalgte gusudvalg.

Det nyvalgte gusudvalg består af Ida-Maj, Tanja og Sys. Der er derudover valgt tovholdere til håndtere af forskellige arbejdsopgaver f.eks. indkøb af dufte.

Følgende emner blev drøftet videre på bestyrelsesmødet:

  1. Ændring af gustider: Gusudvalget foreslog, at de sene gus tirsdag og torsdag bliver flyttet en time fra kl. 21.00-22.00 til kl. 20.00-21.00, og at der bliver lavet et ekstra fyraftensgus fredag kl. 21.00-22.00. Bestyrelsens tilsluttede sig disse forslag, således at de indføres som en prøveordning i januar-februar. Gusmestrene ved de pågældende gus bedes notere, hvor mange der ca. deltager i gusene.
  2. Oliefrie gus: Gusmestrene ønskede, at bestyrelsen skulle tage stilling til tidspunktet for de tre oliefrie gus. Bestyrelsen besluttede, at opretholde de oliefrie gus lørdag kl. 8:00-9:00 og lørdag kl. 15:00-16:00. Derudover flyttes lørdagens oliefrie gus kl. 21:00-22:00 til fredag kl. 13:00-14:00. Bestyrelsen pointerede, at disse gus ikke alene var oliefrie, men duftfrie gus. Der kan være duft i den 3. spand. Der var enighed om, at det kunne være hensigtsmæssigt at afholde et møde mellem gusmestre og en person, der havde ekspertviden om effekterne af æteriske olier.
  3. Budget: Ida-Maj spurgte ind til hvem der træffer beslutning om den konkrete anvendelse af de 40.000 kr., der er afsat til gus på budgettet. Bestyrelsen oplyste, at sædvanlige løbende driftsudgifter til gusarbejdet f.eks. indkøb af dufte, spande og lignende kan afholdes uden foregående tilslutning, mens at større ikke sædvanlige udgifter skal vendes med Dorrit, som bestyrelsens kontaktled til gusmestergruppen. Det er hensigtsmæssigt, hvis der er en person i gusmestergruppen, der har overblikket over økonomien.
  4. Køleskab til olier: Gusmestrene ønskede at få et køleskab til at stille deres olier i. Der blev drøftet forskellige mulige placeringer. Per taler nærmere med gusmestrene om den præcise løsning.
  5. Facebook: Bestyrelsen og Ida-Maj drøftede baggrund for at faceboggruppen ”Gus på det Kolde Gys”, der var blevet lukket igen efter at have været en åben gruppe i to år. Ida-Maj forklarede, at der havde været et behov for, at man kunne skrive opslag i gruppen uden at det blev delt med alle ens øvrige facebookvenner. Bestyrelsen fandt det hensigtsmæssigt, at en gruppe, der omfatter mere end 1500 medlemmer, er en åben gruppe, som alle kan læse og ikke forudsætter, at man har en facebookprofil. Bestyrelsen konstaterede, at ”Gus på det Kolde Gys” er en privat oprettet facebookgruppe, som bestyrelsen ikke har kompetencer overfor. 
  1. Bedre udnyttelse af vores saunafaciliteter

For at undersøge om man kan få en bedre udnyttelse af saunafacilliterne og for at få et sted, hvor de fra fællessegmentet kan gå hen når den store fællessauna bruges til gus, besluttede bestyrelsen, at den store sauna på herreafdelingen gøres til fællessauna i perioden kl. 17:00 om eftermiddagen til kl. 10:00 næste morgen. Begge køn kan i samme periode bade i vandet i herreafdelingen i forbindelse med saunabesøg.  Bestyrelsen tager i slutningen af februar stilling til om ordningen skal ophøre/permanentgøres/ændres. Bestyrelsen tager samtidig stilling til om den mindre herresauna skal renoveres, og evt udvides inden for de muligheder, der findes i det nuværende byggefelt, således at herrerne har adgang til en sauna i høj kvalitet, hvor der udelukkende er mænd.

  1. Dufte generelt

En række af vores medlemmer er overfølsomme over for dufte, og har henvendt sig til bestyrelsen. For at tage hensyn til hinanden indskærper bestyrelsen, at indsmøring med olier og spray med dufte fortsat sker udenfor.

  1. Dåb

Anders har lavet plan for dåben. Kirsten Bech og Dorrit mødes med Anders. Per kan hjælpe med indkøb

  1. Lille Helgoland istandsættelse

Der er behov for reparationer på træværket. Bodil får besked på, at hun gerne må starte processen.

  1. Bogprojekt

Der arbejde fortsat på bogprojektet. Det forventes sendt til opsætning i løbet af december.

  1. Brug af fællesrummet

Der har været en kraftig stigning i brug af fællesrummet til individuelle arbejdsrelaterede aktiviteter. Det er et problem, fordi det af og til har hindret at rummet er anvendt til dets hovedformål.

Hovedformålet med fællesrummet er, at det skal kunne fungere som fællessted, som socialt mødested for medlemmerne, hvor man mødes og kommer i snak med hinanden.

Derudover skal fællesrummet også bruges til at holde foreningsrelevante møder (f.eks. bestyrelsesmøder, introarrangementer, gusmestremøder, og andre møder).

Fællesrummet kan fortsat bruges til private kontoraktiviteter i begrænset omfang, men disse må ikke forhindre eller indskrænke, at fællesrummet bruges som et socialt mødested for medlemmerne. Det skal være sådan, at det er nemt at sætte sig ind i fælleshuset og at medlemmerne ikke må føle sig fortrængt eller begrænset af dem, der sidder og arbejder på deres PC.

  1. Nytårskur, kontortid januar og februar

Der holdes nytårskur kl. 14:00 den 1. januar. Per køber bobler og vand. Dorrit køber kransekage. Vi spørger Anders, om han vil holde tale.

Lis tager kontortid den 5. januar. Kirsten B og Dorrit tager kontortiden den 9. februar (kontortiden flyttes pga. dåben).

  1. Eventuelt herunder datoer for næste bestyrelsesmøder, flåden, gæstedagene

Næste bestyrelsesmøder:

Tirsdag den 8. januar 2019, kl. 18.30

Tirsdag den 29. januar 2019, kl. 18.30

Tirsdag den 26. februar 2019, kl. 18.30

Flåden tages op, hvis der kommer frost, Per beder et gushold om at hjælpe.

Der sættes seddel op om hvornår der er rengøring af fællesrummet. Når der gøres rent skal man flytte sig, så rengøringsmedarbejderne kan komme til.

Den første gæstedag er gået godt. Der er kommet positive reaktioner på dem.

Efter nytår vil der komme en mulighed for at man kan tilkendegive ønske om medlemskab. Formålet er, at vi kan få en afdækning af, hvor stor den samlede efterspørgsel er efter at blive medlem af Det Kolde Gys, hvilket både kan indgå i vores egen planlægning og i vores fortsatte drøftelser med Københavns Kommune.

Udgivet den

Referat: Bestyrelsesmøde 31. okt 2018

Referat af bestyrelsesmøde den 31. oktober 2018

Deltagere: Alle bestyrelsesmedlemmer.

Referent: Troels

1. Bogprojekt
Lars orienterede om bogprojektet. Der er god fremdrift i projektet. Det sidste punktum forventes at blive sat i løbet af 2-3 uger. Derefter afleveres den til opsætning og design og senere sætning. Denne proces forventes at tage op til 3 måneder, således at den endelige bog forventes at være klar i først halvdel af marts. Bestyrelsen arbejder med et oplag på 4.000 eksemplarer. Endelig beslutning træffes senere.. Lars vil sende hjemmeopgaver til bestyrelsen bl.a. bud på en titel til bogen.

2. Udmeldte – medlemsstatus
Kirsten redegjorde for medlemmer, der ikke havde fornyet medlemskab. Det drejede sig om 274 medlemmer, heraf ca. 100 medlemmer, der er optaget de to sidste år. Erfaringen fra tidligere år tyder på, at ca. 50 genindmelder sig i løbet af nogle måneder.

3. Intro og kontortid – hvem kommer hvornår?
Til intro den 4. november kommer Dorrit, Kirsten Monrad, Dorte, Per, samt Thomas Trier.
Til intro den 6. november kommer Dorrit og 2 x Kirsten. Og Thomas Frisendal på holdet kl. 15.00
Til intro den 10. november kommer Dorrit, Troels, 2 x Kirsten og Per.
Til kontortid den 3. november kommer Kristen og Rasmus.

4. Lukning af mindre sager
På baggrund af en klage minder Dorrit på næste gusmestermøde om, at der ikke må drikkes inde i de nye saunaer, hverken vand eller øl.
Rasmus besvarer henvendelse fra Niclas og Troels besvarer henvendelse fra Søren F.

5. Gusmestermøde den 1. november
Dorrit orienterede om det kommende gusmestermøde.

6. Facebooksiden ”Gus på det kolde gys”
Det blev nævnt, at siden var gået fra at være åben til lukket gruppen. Der var kommet et svar, der redegjorde for årsagen. Vi nærlæser dette svar og behandler spørgsmålet på næste møde.

7. Udvikling af hjemmesiden
Webgruppen har lavet en meget fin og anvendelig analyse og afdækning af behov og ønsker til hjemmesiden.

Webgruppen foreslår en opdeling på hjemmesiden i medlemmer, henholdsvis ikke medlemmer.

Den del der retter sig til medlemmer skal f.eks. understøtte foreningens princip om at det enkelte medlem selv varetager egen medlemsadministration og ved hjælp af hjemmesiden kan finde svar på stort set alt, hvad der er relevant. Webgruppen foreslår også, at der på medlemsdelen bliver mulighed for at oprette foraer som kan rette sig mod f.eks. gus, fuldmånebadning, svømmegrupper, glemte sager mv.

Den del der retter sig til ikke medlemmer, skal blandt andet indeholde information om hvordan og hvornår man bliver medlem, og en beskrivelse af foreningen og dens værdier, så ingen bliver overrasket over f.eks. vores nøgenhed og krav om vandgang før sauna.  Der skal også ligge et pressekit, så pressen selv kan søge sig oplyst.  Og meget vigtigt – der skal være fotos som afspejler hvem vi er.

Med webgruppens beskrivelse, har vi et operationelt grundlag . Bestyrelsen prioriterer, at vores nye hjemmeside hurtigst muligt bliver klar, og derfor vil alle forslag fra webgruppen ikke nødvendigvis være med i første udgave af den nye hjemmeside.

Der skal også være mulighed for, at der stadig kan komme input fra webgruppen, ligesom hjemmesiden på sigt skal samtænkes med Facebook.

8. Lokalplan og nyt fra parkbrugerrådet og et kort hop ind i fremtiden
Vi kommer med indspil til lokalplanshøringen, hvor vi understreger behovet for at kunne foretage udvidelser på Helgoland. Vi lægger op til at der er et fortsat behov for at udvidede badeanstaltskapaciteten, hvilken kan ske ved at etablere nye badeanstalter. Kirsten Monrad er pennefører.

Kirsten Bech fortalte, at der havde været drøftelse i parkbrugerrådet om bedre belysning. Der var blevet talt om en belysning, er peger opad, vi mener fortsat, at behovet er for en belysning, der peger nedad.

Parkbrugerrådet har gjort opmærksom på at det ikke er tilladt at parkere på runddellen, og bedt om at vi gør vores medlemmer bekendt hermed. Der er fortsat et problem med at mange cykler er parkeret ved redningsveje, vi vil foreslå, at at man kan lave flere cykelstativer i sandet, nord for naturcenteret og de andre bygninger.

9. Jubilæumsfestligheder og dåb – fortsat drøftelse
Det har vist sig at være meget dyrt at leje et større telt. Vi arbejder derfor med et par mindre arrangementer, herunder et arrangement i forbindelse med bogudgivelsen. Til dåben har vi fået hele Sundby Sejl fordi det er vores 90 års jubilæum.

10. Første drøftelse af oplæg til afvikling af urafstemning, se mail fra Troels
Punktet blev udskudt til bestyrelsesmødet den 4. december.

11 Nøgletjek mens vi venter på karusselen
Bestyrelsen vil gennemføre nøgletjek indtil karusselen er i funktion

12. Brunt fedt-projektet
Projektet er startet op med entusiastiske deltagere. Det kører over de næste 4 måneder. Deltagere skal gradvis opholde sig stadigt længere i det kolde vand.

13. Eventuelt herunder aftale klargøring til slibning af gulv på kontoret
Der ryddes op og klargøres i kontoret efter intro den 10. november. Depotet er ved at blive udvidet, gulvet i kongressen skal slibes og lakeres i uge 46