Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 september 2015 – Det Kolde Gys

Referat af Bestyrelsesmøde den 9. september 2015

Det Kolde Gys
Referat af Bestyrelsesmøde den 9. september 2015 kl 18.00 på Helgoland

Deltagere : Jørn, Per, Dorrit, 2 x Kirsten, 2x Thomas

Dagsorden :

  • Status fællessauna
  • Fællestid
  • Standerhejsning
  • Status medlemsoptag
  • Status kontingentbetaling
  • Rensning trapper, damesauna, samling af bord bænkesæt
  • Evt, diverse opfølgning og orientering
  •  
    Ad 1 – Status fællessauna

    Der er monteret glas og der foregår stadig arbejde med montering af bænkene.
    Hvis østdøren bliver for varm og udgør et sikkerhedsproblem, vil der kunne monteres træ på metallisterne.
    Dør og væg til teknikrum skal være som en spansk dør så vand kan løbe ud til afløb i forrummet-
    Det er meget vigtigt at træbænkene kan bevares rene og ikke belastes unødig af sved, da de kun vanskeligt kan udskiftes.
    Vi besluttede derfor at overføre herrenes håndklædenorm til fællessaunaen. Det er ”Ingen hud på træ”. Det betyder, at numsen skal være på håndklæde, og hvis fødderne er på en bænk, skal fødderne også være på et håndklæde, og hvis man læner sig tilbage, skal ryggen også være på håndklæde. Det skal være et ordentlig håndklæde og ikke bare et viskestykke.
    Saunaen vil blive igangsat og åbnet så hurtigt det er muligt. I den første periode vil der formentlig være en del indkøring og justering.
    Der kommer et stort problem med omklædning i forbindelse med fællessaunaen. Fællesomklædningsrummet er ikke stort nok. Vi drøftede forskellige modeller til løsning her og nu.

    Ad 2 – Fælles tid

    På grund af byggeri og manglende sauna på fællesafdelingen etablerer vi fællestid på herreafdelingen indtil fællessaunaen er færdig. Det bliver kun på herreafdelingen, fordi der stadig er mange damer på dameafdelingen.

    Ad 3 – Standerhejsning

    Anders, vores ceremonimester har sagt ja til at stå for standerhejsning sammen med gode folk fra morgenholdet. Standerhejsning foregår den 22. september

    Ad 4 – Status medlemsoptag

    Vi evaluerede det igangværende medlemsoptag. Vi konkluderede at det fungerer med maks 2 hold pr dag og de i alt 10 hold. Vi etablerer ikke flere hold i år, fordi de 500 nye skal ordentlig integreres, bestyrelsen ikke har kræfter til flere hold og vi savner omklædningsfaciliteter.
    Der er en del der er udeblevet, så det er spændende om der bliver pres på holdene i oktober, eller om det er udtryk for at folk har fortrudt. Det er lidt ærgeligt, fordi de pågældende har spærret plads for andre. Vi gør status efter sidste intro den 5. oktober.
    De første 300 pladser blev taget i løbet af 30 timer. De næste 200 pladser blev taget i løbet af 3-4 dage. Sidste år blev 500 pladser taget i løbet af 3 uger og vi havde derfor et længere forløb hvor man kunne blive medlem.
    Vi drøftede derfor en model hvor det f.eks i juni fremgår af hjemmesiden, hvilken dato der bliver åbnet for tilmelding. Det vil give mindre stress hos dem der gerne vil være medlem, når de i god tid ved, hvornår tilmelding er muligt. Vi drøftede også, at vi skal rykke medlemsoptaget et antal uger, således at vi ikke har både klargøring af kontingentopkrævning og optag af nye medlemmer samtidig.

    Ad 5 – Status kontingentbetaling

    Der er en del girokort der er kommet retur og der er mange henvendelser desangående. Vi åbner for mulighed for onlinebetaling den 12. september og sender samtidig mail til alle herom. Vi gør i mailen opmærksom på, at man skal tjekke sin betalingsoversigt, før man betaler online, så man ikke betaler dobbelt.
    Når der betales online, oprettes betalingen en ekstra gang i regnskabssystemet, så bogholderen skal ind og modpostere på alle onlinebetalingerne efterfølgende. Det vil kunne undgås, hvis vi udelukkende kørte med onlinebetaling og mobilpay. Så det er noget vi skal overveje. Ved onlinebetaling betales der med dankort.

    Ad 6 – Rensning trapper, damesauna, samling af bord bænkesæt

    Helle Andersen har tilbudt at skure bænkene i damesaunaen. Helle vil gerne have bistand til opgaven. Dorrit kontakter Helle, og Per arrangerer fælles praktisk arbejde den 12. sept når der er intro. De nye bordbænkesæt skal samles og trapperne skal renses for alger.

    Ad 7 – Evt, diverse opfølgning og orientering

    Bestyrelsesmødet den 1. dec flyttes til den 8. dec. Der er således bestyrelsesmøde den 6. oktober, 10. november og 8. december, alle dage kl 18 på Helgoland.
    Indvielse af den nye fællessauna bliver søndag den 8. november
    Kirsten kontakter Teambade om omklædningsfaciliteter
    Vi afventer fortsat Teambades tilbagemelding om udskiftning af defekte trapper

    Kirsten 26. sept 2015

    Referat af bestyrelsesmøde den 16. august 2015

    Referat af Bestyrelsesmøde den 16.august kl 18.00 på Helgoland

    Deltagere : Jørn, Per, Dorrit, 2 x Kirsten, 2 x Thomas

    Dagsorden :

    Status medlemsoptag
    Børnemedlemsskab, koordinering af opsynsprøve
    Status fællessauna
    Kontingentbetaling 2015/2016
    Efterårets bestyrelsesmøder, standerhejsning, julefrokost og dåb
    Diverse opfølgning og orientering

    Status medlemsoptag

    De 300 intropladser i september blev besat på under 2 døgn. Vi besluttede at opslå 200 yderligere den 3. og 5.oktober.
    Alle introhold i sept bliver bemandet af Per, Jørn og kmj. Kb kommer den 5. og den 12., Dorrit den 8. TF tager kontortid den 5. og kommer muligvis også den 12. TT den 8. og muligvis også den 12.

    Børnemedlemsskab, koordinering af opsynsprøve

    Teambade har sagt nej til børn på Helgoland uden for den officielle åbningstid, medmindre deres voksne har taget en opsynsprøve.
    Dorrit tager kontakt til Teambade så vi kan tilbyde denne opsynsprøve og dermed bevare børnemedlemmerne. Dorrit koordinerer også det videre i forhold til børnemedlemsskabet. Der optages ikke børnemedlemmer før dette er på plads.

    Status fællessauna

    Saunabyggeriet blev delvis stoppet i begyndelsen af august. De store panoramavinduer skulle leveres og monteres i en periode på godt en uge. Dette krævede at der skulle være en større afspærring på platformen. Der var bragende sol og fyldt med sommergæster, og Teambade kunne naturligvis ikke acceptere at platformen blev afspærret. Vinduesleverancen blev derfor udsat og hele byggeriet bliver dermed senere færdigt. Det er ikke noget problem, for saunaen er stadig færdig inden sæsonen for alvor starter. Vinduerne bliver leveret og monteret i begyndelsen af september.
    Arbejdet skrider i øvrigt fint frem og vi er meget begejstrede for de flotte bænke.
    Vi drøftede hvordan vi kan sikre at bænkene ikke bliver sorte og hvordan vi kan bevare dem bedst muligt. Der er et problem med at alle ikke sidder på et tilstrækkelig stort og tykt håndklæde, og der er et problem med sorte fødder på bænken. Mændene er generelt gode til at sætte deres fødder på et håndklæde, og kvinderne er gode til at have håndklæde i ryggen. Der er to forskellige håndklædekulturer. Vi bliver nød til at skilte i den nye sauna om brug af tilstrækkelig effektivt håndklæde og vi må også overveje at udskifte den sorte gummibelægning foran saunaen.

    Kontingentbetaling 2015/2016

    Kontingent opkræves ultimo august, med betalingsfrist den 30. sept, så det fremgår af betalingsoversigten for september.
    Nets udsender girokort til medlemmer som ikke er tilmeldt betalingsservice
    Der etableres også en mulighed for betaling med dankort på hjemmesiden. Denne mulighed etableres først ca den 12. sept., så man kan tjekke om beløbet bliver trukket på betalingsservice, inden man overfører via dankort.
    Der er således mulighed for at betale kontingent, selvom girokortet er blevet væk.
    Vi annoncerer massivt om betaling af kontingent både med mail til alle medlemmer, og på hjemmesiden og facebook. Vi sender ikke erindringer ud til restanter. Vi sletter dem der ikke betaler, fordi manglende betaling bringer medlemsskabet til ophør. Vi orienterer ikke dem der er blevet slettet. De kan se det i conventus og deres nøgle giver ikke adgang.

    Efterårets bestyrelsesmøder, standerhejsning, julefrokost og dåb

    Der er bestyrelsesmøde den 9. september, 6. oktober, 10. november og 1. december, alle dage kl 18 på Helgoland. Kb har aftalt julefrokost den 29. november og dåbsfest den 6. februar i Sundby Sejl. Dato for standerhejsning og indvielse af fællessauna afventer næste bestyrelsesmøde.

    Diverse opfølgning og orientering

    Besluttet ekstra afskærmning i teknikrum såfremt Teambade ønsker det. TT har opgaven.
    Besluttet indkøb af højtryksrenser til rengøring af trapper. Per har opgaven.

    Kirsten, 31.august 2015