Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 juni 2013 – Det Kolde Gys

DKG Bestyrelsesmøde 7. juni 2013 kl 17

Dagsorden

1. Siden sidst
2. Økonomi
3. Generalforsamlingen den 26. juni 2013
a gennemgang af samtlige forslag
b ansvar for praktiske afvikling
4. drøftelse af informationsplan i forhold til generalforsamlingen
Evt

Bemærkninger til dagsorden :

ad 1. Diverse tilbagemeldinger, punktet må højst tage 15 min.
ad 2. Nicolas gennemgår regnskab og budget
ad 3.
a Vi gennemgår samtlige forslag, således at bestyrelsen har en klar holdning til samtlige resterende forslag
b Vi skal aftale hvem der tager ansvaret for hvad i forbindelse med generalforsamlingens afvikling
ad 4. Jan kommer med forslag til informationsplan, så vi sikrer at medlemmerne dels kommer og dels støtter op om den åbne dørs politik

Referat af mødet
Til stede:
Thomas Trier, Jan Houmann, Jan Andersen, Thomas Frisendal, Kirsten Bech. Nicolas Barnstein og Kirsten Monrad Jensen (ref)

Ad 1 Siden Sidst :
Jan A og Kirsten M har haft møde med en partner fra tegnestuen BIG og med borgerrepræsentant Simon Strange.

BIG vil gerne facilitere os i et forløb om nytænkning af Helgoland.

Simon Strange oplyste at politikere og embedsfolk havde meget fokus på om kommunens idrætsanlæg blev udnyttet fuldt ud. En række undersøgelser havde vist, at der var langt mere ledig kapacitet på de eksisterende anlæg, end der umiddelbart blev givet udtryk for fra klubbernes side.

Mobilsaunaen er blevet helt aflåst, fordi medlemmerne ikke altid sørger for at låse når de forlader den. Der har derfor været en del gæster i saunaen som er kommet vadende gennem vandet. Vi tør ikke tage ansvaret for saunaen i den situation. Bestyrelsen og et par gusmestre kan dog åbne, når behov opstår og kan forsvares.

Teambade ønsker et fælles nøglesystem til samtlige badeanlæg. Fordi vi er de største, vil databasen tage udgangspunkt i vores system og vi slipper heldigvis for at skulle kode alle nøglerne igen.

Ad 2 økonomi :
Der har været en merindtægt fra kontingenter . Det skyldes hovedsageligt at der var mange restanter der kom til lommerne i forbindelse med nøgleskiftet, og medlemsoptaget primo februar.
Der har været en mindre udgift end budgetteret, primært fordi der ikke er iværksat byggeri af fællessauna.
På baggrund af mødets omfattende dagsorden, drøftes foreningens økonomi mere grundigt på et senere bm møde.

Ad 3 Forslag som skal behandles på den fortsatte generalforsamling den 26. juni 2013.

Vi drøftede samtlige forslag og har følgende holdning til forslagene :

Bestyrelsen er gået til valg på åbenhed og imødekommenhed. Vi er derfor slet ikke enige i forslagene om at begrænse antallet af medlemmer. Statistikken viser tydeligt, at anlægget slet ikke er fuldt udnyttet. Til daglig er der ca 100 og om søndagen ca 200, i alt fordelt på et stort antal timer. Såfremt vi lukker os om os selv, vil andre komme og lukke op. Badeanstalten er bygget til 5.000 brugere, vi er pt 2.700 medlemmer. Bliver vi flere kan vi udbygge omklædnings og saunafaciliteterne. Foreningens formål er at skaffe havbade under de bedst mulige forhold såvel vinter som sommer.

Bestyrelsen har opfordret til at alle forslag om vedtægtsændringer afventede arbejde i vedtægtsudvalg og en samlet fremsættelse på generalforsamlingen i 2014.
Bestyrelsen vil i løbet af efteråret 2013 nedsætte et vedtægtsudvalg som kan komme med et forslag til nye vedtægter som kan drøftes på et medlemsmøde inden forelæggelse på gf 2014.
På den måde sikres det at vedtægtsændringer ikke kommer som hovsaændringer, men at de er baseret på et gennemarbejdet og samlet forslag.
Bestyrelsen anbefaler derfor at der stemmes nej til samtlige forslag om vedtægtsændringer.

En række af forslagene har til hensigt at fratage den valgte bestyrelse opgaver og ansvar, som er ganske sædvanlige bestyrelsesopgaver.
Bestyrelsen anbefaler derfor at der også stemmes nej til disse forslag.

Flere af forslagene er udtryk for noget der allerede gælder, og er derfor kun egnet til at trække en generalforsamling i langdrag.

Bestyrelsen beklager, at medlemmerne skal anvende deres tid til en række forslag, som i realiteten handler om mistillid til bestyrelsen fra en mindre gruppe .

Forslag V1 om iværksættelse inden 6 mdr ellers indkaldelse til xgf, (Eva Jordy)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Forslaget er højst usædvanligt og helt ude at proportion i en badeforening.
Medlemmerne har ikke økonomiske eller andre væsentlige interesser i at det er nødvendigt at have et sådant generelt tidsmæssigt fokus på iværksættelse af beslutninger.
Hertil kommer, at det er forbundet med dels stort tidsforbrug dels store omkostninger at afholde xgf . Det vil derfor være direkte uansvarligt overfor foreningen at vedtage forslaget.
Det vil være sædvanligt, at en bestyrelse gennemfører beslutninger mest hensigtsmæssigt, og at en bestyrelse gør det på baggrund af en samlet vurdering af, hvornår det er mest hensigtsmæssigt.

Forslag V2 om ekstern revisor (Eva Jordy)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget
Forslaget blev forkastet på ordinær gf i 2012

Det er et uklart forslag, for hvornår er der store økonomiske dispositioner ?? og hvad er det lige en ekstern kan som en intern ikke kan i forhold til foreningen ? Hvad er formålet med forslaget ? En ekstern ser på beholdningerne og om regnskabet er opstillet korrekt mv Hvis forslaget skal sikre at bestyrelsen ikke render med pengene, er en ekstern ikke bedre end en intern. Såfremt der er ønske fra medlemmerne om ekstern revision, i stedet for en intern, bør dette indgå i de samlede vedtægtsændringer.

Forslag V 3 om maks antal medlemmer (Eva Jordy)

Forslaget går ud på at der maks må være 1250 kvinder og 1250 mænd.

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Forslaget er helt ude i skoven. Det vil betyde at der skal forsvinde 500 damer , ca 1/3 af samtlige damemedlemmer, før der kan komme nye ind. Det vil være helt uantageligt at afvise kvinder som medlem, alene på grund af deres køn.
Forslaget er direkte skadeligt for foreningen, og bør afvises massivt.

Forslag V4 om at generalforsamlingen hvert år beslutter hvor mange medlemmer der kan optages i den følgende sæson

Forslaget blev forkastet på ordinær gf i 2012

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Det er en valgt bestyrelse, der er de rette til at vurdere og beslutte, hvornår og hvor mange medlemmer der kan tages ind. Bestyrelsen har den fornødne tid til at vurdere og drøfte. Det har en generalforsamling ikke. Det er derfor medlemmerne vælger en bestyrelse som de har tillid til.
Og når fremmødet på generalforsamlinger er under 10 % af medlemmerne , vil det være udemokratisk og meget uheldigt for foreningen at et flertal blandt disse 10 % kan beslutte på så afgørende et punkt, uden at have haft tid til en ordentlig vurdering og drøftelse.

Forslaget er uklart fsv angår om der kan tages stilling både på ordinære og på xgf. Vi antager at forslagsstilleren mener ordinære gf. Det er også uklart om en evt vedtagelse vil betyde iværksættelse fra 2013 eller fra gf i 2014, idet iværksættelse fra 2013 ville kræve forslag om antal medlemmer til optagelse i 2013. Et sådant forslag foreligger ikke, og ville så betyde at der ikke kunne optages medlemmer i 2013, svarende til forslag V3 som netop er blevet afvist. En naturlig konsekvens vil derfor være, at en evt vedtagelse først kan have virkning fra 2014.

Forslag V5 om 2 referenter og lydoptagelse på hjemmesiden en uge efter gf (Eva Jordy)
forslaget begrundes med at imødegå tvivlsspørgsmål om hvad der er besluttet-

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Forsamlingen kan altid vælge en medreferent hvis det er nødvendigt. Men vedtægtsmæssigt er det referenten der underskriver referatet. Hvis der skal ændres herpå, skal det nøje gennemtænkes og i så fald medtages ved en samlet forelæggelse af nye vedtægter.
Eftersom der kun kan stemmes ja, nej og blankt til forslag, kan der aldrig være tvivl om hvad der er besluttet. Og hvis forslag er beskrevet, så der ikke kan være tvivl om hvad der stemmes om, kan der heller ikke være tvivl. Det er dirigentens opgave at sikre at der ikke kan være tvivl om hvad forslag betyder. En lydoptagelse kan aldrig kompensere herfor. Så forslaget er kun egnet til at bruge foreningens tid og midler unødigt.

Forslag V6 om dirigent og referat af gf (Inge Kobbeltvedt)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Der er ikke meget nyt i forslaget. At dirigenten feks kan være ekstern gælder allerede i dag . Det er nyt at referatet skal være ude inden 4 uger efter gf. Forslaget forsøger at samle op på nogle sproglige mangler i de nuværende vedtægter . Forslaget har ikke den store betydning, men bestyrelsen anbefaler alligevel et nej, fordi der bør ses på vedtægterne samlet , så vi undgår en kludetæppemodel og fordi den foreslåede formulering visse steder ikke er tilstrækkelig klar/er overflødig.

V7 om referat fra bestyrelsesmøder (Inge Kobbeltvedt)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Der er heller ikke meget nyt i dette forslag . Der er tilføjet en masse ord, f.eks om at referaterne skal være fyldestgørende . Bestyrelsen har samme bemærkning og holdning som under V6.

V8 om formalia ved karantæne og eksklusion (Inge Kobbeltvedt)
krav om at blive hørt på et møde

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Også dette forslag kan ikke stå alene, men skal ses på i en sammenhæng

V9 om antal bestyrelsesmedlemmer der kan indkalde til xgf (Inge kobbeltvedt)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Det er uklart om forslagsstilleren mener at 3 medlemmer kan indkalde til xgf, eller om hun mener 3 medlemmer af bestyrelsen. Vi gætter på at hun mener det sidste, men det gælder allerede nu.

Ø1 forslag om hjemmeside og facebook redaktør (Eva Jordy)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Det er bestyrelsesens opfattelse at der er tale om forslag til vedtægtsændring.
Det er den valgte bestyrelse der er ansvarlig for foreningens kommunikation på hjemmeside og facebook. Dette ansvar kan ikke overføres til en redaktør. Hertil kommer at forslaget kan fratage bestyrelsen den fulde og direkte adgang til kommunikation med medlemmerne . Det er naturligvis heller ikke holdbart.
Hvis bestyrelsen savner kompetencer eller har brug for at blive aflastet, kan den selv finde en redaktør, som fungerer under bestyrelsens ansvar.

Ø2 Stop for medlemsoptag frem til maj 2014 (Eva Jordy)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Forslaget er en vedtægtsændring da det er i strid med vedtægternes § 4.
EJ anfører sidste års store medlemsoptag som begrundelse.

Realiteten er at vi er blevet flere betalende, ikke nødvendigvis så mange flere nye medlemmer. . Nøgleombytningen har fået mange restanter til lommerne. Vi kan se på nøgleloggen at badeanstalten ikke bliver brugt i væsentligt omfang, bortset fra ganske få dage med høj sol og vindstille.

Ø3 Stop for opskrivning til venteliste fra maj 2013 til maj 2014 ( Eva Jordy)

EJ anfører som begrundelse, at der på nuværende tidspunkt er rigtig mange medlemmer.

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Der kommer hverken færre eller flere medlemmer af, at der er en venteliste.
Det er en bestyrelsesopgave at beslutte, om der skal være venteliste i de perioder, hvor der ikke optages medlemmer, eller om bestyrelsen vil afvente og tage medlemmerne ind direkte. Generalforsamlingen går for langt ned i administrative forretningsgange, hvis der træffes beslutning herom.

Ø4 og Ø5 flytning af varmepumpe (Inge Kobbeltvedt)

IK har 2 forslag om flytning af varmepumpen. På gf i 2012 var der også forslag om varmepumpen. Og det blev vedtaget med 32 stemmer for og 24 stemmer imod, at varmepumpen skulle flyttes fordi den angiveligt støjer på dameafdelingen. IK stod bag forslaget. Udgift til flytning fremgår ikke af forslaget.
Bestyrelsen har ikke iværksat beslutningen. IK foreslår i forslag Ø4 at beslutningen fra 2012 skal opretholdes og i forslag Ø5 at generalforsamlingen igen skal vedtage flytning.

Bestyrelsen anbefaler at der stemmes nej til begge forslag.

Det koster 50.000 kr at få flyttet varmepumpen. Lige nu står den på nordsiden af fælleshuset. Den optager minimal plads på dameafdelingen. Den er normalt slukket om sommeren, for da bruger man ikke varme i fælleshuset. Det er helt tumbet at flytte den ind på fællesafdelingen og placere den på en sydfacade. Fællesafdelingen bliver også meget brugt om sommeren, og at anvende 50.000 kr for at skaffe plads på brædderne til en dame mere, i de få timer solen er så langt mod vest at den rammer brædderne på nordsiden af fælleshuset, er absurd og uansvarlig omgang med foreningens penge.

Ø6 om børns adgang (Annie Hedvard og Jette Højbjerre)

Forslaget går ud på at bestyrelsen skal udarbejde retningslinjer der sikrer at § 3 om børns medlemskab overholdes.

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget
Gennem mange år har bestyrelserne ikke krævet den lille frisvømmerprøve af børnemedlemmerne.
De fleste børn medtages som gæster. Hvis vi kræver den lille frisvømmerprøve, vil kun de færreste børn blive medlem. Det er forældrene der har det fulde ansvar for deres børn. Og børnene skal bade sammen med deres forældre.

Ø7 om kommunikation internt og eksternt i DKG (Jette Højbjerre og Annie Hedvard)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Det er uklart hvad forslaget reelt går ud på, udover at foreningens facebookside skal nedlægges. Hjemmesiden anvendes allerede som beskrevet. God medlemsdialog opstår ikke af retningslinjer, god dialog opstår af positiv indstilling og glæde. Facebook er et glimrende medie til udveksling af viden og skabe fællesskab i en forening. Facebook er derfor en nødvendighed . Facebook er en mulighed for dem der ønsker at være med. De der ikke ønsker, kan lade være. Bare fordi man ikke kan lide is, skal man ikke bestemme at andre ikke må spiser is. Alle relevante informationer bringes fortsat på hjemmesiden og/eller ved opslag. Facebook er kommet for at blive, indtil det evt. bliver erstattet af tilsvarende medie.

Ø8 om fællespanoramasauna på fællesafdelingen (Marie-Louise Sørensen og Brian Olsen)

MLS og BO foreslår at Peter Vegge saunaen opføres på fællesafdelingen.

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget.

Vi kan ikke beslutte at der skal bygges en bestemt sauna på områder som ikke er udlagt som byggefelter. Dels skal kommunen være enig i bygningens udseende, dels skal diverse myndigheder godkende at der bygges udenfor byggefelterne .

Ø9 bygning af damesauna i 2013 , tegnet af Carsten Hoff, (David Nielsen )

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget.

Der ligger en beslutning om at fællessaunaen har første prioritet.
Der er ikke midler til også at bygge damesauna i 2013.
og der er ikke et gennemarbejdet forslag om saunabyggeri på dameafdelingen.

Ø10 bygning af herresauna i 2013, tegnet af Carsten Hoff, (David Nielsen)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget
samme problematik som ovenfor under Ø9

Ø 11 skitseforslag til fællessauna fra Carsten Hoff (David Nielsen)

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslage

Man kan ikke stemme om en skitse. Forslaget savner klarhed. Hvad siger man ja til hvis man stemmer ja ???

Ø12 ombygning af eksisterende saunaer til baderum i januar 2014 ( David Nielsen )

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Forslaget er urealistisk . Det forudsætter at der er bygget dame og herresauna i 2013 og at der kan føres vand og installationer frostfrit til bygningerne.

Ø13 om nedsættelse af visionsgruppe om helhedsplan ( Sanne Damgaard, Kirstine Theilgaard,Inge Kobbeltvedt )

Bestyrelsen anbefaler at medlemmerne stemmer nej til forslaget

Forslaget fratager bestyrelsen en normal og sædvanlig bestyrelseskompetence, og er i strid med vedtægternes § 12 og 13. Bestyrelsen betragter derfor forslaget som en vedtægtsændring
Den beskrevne opgave er en bestyrelsesopgave. Foreningen tegnes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan nedsætte visionsgrupper og arbejdsgrupper som kan bistå bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker at gøre brug af medlemmernes kompetencer i det videre forløb om helhedsplan og udbygning af klubfaciliteter. Bestyrelsen vil etablere arbejdsgrupper i løbet af efteråret, når rammer og muligheder er mere afklarede. Bestyrelsen formulerer kommissorium for disse arbejdsgrupper.

Ad 3 b praktiske opgaver ved GF 26. juni 2013

Der skal være mindst 8 stemmetællere, hver indsamler fra 2 rækker i halvdelen af salen.
Jan har reserveret lokale og tager sig af alt vedr- lokalet, lydanlæg, powerpoint mv
Thomas tager kontakt til hjælpetropper, og styrer alt omkring registrering og stemmesedler
Jan sørger for kopiering, og kontakt til referenter
Thomas T sørger for drikkevarer,
Kirsten for sandwich og kage
Vi mødes senest kl 17. Møderegistrering skal være klar til at gå i gang senest kl 18.

Ad 4 information

Jan kom med oplæg.
Jan har lavet opslag om den fortsatte gf den 26. juni
Vi aftalte nyhedsbrev inden den 26. juni, hvor vi angiver bestyrelsens holdning til forslagene.
Jan står for nyhedsbrevet og sender det til kommentar hos alle
Thomas udarbejder statistik over brugen af badeanstalten, på baggrund af tal fra nøgleloggen.

Kirsten