Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 februar 2012 – Det Kolde Gys

Referat bestyrelsesmøde d. 23. februar 2012

Det Kolde Gys – Bestyrelsesmøde d. 23. februar 2012, kl. 19.00 – 21.00

Tilstede: Brian, Kirstine, Viggo, Anne, Marie-Louise
Afbud: David, Jara

Dagsorden

1. Valg af ordstyrer

Viggo

2. Valg af referent

Marie-Louise

3. Samarbejde

  • Vi havde en god samtale omkring bestyrelsens videre arbejde
  • Bestyrelsen tager på en team-building tur

4. Nyt fra Herrerepræsentanten

  • Der bliver opsat kalender på begge afdelinger til reg. af bad, så vi får et billede af hvordan belægningen er

5. Nyt fra Damerepræsentant

  • Der bliver sat ny spot op ved anden trappe
  • Vi undersøger om vi kan få ny ribbe og flytte placering
  • Vi undersøger prisen på små værdibokse

6. Fællessauna

  • Vi vil lave en workshop med indledende oplæg fra forskellige parter, så ide-grupper som bliver givet til eks. 3 arkitekter
  • Vi synes at en midlertidig sauna vil være spildt, da vi håber at en fællessauna kan stå indenfor en kort årrække

7. Status byggeri

  • Vi får bare lampeudtag – så sætter vi selv lamper op
  • Vi arrangerer en indvielse af klubhuset når det står færdigt
  • Vi har fået første regning på byggeriet på 30 %
  • Byggeri af overdækning med opbevaringsskur er sat i bero foreløbig

8. Vedtægter

  • Vi vil lave et forslag fra bestyrelsen til nye vedtægter, udarbejdet af os og efterfølgende gennemgået af en jurist. Forslaget skal til afstemning ved generalforsamlingen
  • Anne, Brian og Jara udarbejder et forslag

9. Rengøring

  • Vi undersøger prisen på at få en samlet løsning på rengøring

10. Evt.

  • Vi har fået en forespørgsel på det træ der ligger ved siden af Kongressen.  Vi vælger at gemme det lidt endnu for evt. at bruge det ved byggeri af en overdækning med skur
  • Baltic Winterswimmers Association vil gerne besøge Helgoland d. 12. Maj 2012.  De er velkomne til at bade fra vores omklædningsfaciliteter i de par timer de har brug for.

Marie-Louise d. 26. Februar 2012

Referat bestyrelsesmøde d. 16. februar 2012

Det Kolde Gys – Referat bestyrelsesmøde d. 16. februar 2012, kl. 19.00 – 21.00

Tilstede: Viggo, Kirstine, Jara, Anne, Brian, David, Marie-Louise

Dagsorden

1. Valg af ordstyrer

Viggo

2. Valg af referent

Marie-Louise

3. Ord fra formanden

Marie-Louise beder om at vi alle bliver bedre til at samarbejde og gør det klart at hvis man er del af bestyrelsen, så er man forpligtet på hele dette arbejde og må også føle sig ansvarlig på alle punkter der vedrører foreningen.  Alle bestyrelsesmedlemmer indskærpes at alt hvad man foretager sig i funktion af bestyrelsesmedlem skal være godkendt af som min. formanden og bestyrelsens beslutninger må til alle tider respekteres!

Brian beder om at e-mails bliver præciseret i ”til” og ”cc”, så man kan se om det er til orientering eller om der skal tages stilling til noget.  Hvis man er ”cc”, så er man blot på til orientering.

Toiletsituationen har været træls – noget Marie-Louise vil nævne for Lars Amelang; om det ikke er muligt at optimere toiletløsningen, så vi ikke skal bøvle med den hver vinter.  Kommunikationen omkring svar fra Eilif, må kommunikeres hurtigere ud på hjemmeside og ophæng og det er dame-herre. rep. ansvar.  Når vi har et svar fra Team Bade så må det accepteres og ud fra det må medlemmer selv vælge om de vil bade – ingen tvinges i vandet

Marie-Louise er blevet kontaktet af Amager Strandpark, som ønsker at tilgode se Det Kolde Gys og anlægge en sti fra asfaltvejen over til stien der fører ud til Helgoland.  Dette er et resultat af et møde Marie-Louise havde med Strandparken i december.

Dåben gik godt og det var et fint arrangement, trods kolde temperaturer i luft og vand.

Marie-Louise og Jonathan var til dåb i Køge og Viggo og Karl var til dåb i Vedbæk. Begge hold havde en god tur og en dejlig dag.

Der var et indslag lavet af Lorry.dk som blev vist i Regional nyhederne.  Det er blevet meget godt modtaget rundt omkring.  Kan ses på nettet på Lorry.dk (d. 9.2. kl. 19.30).

Jara er begyndt at arbejde på at skrive nyhedsbreve og undersøger at lave det i en skabelon, så vi kan sende det ud via Conventus. Det bliver Jara’s ansvarsområde og  godkendes af formanden.  Indholdet vil være nyheder fra klubben og vi vil prøve at stile indholdet efter de områder vi kan se medlemmerne berører på vores debatside.  På denne måde kan alle se hvad vi arbejder med i bestyrelsen og vi når samtidig ud til alle medlemmer. Det blev debatteret hvorvidt man nu kunne være sikker på at, det der bliver skrevet ,også er bestyrelsens holdninger og beslutninger.

Formanden glæder sig over at vi i stigende grad modtager ros og glade mails fra medlemmerne, som er glade for de nye vinde.  Det varmer i en kold tid 🙂

Vi har dannet et udvalg der skal lave en ny folder som udleveres til nye medlemmer – indhold: historie, Team Bades regler, bade sikkerhed, de få regler vi har i klubben og vores klubliv. Udvalget består af Jara, Kirstine og Anne.

4. Låsesystem – Jara

Jara har talt med Lars Amelang om at se det system de har i Sluseholmen. Jara har aftalt et møde i Sluseholmen for at kigge på system og høre om deres erfaringer. Anne og Brian deltager osse.

Klokken var igen blevet 21.00 og uden at have nået særlig meget af dagsordenen måtte vi erkende at vi har et problem med samarbejde i bestyrelsen.  Vi ender gang på gang i de samme diskussioner.

Formanden foreslog et team-building arrangement.

Formanden måtte lukke mødet kl. 21.00 og har sat et nyt møde på følgende torsdag d. 23.2. kl. 19-21.

Punkterne herunder bliver behandlet på næste møde.

5. Nyt fra Damerepræsentant – Kirstine

6. Nyt fra Herrerepræsentant – Viggo

7. Fællessauna – Marie-Louise

8. Status byggeri – David

9. Vedtægter – Brian

10. Rengøring – Marie-Louise

11. Evt.


Marie-Louise d. 22. februar 2012

Referat af bestyrelsesmøde 19. januar 2012

Det Kolde Gys – Bestyrelsesmøde d. 19. januar 2012, kl. 19.00 – 21.00

Tilstede: Viggo, Anne, Brian, David, Kirstine, Marie-Louise
Afbud: Jara

Dagsorden

1. Valg af ordstyrer

Viggo

2. Valg af referent

Marie-Louise

3.Ord fra formanden

Nytårsbadet gik godt, var hyggeligt med ca. 40 op mødte.  Mindst en kom udefra og var glad for at få lov at bade.  Artikel i Politiken ved vi ikke hvem der havde udtalt sig til – men  vi synes at alle der kom for at bade skulle være velkomne. Viggo havde skrevet en sang til lejligheden – tak for den 🙂

Kitty anbefaler at vi holder et medlemsmøde omkring indretning og brug af det nye klubhus.  Jeg har opfordret hende til at arrangere et sådant, da bestyrelsen har rigelige ting om ørene og pt. ikke kan tage fat i flere ting. Vi bakker gerne op og formanden deltager gerne i det omfang det er muligt.

Saunasten er blevet byttet i herresaunaen og Marie-Louise sørger for flere sten til damesaunaen.

Gus må kun foretages af vores gusmestre og kun når de er annoncerede.

Vi har haft problemer med saunaovnene igen. Der er desværre folk der bliver ved med at hælde vand på, hvilket resulterer i at saunaovnene slukker.  Sidst var både ovnen i herresaunaen slået fra, samt hele relæet i bygningen og damesaunaen kørte kun på halv kraft.  Begge ovne måtte genstartes!  I værste fald kan man risikere at ødelægge ovnene så meget at de brænder helt af og samtidig risikerer man også at relæet brænder helt af!!!!

I stedet for at besvare medlemmer i debatforum, vil vi fokusere vores nyhedsskrivelser omkring de ting folk skriver om.

4. Budget

Brian indleder med at fortælle hvordan vores aktuelle regnskabsstatus ser ud.

Han forelægger derefter det reviderede budget. Det reviderede budget adskiller sig på 3 punkter i forhold til det budget der blev fremlagt på seneste ordinære generalforsamling. Der forventes flere kontingentindtægter (+145.000 kr.), færre direkte udgifter (+350.000 kr.) og øgede administrationsomkostninger (-30.000 kr.) i alt en opskrivning på 465.000 kr. Og da der var en regnefejl på knap 500.000 kr. i det gule regnskab fra maj, kommer vi ud af dette år med et underskud i budgettet på 513.000 kr.

Ved udgangen af regnskabsåret 2011/12 forventes en egenkapital på ca. 680.000 kr.  Budgettet bliver offentlig gjort

5. Ventelistegebyr/nøgledep.

Pt. er der et nøgledepositum som bestyrelsen gerne vil foreslå den kommende generalforsamling om at det bliver ændret til et ventelistegebyr i stedet. Det foreslås at det nuværende nøgle depositum, en gang for alle, bliver stiftet foreningen – da pengene de sidste mange år ikke har figureret i vores regnskab!

Dem der er på fri-kontingent i år som ikke skal være det, får frikontingent i år og varsles den nye beslutning. Det nye er at, ingen andre end bestyrelsesmedlemmer og medlemmer over 80, der har været medlemmer i min. 10 år, er på frikontingent.

6. Køb af administrativ hjælp

Marie-Louise har undersøgt en mulighed, men foreslår at vi afventer og stadig ser tiden an.

Konverteringen til det nye medlemssystem har krævet enormt meget arbejde, da der har været et stort rod i medlemskartoteket.  Nu er der ved at være styr på det.  I fremtiden vil der selvfølgelig være noget arbejde, men kan nok holdes i grænser hvis vi er gode til at holde vores medlemsdata ajour.

Vi tænker at når vi har det nye klubhus at vi kan lave en ugentlig kontortid på Helgoland, hvor medlemmerne kan henvende sig.

Brian og Anne tager fat på at lave en betalingsløsning på vores hjemmeside.

7. Klubhus + trapper

Arkitekten havde foreslået en markise for at dække for solens stråler ind i det nye klubhus. Vi ønsker ikke en sådan løsning, da den meget let vil gå i stykker i det klima vi har på Helgoland (salt, vand, vind) En anden løsning vil være soldæmpende vinduer, men vi ønsker bare helt almindelige vinduer. Marie-Louise giver besked til Carsten Hoff.

Marie-Louise undersøger videre omkring tilbygningen (overdækning og skur på areal før klubhus) og får regnet på den pris vi har fået fra

B & O Byg, som forekommer helt ude af proportioner.

Marie-Louise og Kirstine undersøger videre på projektet omkring nye bredere og sikre trapper med en platform i bunden, som ligger under vand, så man kan ”bunde”.

Vi måtte igen grundet tiden springe i dagsordenen!  Vi fortsætter med punkterne 8-10 samt 12 på næste møde!

8. Låsesystem
9. Nyt fra Damerepræsentant
10. Nyt fra Herrerepræsentant
11. Invitationer fra andre vinterbadeklubber

Marie-Louise og Jonathan tager til dåb i Køge på søndag.

Viggo og Karl tager til dåb i Vedbæk på søndag.

Vi får besøg af Skodsborg Vikingelaug lørdag d. 25. februar kl. 10.00. De kommer 10-15 personer og Brian og Marie-Louise er værter.

Søndag d. 4. marts kl. 10.00 kommer Vikingeklubben Jomsborg på besøg med 10 personer.  Foreløbig har Marie-Louise meldt sig som vært. Hun opfordrer til at flere fra vores bestyrelse deltager.

12. Fællessauna
13. Evt.

David har ønsket at se en kontrakt med vor arkitekt og er ikke tilfreds med formandens mundtlig aftale om 800,- kr pr time.

Marie-Louise forklarer at hun endnu ikke har haft tid til at lede I vores lagerrum efter kontrakten.

Marie-Louise tager kontakt til Jara omkring skrivelse af vores nyhedsbreve.
Vi nåede igen ikke alle punkter på dagsordenen og de resterende punkter går videre til næste møde.

Mødet sluttede kl. 21.00

Marie-Louise d. 26. januar 2012