Warning: Constant ABSPATH already defined in /customers/a/f/b/detkoldegys.dk/httpd.www/wp-config.php on line 23 maj 2010 – Det Kolde Gys

Bestyrelsens beretning for foreningsåret 2009/2010

Konstituering efter generalforsamling

Umiddelbart efter generalforsamlingen blev det første bestyrelsesmøde afholdt, hvor vi konstituerede os. Da der var tale om genvalg på alle poster fortsatte arbejdsfordelingen og bestyrelsen 2009/2010 bestod så af følgende:

Anders Hjorth formand, Jørgen Melskens kasserer, Lis Meyer, sekretær, Marianne Elmose, bestyrelsesmedlem, Preben Poulsen, bestyrelsesmedlem, Lillian Jensen, damerepræsentant og Jørgen Nørgård, herrerepræsentant.

Bestyrelsesmøder og arbejdsopgaver

Efter en veloverstået standerstrygning blev der holdt sommerferie, så første bestyrelsesmøde var i august 2009, hvor der blev taget fat på arbejdsopgaverne.  DKG er en rigtig stor forening nu, og mange medlemmer havde fulgt bestyrelsens opfordring, om at indbetale kontingentet før tiden for at afhjælpe en evt. lånefinansiering til sidste afdrag på husene. Bestyrelsen takker alle de medlemmer, som bakkede op om foreningen og betalte kontingent forud.
Medlemsmæssigt er DKG nu oppe på 1760 medlemmer, og bestyrelsen byder velkommen til de omkring 500 nye medlemmer.

Lejeansøgning af areal til nyt klubhus og fællessauna
Den første bestyrelsesopgave var at udarbejde DKG´s ansøgning om at leje yderligere 50m2 mere dæk på ”Sporten” til bygning af endnu et fælleshus til vinterbaderne på Helgoland. Arkitekt Carsten Hoff blev bedt om at udfærdige et skitseforslag til det udvendige råhus på 50m2. Dette falder inden for rammerne af det oprindelige og eksisterende tegningsmateriale for Amager Helgoland, som råd, nævn, forskellige udvalg og BR tidligere har godkendt.

Efter gentagne rykkere og forespørgsler på et svar vedsrørende lejeansøgningen måtte vi konstatere, at kommunalvalget først skulle overstås, før nogen i Københavns Kommune ville tage stilling til spørgsmålet om lejeudvidelse. Men i januar 2010 kom der lidt gang i behandlingen af ansøgningen igen. Så sagen er nu behandlet og godkendt i Kultur- og Fritidsudvalget og Økonomiudvalget. Borgerrepræsentationen har også haft sagen på dagsordenen, men nåede ikke at behandle punktet. Vores lejekontrakt er derfor udskudt, men forventes vedtaget inden sommerferien. Se vedlagte tegninger på råhuset. Til orientering vil huset komme til at se ud som damernes omklædningsrum, men med en beliggenhed yderst på ”Sporten”. Byggebudgettet for råhuset vil blive fremlagt under budget for 2010/2011.

Derudover blev der i foreningsåret 2009/2010 på bestyrelsesmøder i oktober, november, december, januar, marts og april taget følgende beslutninger vedrørende badningen på Helgoland:

Lille Helgoland
Lille Helgoland har været drøftet flere gange i bestyrelsen, og vi har besluttet at beholde anlægget, og elforsyning med lys og varme er genetableret. Det er bestyrelsens opfattelse, at mange medlemmer fortsat benytter omklædningsrummet, så vi skal have etableret en fast gruppe omkring rengøring og vedligeholdelse af Lille Helgoland. Interesserede kan henvende sig til bestyrelsen.

Fysiske rammer
1. Der er blevet sat gang i drøftelserne med Team Bade angående et nyt elektronisk låsesystem, og der arbejdes videre på sagen. En delegation skal på besøg hos Vinterbaderne i Sønderborg for at se deres velfungerende elektroniske låsesystem. Belært af erfaring efterlyste bestyrelsen også en ny låge, idet der i sommerens løb har været alt for mange, der sprang over hegnet, når badeanstalten var lukket. Der blev desuden også anmodet om flere cykelstativer til venstre for gangbroen til Helgoland.

2. Der er blevet opsat en dørpumpe på dørene mellem sauna og omklædningsrum af hensyn til fugt, og der er blevet lagt linoleum på saunagulv og gulv i forgang.

3. Der blev forsøgsmæssigt indført fællesbadning på herreafdelingen på tirsdage og torsdage mellem kl. 20.00 og 22.00. Ordningen har fungeret nogenlunde tilfredsstillende, men enkelte kvinder har ikke overholdt saunatiderne, men problemet løses, når vi får en fællessauna i forbindelse med det nye klubhus.

4. Der er blevet opsat lys ved trappen, der lyser ned i bassinet, og det er bestyrelsens opfattelse, at lyset fungerer tilfredsstillende.

5. Herresaunaen har også været i uorden nogle gange på grund af hærværk, hvilket har kostet en pæn sum for foreningen i reparationer.

Administation
1. Med 500 nye medlemmer i 2009 og alle de forudbetalte kontingenter fik kassereren en kæmpe ekstra arbejdsbyrde. Da Jørgen desværre også fik en længerevarende sygeperiode, behøvede han hjælp til at få medlemskartotek og bogføring til at fungere ordentligt. Da en professionel forretningsfører ikke kan antages uden tilladelse fra generalforsamlingen besluttedes det, at andre i bestyrelsen måtte hjælpe til med at få arbejdet gjort. Sekretær Lis Meyer overtog derfor 1. november medlemskartoteket, hvor hun  skulle hjælpe kassereren med bogføringen og medlemsregisteret.

2. Bestyrelsen indførte samtidigt telefontid 2 gange om ugen (tirsdag og torsdag mellem kl.10-12) på tlf. 50 42 18 50 og lånte et kontor på Englandsvej 10 for at holde åbent sidste torsdag i hver måned fra kl.16-18, således at medlemmerne kunne henvende sig der med spørgsmål og nøgleafhentning.

Der har også i sæsonen været kontoråbent på adskillige torsdage og lørdage for udlevering af nøgler til nye medlemmer.

Kontoret på Englandsvej 10 er stadigvæk åbent, nu bare den første torsdag i måneden mellem kl. 16-18.

Man kan i øvrigt altid benytte foreningens mailadresse DKG@detkoldegys.dk ved spørgsmål om medlemskab m.m.

Aktiviteter
Der er som sædvanligt afholdt de traditionsrige aktiviteter i foreningen såsom standerhejsning, julefrokost, nytårskur, og foreningens årlige dåb, hvor der for første gang i mange år var mange medlemmer, der blev døbt. Derudover er der blevet afholdt velkomstmøder for nye medlemmer.

Bestyrelsen har ligeledes deltaget i dåben hos andre vinterbadeklubber rundt omkring i landet og i Berlin og Rostock, som det altid har været tradition.

Vinterbadere i Danmark
Der har også været holdt generalforsamling i det tidligere VIFU, som er den organisation, der repræsenterer alle vinterbadere i Danmark. Efter 17 års eksistens har den nu endelig fået godkendte vedtægter. Den nye forening hedder ”Vinterbadere i Danmark” og repræsenterer ca. 15.500 organiserede vinterbadere fordelt i hele landet. DKG var vært ved generalforsamlingen også i år, hvor Amager Helgoland blev vist frem.

Det er vigtigt at have en landsforening af vinterbadere, fordi vi så kan komme ind under paraplyorganisationen DGI Danmark. Derved kan vi bedre få adgang til de fordele, som denne store idrætsorganisation giver, såsom kurser, edbsystemer, konsulentbistand og forsikring.

Fremtidsplaner
Ved et tilbageblik på det forløbne år, kan vi konstatere, at meget af bestyrelsens tid har været anvendt på at få de fysiske rammer om foreningen til at fungere optimalt, efter at DKG medlemsmæssigt er blevet over dobbelt så stor. Men vi har også brugt tiden til at se fremad, og der er nu fremlagt færdige planer for et nyt klubhus og en fællessauna, således at de mange par, som efterhånden udgør en betragtelig del af medlemmerne, kan gå i sauna sammen efter badet.

Da lejekontrakten af det 48m2 nye klubhus formentlig bliver endelig godkendt af BR inden sommerferien, ser det nu ud til, at vi efter sommerferien, og forudsat en endelig godkendelse på generalforsamlingen her til maj, kan gå i gang med at bygge det tredie DKG-klubhus med fællessauna.

Det skal lige nævnes, at der ikke her er tale om en panoramasauna, men at det bliver en funktionel fællessauna på størrelse med eller måske lidt større end dem, vi har i forvejen. De to panoramasaunaer på dame- og herreafdelingerne er et projekt for Københavns Kommune og må komme, når de finder pengene. Det, der er vigtigt, er at få tilfredsstillet behovet for en fællessauna.

I det tredie klubhus bliver der desuden et fælles opholdsrum, som kommer til at hedde ”Kongressalen”, som dermed bliver endeligt reetableret.

Digitalisering
En vigtig opgave, som bestyrelsen også har haft fokus på, er at få klubben digitaliseret og dermed fremtidssikret, hvilket er en nødvendighed for så stor en klub.

Det drejer sig først og fremmest om at få erstattet det gammeldags nøglesystem med en elektronisk brik eller et kort. Dette er nødvendigt for at foreningen kan kontrollere, at pladsen i sauna og omklædningsrum går til betalende medlemmer. Der har været problemer med, at tidligere medlemmer, som ikke har betalt kontingent og som har undladt at aflevere nøglen, stadig bruger badeanstalten. Desuden er der en del offentlige brugere, som ulovligt benytter DKG’s omklædnings- og saunafaciliteter. Derfor skal vi have et elektronisk låsesystem. Som det er i øjeblikket, kræver det uhensigtsmæssigt meget arbejde at lukke jernlågen for tidligere medlemmer, som ikke længere betaler kontingent.

Indførelse af et sådant system skal ske i samarbejde med Team Bade, da der tidligere er indgået en aftale med dem om samarbejde og deling af udgiften til anskaffelse af systemet. Vinterbaderne i Sønderjylland kører med et velfungerende elektronisk låsesystem, som måske kunne fungere hos os, og vi har derfor aftalt, at en lille delegation fra bestyrelsen og Team Bade tager ned og besøger dem.

Derudover er det helt nødvendigt at få administrationen af foreningen omlagt fra papir til et digitalt system, så det bliver et mere moderne og operationelt system, som kan afhjælpe fremtidige bestyrelsers arbejdsbyrde. Det er i dag muligt at få systemer som kobler medlemstilmelding, betaling og bogføring sammen i et system i forbindelse med PBS-indbetalingskort.

Gennem DGIkurser har Lis og Jørgen fra bestyrelsen fået et indblik i et finans- og administrationssystem, som hedder ”Konventus Finans”. Dette system bogfører og registrerer automatisk medlemmers tilmelding og betaling. Hvis betalingen ikke er rettidig, spærres adgangskortet til Amager Helgoland.

Ovenstående er alt sammen noget bestyrelsen har diskuteret, og som vi håber bliver fremtiden, men vi undersøger det grundigt for at undgå at spilde foreningens penge på fejlkøbte IT- systemer. Vi vil have noget, der virker og er afprøvet.

Tak for i år!
Der har været mange frivillige hjælpere i det forgangne år, og bestyrelsen siger tusind tak til de mange, som har gjort en ekstra indsats for foreningen, da hverken dagligdagen eller vores årlige aktiviteter kan fungere uden jeres hjælp.

Det har været en rigtig isvinter i år og mange både nye og gamle medlemmer har for første gang fået en fornemmelse af, hvor dejligt det er at vinterbade. Vi håber på mange kommende isvintre og ønsker samtidig alle vores medlemmer en rigtig god sommer.